Pohjoismaiden neuvoston toiminnan julkisuutta koskevat säännöt

§ 1

1. Sääntöjä sovelletaan, kun joku pyytää tietoa Pohjoismaiden neuvoston tai sen sihteeristön asiakirjoista. Tavoitteena on oltava mahdollisimman suuri avoimuus.
2. Neuvostoon ja sihteeristöön toimitetut tai niissä laaditut asiakirjat ovat julkisia, ja niistä tulee antaa tieto pyydettäessä, ellei näihin sääntöihin sisältyvistä tai perustuvista poikkeuksista muuta johdu.
3. Pohjoismaiden neuvostolla tai neuvostolla tarkoitetaan näissä säännöissä Pohjoismaiden neuvoston puheenjohtajistoa sekä Pohjoismaiden neuvoston valiokuntia ja komiteoita.
4. Säännöissä ei säädetä asianosaisen oikeudesta tiedonsaantiin.

§ 2

Sääntöjä sovelletaan myös neuvoston sihteeristössä.

§ 3

Säännöt eivät koske Pohjoismaiden neuvoston jäseniä, puolueryhmiä ja puolueryhmien sihteeristöjä eivätkä myöskään niiden välisiä asiakirjoja.

§ 4

1. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä tai tallennetta, joka voidaan lukea tai kuunnella tai jonka sisältö voidaan muulla tavoin saada selville ainoastaan teknisten apuvälineiden avulla.
2. Asiakirja katsotaan toimitetuksi sihteeristöön, kun se on saapunut sihteeristöön tai toimivaltaisen viranhaltijan haltuun.
3. Asiakirja katsotaan laadituksi, kun se on lähetetty. Lähettämätön asiakirja katsotaan laadituksi silloin, kun siinä käsitelty asia on loppuun käsitelty tai – mikäli asiakirja ei liity tiettyyn asiaan – silloin, kun asiakirja on tarkastettu tai muuten viimeistelty. Diaariin tai muuhun juoksevaan luetteloon tehtyä merkintää pidetään laadittuna asiakirjana sen jälkeen, kun merkintä on tehty. Kokouspöytäkirjat ja päätöspöytäkirjat katsotaan laadituiksi niiden hyväksymisen jälkeen.
4. Sihteeristön työntekijälle henkilökohtaisesti osoitettu kirje tai muu viesti kuuluu näiden sääntöjen piiriin, jos asiakirja koskee ministerineuvostolle tai sihteeristölle kuuluvaa asiaa tai muuta kysymystä.

§ 5

1. Kun asiakirja on toimitettu sihteeristöön tai laadittu siellä, se tulee kirjata viivytyksettä, paitsi jos on selvää, että asiakirja on toiminnan kannalta vähäpätöinen.

2. Kirjauksesta on ilmettävä

i) asiakirjan saapumis- tai laatimispäivä

ii) diaarinumero tai muu asiakirjan yksilöintitieto

iii) mahdollinen tieto asiakirjan lähettäjästä tai vastaanottajasta

iv) asiakirjan sisältö lyhyesti.

Kohtien iii)–iv) tiedot voi jättää merkitsemättä, mikäli se on tarpeellista rekisterin julkisuuden kannalta.

3. Rekisterin on oltava julkinen.

4. Sihteeristön on säilytettävä asiakirjoja ja arkistoitava ne niin, että julkisuusperiaatetta voidaan noudattaa tarkoituksenmukaisesti.

§ 6

Kaikilla on oikeus saada sihteeristöltä tietoa julkisen asiakirjan sisällöstä todistamatta henkilöllisyyttään tai ilmoittamatta pyyntönsä syytä.

§ 7

1. Asiakirja, jonka saa luovuttaa ulkopuoliselle, on pyydettäessä tai mahdollisimman pian luovutettava pyytäjälle maksutta paikan päällä.
2. Julkisesta asiakirjasta kiinnostuneella on myös oikeus saada vahvistettua maksua vastaan tuloste tai kopio asiakirjan niistä osista, jotka voidaan luovuttaa ulkopuolisille. Sähköisestä kopiosta ei saa periä maksua.
3. Jos asiakirjan tietoja ei voida luovuttaa kokonaan, koska ne eivät ole julkisia, asiakirjan julkisista osista on annettava jäljennös tai kopio.
4. Oikeus saada tietoa julkisesta asiakirjasta ei oikeuta henkilöä pyytämään asiakirjan kääntämistä.

§ 8

Julkisten asiakirjojen tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan olettaa vahingoittavan

1. jonkin Pohjoismaan tai Ahvenanmaan, Färsaarten tai Grönlannin turvallisuutta tai suhdetta toiseen valtioon tai itsehallintoalueeseen tai valtioidenväliseen järjestöön
2. neuvoston suhdetta johonkin muuhun maahan kuin Pohjoismaahan tai kansainväliseen tai valtioidenväliseen järjestöön
3. pyrkimyksiä rikosten ehkäisyyn tai niistä rankaisemiseen
4. yleistä taloudellista etua
5. yksityishenkilön yksityisyyden suojaa tai taloudellista suojaa
6. kansallisten viranomaisten seuranta-, tarkastus- tai valvontatoimintaa
7. eläin- tai kasvilajien suojelupyrkimyksiä.

Jos kyse on asiakirjasta, joka on tullut sihteeristöön joltakin viranomaiselta, julkisoikeudelliselta elimeltä tai kansainväliseltä järjestöltä ja johon tehdystä merkinnästä tai siihen liittyvästä erillisestä viestistä ilmenee, että lähettäjä pitää asiakirjaa sen sisällön perusteella luottamuksellisena, sihteeristön on tarvittaessa oltava yhteydessä lähettäjään ennen päätöstä asiakirjan luovuttamisesta julkisuussääntöjen nojalla.

§ 9

Sisäisestä työaineistosta, kuten muistioista, jotka on laadittu ainoastaan asioiden valmistelun pohjaksi ja joita ei ole lähetetty, ei tarvitse antaa tietoa.

§ 10

Luettelo Pohjoismaiden neuvoston virkoja hakeneista henkilöistä on julkinen, ellei hakija ole erikseen pyytänyt hakemuksen luottamuksellista käsittelyä.

§ 11

Pyyntö tiedonsaantiin asiakirjasta on käsiteltävä kiireellisesti. Pyynnön saavuttua neuvoston tai sen valtuuttaman tahon on mahdollisimman nopeasti tehtävä arviointi asiakirjaa koskevien tietojen antamisesta. Jos pyyntö hylätään, siitä tulee tehdä kirjallinen päätös. Siihen on sisällytettävä hylkäämisen syyt ja valitusosoitus.

Jos kyseinen elin ei ole vielä ratkaissut asiakirjan luottamuksellisuutta koskevaa asiaa 8 §:n mukaisesti ja jos puheenjohtajiston sihteeri katsoo, että julkisuusperiaatteesta poikkeaminen saattaa tulla kysymykseen, hän voi ratkaisua odotettaessa määrätä, että tietoja ei saa antaa.

Puheenjohtajisto tai puheenjohtajiston valtuuttama taho sekä Pohjoismaiden neuvoston valiokunnat ja komiteat voivat kuitenkin päättää, että 8 §:ssä mainittujen asiakirjojen tiedot voidaan luovuttaa kokonaan tai osittain.

§ 12

Jos asiakirjaa koskeva tiedonsaantipyyntö on hylätty päätöksellä, jota neuvosto ei ole itse tehnyt, neuvoston on arvioitava asia uudelleen pyynnön esittäjän niin pyytäessä.

§ 13

Nämä säännöt tulevat voimaan 23. syyskuuta 2005. Aiemmin toimitettuja tai laadittuja asiakirjoja koskevat asiakirjojen kirjaamisesta annetut vanhat määräykset.