Julkisuussäännöt
Johdanto
§ 1
- Näitä sääntöjä sovelletaan silloin, kun joku pyytää lupaa tutustua Pohjoismaiden neuvoston tai sen sihteeristön dokumentteihin. Tavoitteena on oltava mahdollisimman suuri avoimuus.
- Neuvostoon ja sihteeristöön saapuneet tai siellä laaditut dokumentit ovat julkisia, ja ne on pyydettäessä luovutettava ulkopuoliselle, lukuun ottamatta näissä periaatteissa mainittuja tai niihin perustuvia poikkeuksia.
- Pohjoismaiden neuvostolla tai neuvostolla tarkoitetaan näissä määräyksissä Pohjoismaiden neuvoston puheenjohtajistoa, Pohjoismaiden neuvoston valiokuntia ja komiteoita.
- Näissä määräyksissä ei säädetä asianosaisjulkisuudesta.
§ 2
Määräyksiä sovelletaan myös neuvoston sihteeristössä.
§ 3
Määräykset eivät koske Pohjoismaiden neuvoston jäseniä, puolueryhmiä ja puolueryhmien sihteeristöjä eivätkä myöskään niiden välisiä dokumentteja.
Saapuneet ja laaditut dokumentit
§ 4
- Dokumentilla tarkoitetaan tekstiä tai kuvaa sekä tallennetta, joka voidaan lukea tai kuunnella tai saada muutoin ymmärrettävään muotoon ainoastaan teknisten apuvälineiden avulla.
- Dokumentin katsotaan saapuneen sihteeristöön, jos se on tullut sihteeristöön ulkopuolelta tai tullut toimivaltaisen viranhaltijan haltuun.
- Dokumentti katsotaan laadituksi silloin, kun se on lähetetty. Lähettämätön dokumentti katsotaan laadituksi silloin, kun siinä käsitelty asia on loppuun käsitelty tai – mikäli dokumentti ei viittaa tiettyyn asiaan – silloin, kun dokumentti on tarkastettu tai muuten viimeistelty. Diaariin tai muuhun juoksevaan luetteloon tehty merkintä katsotaan laadituksi dokumentiksi sen jälkeen, kun merkintä on tehty. Kokouspöytäkirjat ja päätöspöytäkirjat katsotaan laadituiksi hyväksymisen jälkeen.
- Kirje tai muu viesti, joka on osoitettu henkilökohtaisesti jollekulle sihteeristön työntekijälle, kuuluu näiden määräysten piiriin, mikäli dokumentti käsittelee sihteeristölle kuuluvaa asiaa tai seikkaa.
Dokumenttien ja vastaavien rekisteröinti
§ 5
1. Kun sihteeristöön on saapunut tai kun siellä on laadittu dokumentti, se on rekisteröitävä viipymättä, ellei dokumentti ole selvästi toiminnan kannalta vähäpätöinen.
2. Rekisteröintitiedoista on ilmettävä
i) dokumentin saapumis- tai laatimispäivä
ii) diaarinumero tai muu dokumentin yksilöintitieto
iii) mahdollinen tieto siitä, kuka dokumentin on lähettänyt tai kenelle se on lähetetty
iv) dokumentin sisältö lyhyesti.
Kohtien iii)–iv) tiedot voi jättää merkitsemättä, mikäli se on tarpeellista, jotta rekisteristä voitaisiin tehdä julkinen.
3. Rekisterin on oltava julkinen.
4. Sihteeristön on säilytettävä dokumentteja ja arkistoitava ne niin, että julkisuusperiaatetta voidaan noudattaa tarkoituksenmukaisesti.
Oikeus julkisiin dokumentteihin tutustumiseen
§ 6
Kaikilla on oikeus tutustua neuvoston sihteeristössä julkisen dokumentin sisältöön todistamatta henkilöllisyyttään tai ilmoittamatta pyyntönsä syytä.
§ 7
- Dokumentti, jonka saa luovuttaa ulkopuoliselle, on pyydettäessä tai mahdollisimman pian luovutettava pyytäjälle maksutta paikan päällä.
- Henkilöllä, joka haluaa tutustua julkiseen dokumenttiin, on myös oikeus saada vahvistettua maksua vastaan tuloste tai kopio dokumentin niistä osista, jotka saa luovuttaa ulkopuoliselle. Sähköisistä kopioista ei saa periä maksua.
- Jos dokumentin tietoja ei voida luovuttaa kokonaan, koska ne eivät ole julkisia, dokumentin julkisista osista on annettava jäljennös tai kopio.
- Oikeus julkiseen dokumenttiin tutustumiseen ei sinänsä oikeuta henkilöä pyytämään dokumentin kääntämistä.
Poikkeukset julkisuusperiaatteesta
§ 8
Julkisten dokumenttien tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan olettaa vahingoittavan
- jonkin Pohjoismaan tai itsehallintoalueen turvallisuutta tai suhdetta toiseen valtioon tai itsehallintoalueeseen tai valtioidenväliseen järjestöön
- neuvoston suhdetta johonkin muuhun maahan kuin Pohjoismaahan tai kansainväliseen tai valtioidenväliseen järjestöön
- pyrkimyksiä rikosten ehkäisyyn tai niistä rankaisemiseen
- yleistä taloudellista etua
- yksityishenkilön yksityisyyden suojaa tai taloudellista suojaa
- kansallisten viranomaisten tarkastus- tai valvontatoimintaa
- eläin- tai kasvilajien suojelupyrkimyksiä.
Jos kyse on dokumentista, joka on tullut sihteeristöön joltakin viranomaiselta, julkisoikeudelliselta elimeltä tai kansainväliseltä järjestöltä ja johon tehdystä merkinnästä tai erillisestä saatekirjeestä ilmenee, että lähettäjä pitää dokumenttia sen sisällön perusteella luottamuksellisena, sihteeristön on tarvittaessa konsultoitava lähettäjää ennen kuin se tekee näiden sääntöjen perusteella päätöksen dokumentin luovuttamisesta.
§ 9
Sisäistä työaineistoa, eli luonnoksia, jotka on laadittu vain asioiden valmistelun tueksi ja joita ei ole lähetetty, ei tarvitse luovuttaa.
Virkahakemukset
§ 10
Luettelo Pohjoismaiden neuvoston virkoja hakeneista henkilöistä on julkinen, ellei hakija ole erikseen pyytänyt käsittelemään hakemuksen luottamuksellisesti.
Päätökset dokumenttien luovuttamisesta
§ 11
Dokumentin luovuttamista koskeva pyyntö on käsiteltävä kiireellisesti. Neuvoston tai neuvoston valtuuttaman tahon on pyynnön tultua mahdollisimman pian ratkaistava, voidaanko dokumentti luovuttaa. Jos pyyntö evätään, päätös on annettava kirjallisena. Siihen on sisällytettävä epäämisen syyt ja valitusosoitus.
Jos asianomainen elin ei ole vielä ratkaissut dokumentin luottamuksellisuutta koskevaa asiaa pykälän 8 mukaisesti ja jos puheenjohtajiston sihteeri katsoo, että julkisuusperiaatteesta poikkeaminen saattaa tulla kysymykseen, hän voi ratkaisua odotettaessa määrätä, että dokumenttia ei saa luovuttaa.
Puheenjohtajisto tai puheenjohtajiston valtuuttama taho sekä Pohjoismaiden neuvoston valiokunnat ja komiteat voivat kuitenkin päättää, että pykälässä 8 mainitut dokumentit voidaan luovuttaa kokonaan tai osittain.
Valitusmahdollisuus
§ 12
Jos dokumentin luovuttamista koskeva pyyntö on evätty päätöksellä, jota neuvosto ei ole itse tehnyt, neuvoston on ratkaistava asia pyynnön esittäjän niin pyytäessä.
§ 13
Nämä määräykset tulevat voimaan 23. syyskuuta 2005. Aiemmin saapuneita tai laadittuja dokumentteja koskevat dokumenttien rekisteröinnistä annetut vanhat määräykset.
