Johdanto

§ 1

1. Näitä sääntöjä sovelletaan silloin, kun joku pyytää lupaa tutustua Pohjoismaiden ministerineuvoston tai sen sihteeristön asiakirjoihin. Tavoitteena on oltava mahdollisimman suuri avoimuus.

2. Ministerineuvostoon ja sihteeristöön saapuneet tai siellä laaditut asiakirjat ovat julkisia, ja ne on pyydettäessä luovutettava ulkopuoliselle, lukuun ottamatta näissä periaatteissa mainittuja tai niihin perustuvia poikkeuksia.

3. Pohjoismaiden ministerineuvostolla tai ministerineuvostolla tarkoitetaan näissä määräyksissä yhteistyöministereitä tai asianomaista erityisalan ministerineuvostoa.

4. Näissä määräyksissä ei säädetä asianosaisjulkisuudesta.

§ 2

1. Määräyksiä sovelletaan myös pohjoismaiseen yhteistyökomiteaan ja ministerineuvoston alaisiin virkamieskomiteoihin, johto-, ohjaus- ja työryhmiin sekä neuvoa-antaviin elimiin.

2. Yhteispohjoismaisten laitosten asiakirjojen saatavuutta koskevat määräykset sisältyvät Pohjoismaiden ministerineuvoston hyväksymiin, pohjoismaisia laitoksia koskeviin yleisiin sääntöihin.

§ 3

Kun Pohjoismainen kulttuurirahasto soveltaa näitä määräyksiä, päätökset tekee rahaston hallitus tai rahaston valtuuttama taho.

Saapuneet ja laaditut asiakirjat

§ 4

1. Asiakirjalla tarkoitetaan tekstiä tai kuvaa sekä tallennetta, joka voidaan lukea tai kuunnella tai saada muutoin ymmärrettävään muotoon ainoastaan teknisten apuvälineiden avulla.

2. Asiakirjan katsotaan saapuneen sihteeristöön, jos se on tullut sihteeristöön ulkopuolelta tai tullut toimivaltaisen viranhaltijan haltuun.

3. Asiakirja katsotaan laadituksi silloin, kun se on lähetetty. Lähettämätön asiakirja katsotaan laadituksi silloin, kun siinä käsitelty asia on loppuun käsitelty tai – mikäli asiakirja ei liity tiettyyn asiaan – silloin, kun asiakirja on tarkastettu tai muuten viimeistelty. Diaariin tai muuhun juoksevaan luetteloon tehty merkintä katsotaan laadituksi asiakirjaksi sen jälkeen, kun merkintä on tehty. Kokouspöytäkirjat ja päätöspöytäkirjat katsotaan laadituiksi niiden hyväksymisen jälkeen.

4. Kirje tai muu viesti, joka on osoitettu henkilökohtaisesti jollekulle sihteeristön työntekijälle, kuuluu näiden määräysten piiriin, mikäli asiakirja käsittelee sihteeristölle kuuluvaa asiaa tai seikkaa.

Asiakirjojen ja vastaavien kirjaaminen

§ 5

1. Kun sihteeristöön on saapunut tai kun siellä on laadittu asiakirja, se on kirjattava viipymättä, ellei asiakirja ole selvästi toiminnan kannalta vähäpätöinen.

2. Kirjauksesta on ilmettävä

i) asiakirjan saapumis- tai laatimispäivä

ii) diaarinumero tai muu asiakirjan yksilöintitieto

iii) mahdollinen tieto siitä, kuka asiakirjan on lähettänyt tai kenelle se on lähetetty

iv) asiakirjan sisältö lyhyesti.

Kohtien iii)–iv) tiedot voi jättää merkitsemättä, mikäli se on tarpeellista, jotta rekisteristä voitaisiin tehdä julkinen.

3. Rekisterin on oltava julkinen.

4. Sihteeristön on säilytettävä asiakirjoja ja arkistoitava ne niin, että julkisuusperiaatetta voidaan noudattaa tarkoituksenmukaisesti.

Oikeus julkisiin asiakirjoihin tutustumiseen

§ 6

Kaikilla on oikeus tutustua ministerineuvoston sihteeristössä julkisen asiakirjan sisältöön todistamatta henkilöllisyyttään tai ilmoittamatta pyyntönsä syytä.

§ 7

1. Asiakirja, jonka saa luovuttaa ulkopuoliselle, on pyydettäessä tai mahdollisimman pian luovutettava pyytäjälle maksutta paikan päällä.

2. Henkilöllä, joka haluaa tutustua julkiseen asiakirjaan, on myös oikeus saada vahvistettua maksua vastaan tuloste tai kopio asiakirjan niistä osista, jotka saa luovuttaa ulkopuoliselle. Sähköisistä kopioista ei saa periä maksua.

3. Jos asiakirjan tietoja ei voida luovuttaa kokonaan, koska ne eivät ole julkisia, asiakirjan julkisista osista on annettava jäljennös tai kopio.

4. Oikeus julkiseen asiakirjaan tutustumiseen ei oikeuta henkilöä pyytämään asiakirjan kääntämistä.

Poikkeukset julkisuusperiaatteesta

§ 8

(Muutettu pohjoismaisten yhteistyöministerien 6. syyskuuta 2010 tekemällä päätöksellä; uusi kolmas kappale. Muutos voimaan 1. tammikuuta 2011.)

Julkisten asiakirjojen tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan olettaa vahingoittavan

1. jonkin Pohjoismaan tai itsehallintoalueen turvallisuutta tai suhdetta toiseen valtioon tai itsehallintoalueeseen tai valtioidenväliseen järjestöön

2. ministerineuvoston suhdetta johonkin muuhun maahan kuin Pohjoismaahan tai kansainväliseen tai valtioidenväliseen järjestöön

3. pyrkimyksiä rikosten ehkäisyyn tai niistä rankaisemiseen

4. yleistä taloudellista etua

5. yksityishenkilön yksityisyyden suojaa tai taloudellista suojaa

6. kansallisten viranomaisten tarkastus- tai valvontatoimintaa

7. eläin- tai kasvilajien suojelupyrkimyksiä.

Jos kyse on asiakirjasta, joka on tullut sihteeristöön joltakin viranomaiselta, julkisoikeudelliselta elimeltä tai kansainväliseltä järjestöltä ja johon tehdystä merkinnästä tai erillisestä saatekirjeestä ilmenee, että lähettäjä pitää asiakirjaa sen sisällön perusteella luottamuksellisena, sihteeristön on tarvittaessa konsultoitava lähettäjää ennen kuin se tekee näiden sääntöjen perusteella päätöksen asiakirjan luovuttamisesta.

Rekrytointiasioissa hakijan nimi, sukupuoli ja kansallisuus ovat julkista tietoa, ellei hakija ole erikseen pyytänyt, että hakemus tulisi käsitellä luottamuksellisesti. 

§ 9

Sisäistä työaineistoa, eli luonnoksia, jotka on laadittu vain asioiden valmistelun tueksi ja joita ei ole lähetetty, ei tarvitse luovuttaa.

Hankemäärärahoja koskevat hakemukset

§ 10

Ministerineuvostoon saapuneita hankemäärärahahakemuksia koskeva luettelo on julkinen. Julkisia ovat myös määrärahahakemuksen mahdollisen epäämisen perustelut.

Päätökset asiakirjojen luovuttamisesta

§ 11

Asiakirjan luovuttamista koskeva pyyntö on käsiteltävä kiireellisesti. Ministerineuvoston tai sen valtuuttaman tahon on pyynnön tultua mahdollisimman pian ratkaistava, voidaanko asiakirja luovuttaa. Jos pyyntö evätään, päätös on annettava kirjallisena. Siihen on sisällytettävä epäämisen syyt ja valitusosoitus.

Valitusmahdollisuus

§ 12

Jos asiakirjan luovuttamista koskeva pyyntö on evätty päätöksellä, jota ministerineuvosto ei ole itse tehnyt, ministerineuvoston on harkittava asia uudelleen pyynnön esittäjän niin pyytäessä.

§ 13

Nämä määräykset tulevat voimaan 16. elokuuta 2004 (yhteistyöministereiden päätös). Aiemmin saapuneita tai laadittuja asiakirjoja koskevat asiakirjojen kirjaamisesta annetut vanhat määräykset.