Inngangur

§ 1

1. 1. Þessar reglur eiga við þegar beiðni berst um að birta skjöl Norðurlandaráðs og skrifstofu þess, eða hluta af skjölum ráðsins. Leitast skal við að tryggja sem mesta útbreiðslu á útgefnu efni.
2. Öll skjöl, sem ráðinu og skrifstofunni berast eða eiga uppruna sinn hjá því, eru opinber gögn og ber að afhenda þau þeim sem þess óska, nema í þeim undantekningartilfellum sem kveðið er á um í þessum reglum.
3. Með Norðurlandaráði eða ráðinu er í reglum þessum átt við forsætisnefnd Norðurlandaráðs, nefndir þess og ráð.
4. Ekki er kveðið á um rétt málsaðila til aðgengis að gögnum í þessum reglum.

§ 2

Þessar reglur gilda líka hjá skrifstofum Norðurlandaráðs.

§ 3

Þessar reglur gilda ekki hjá fulltrúum Norðurlandaráðs, flokkahópum og riturum flokkahópa, og eiga heldur ekki við um skjöl sem fara á milli þeirra.

Innkomin og ný skjöl  

§ 4

1. Með skjali er átt við skriflega eða myndræna framsetningu upplýsinga, auk upptöku af efni sem hægt er að lesa, hlusta á eða aflesa á annan hátt með tæknibúnaði.
2. Litið er svo á að skjal hafi borist skrifstofu ráðsins þegar það kemur frá utanaðkomandi aðila eða er komið í hendur ábyrgs embættismanns.
3. Litið er svo á að skjal hafi verið stofnað þegar búið er að afgreiða það. Skjöl sem ekki hefur verið afgreitt telst vera afgreitt þegar máli sem það varðar hefur verið lokað eða ef skjalið hefur ekki vísun í einstakt mál við lok þess. En anteckning i ett diarium eller någon annan fortlöpande förteckning skall anses som ett upprättat dokument när den har införts. Fundargerð eða ákvörðunargreinargerð er tilstofnað skjal um leið og hún hefur verið samþykkt.
4. Reglur þessar ná einnig til bréfa og annarra tilkynninga sem berast starfsfólki skrifstofu, ef erindið viðkemur starfsemi skrifstofunnar.

Skráning skjala o.fl.

§ 5

1. Þegar skjal hefur borist, eða verið stofnað hjá skrifstofu ráðsins skal það þegar skráð, nema augljóst sé að það hefur litla sem enga þýðingu fyrir starfsemi ráðsins.

2. Í skráningu skal koma fram:

i) Dagsetning á því hvenær skjalið barst eða var stofnað,

ii) Skráningarnúmer, eða önnur merking sem auðkennir skjalið,

iii) Ef mögulegt á að vera ljóst frá hverjum skjalið er komið, eða til hvers það hefur verið afgreitt,

iv) Stutt lýsing á efni skjalsins.

Sleppa má skráningu samkvæmt lið iii) ef með þarf svo hægt sé að birta skráninguna.

3. Skrár yfir skjöl eiga að vera aðgengilegar almenningi.

4. Skrifstofan á að geyma og skrásetja gögn svo hægt sé að uppfylla á viðeigandi hátt grundvallarreglur upplýsingalaga.

Réttur til að birta hluta af opinberu skjali  

§ 6

Allir eiga rétt á því að fá hjá skrifstofu hluta af opinberu skjali án þess að gefa upp nafn sitt eða ástæðu fyrir beiðni sinni.

§ 7

1. Afhenda skal skjal sem beðið er um, eða gera það aðgengilegt, eins fljótt og auðið er og án endurgjalds.
2. Sá sem vill fá hluta af opinberu skjali hefur líka rétt á að fá af því útskrift eða ljósrit gegn ákveðnu gjaldi. Ekki má krefjast gjalds fyrir rafrænt afrit af skjali.
3. Ef ekki er hægt að afhenda upplýsingar í skjali í heild sinni vegna þess að þær eru undanþegnar upplýsingalögum, skal gera þá hluta skjalsins sem birta má aðgengilega með afriti eða ljósriti.
4. Rétturinn til að fá hluta af skjali afhentan felur ekki í sér rétt til að fá skjalið þýtt.

Undanþágur frá upplýsingalögum/birtingu  

§ 8

Ekki má afhenda upplýsingar í opinberum skjölum ef það getur leitt til tjóns fyrir

1. fyrir öryggi norræns ríkis eða sjálfsstjórnarsvæðis, eða skaðað samskipti þeirra við annað ríki, sjálfsstjórnarsvæði eða alþjóðasamtök,
2. ef það skaðar samskipti ráðsins við annað land en norrænt, alþjóðasamtaka eða stofnana.
3. ef það gengur gegn hagsmunum af að fyrirbyggja eða refsa fyrir lagabrot,
4. ef það gengur gegn almennum fjarhagslegum hagsmunum eða
5. vernd á persónulegum eða fjárhagslegum hagsmunum.
6. gegn eftirlits- og löggæsluaðgerðum stjórnvalda í hverju landi,
7. verndun dýra- og plöntutegunda

Þegar skrifstofu ráðsins hefur borist skjal frá yfirvöldum, stjórnvaldi sem lýtur upplýsingalögum eða alþjóðasamtökum og það kemur fram á merkingu skjalsins eða í tilkynningu að skjalið sé undanþegið upplýsingalögum hjá sendanda vegna eðlis þeirra upplýsinga sem það geymir, skal skrifstofa ráðsins hafa samráð við sendandinn áður en ákvörðun er tekin um að afhenda skjalið samkvæmt reglum þessum.

§ 9

Ekki er þörf á að afhenda vinnuskjöl ráðsins og önnur gögn skrifstofunnar s.s. drög að greinargerðum, vinnuskjöl og óafgreidd erindi.

Atvinnumsóknir  

§ 10

Þegar stöður hjá Norðurlandaráði eru auglýstar lausar til umsóknar eru nöfn umsækjenda birt, nema umsækjenda óski sérstaklega eftir því að farið sé með umsókn hans sem trúnaðarmál.

Ákvörðun um að fá að taka hluta af skjali  

§ 11

Afgreiða skal fljótt beiðni um hluta af skjali. Þegar slík beiðni berst skal ráðið eða sá sem fer með málefni þess eins fljótt og auðið er kanna hvort afhenda skuli skjalið. Ef beiðninni er hafnað skal gera grein fyrir því skriflega. Koma skal fram ástæða þess að beiðninni er hafnað og vísan í þann sem svarar bréfinu.

Hafi spurningunni um að undanþiggja skjal frá upplýsingaskyldu með hliðsjón af § 8 enn ekki verið svarað af réttum yfirvöldum, getur ráðsritari, ef hann telur líklegt að undanþága verði veitt, veitt slíka undanþágu á meðan beðið er eftir að ákvörðun verði tekin.

Forsætisnefnd eða sá sem nefndin heimilar, nefndir og ráð Norðurlandaráðs geta þó ákveðið að aðgerðir samkvæmt § 8 skulu að fullu eða að hluta falla burt.

Möguleikar á að kvarta yfir ákvörðun  

§ 12

Hafi beiðni um að fá hluta af skjali verið hafnað með ákvörðun sem ekki er tekin af ráðinu skal erindið borið undir ráðið fari sá sem lagði inn beiðni fram á það. .

§ 13

Þessar reglur gilda frá og með 23. september 2005. Aðrar reglur gilda um skráningu þeirra skjala sem borist hafa ráðinu eða hafa verið stofnuð fyrir þann tíma.