Generelt

§ 1       Reglementets anvendelse

Dette reglement gælder for virksomhed, der finansieres over Nordisk Ministerråds budget. Domicillandets regler for økonomiforvaltning, regnskab og revision gælder, hvis andet ikke er bestemt i nordiske aftaler, vedtægter eller andre forskrifter.

Ledelsen af den enkelte virksomhed på Nordisk Ministerråds budget er ansvarlig for, at virksomheden efterlever bestemmelserne i dette reglement.

Benævnelsen "Ministerråd" er i dette reglement anvendt i betydningen af Ministerrådet bestående af de nordiske samarbejdsministre.

§ 2       Budget- og regnskabsår

Kalenderåret er budget- og regnskabsår for Ministerrådets virksomhed.

Budgetprocedyre

§ 3       Budgettets indhold og formål

Budgettet er et aktivitetsbudget, der fastsætter bevillingsniveauet for forskellige aktiviteter i budgetåret. Bevillingerne til de enkelte aktiviteter, som omfatter institutioner og andre virksomheder, budgetteres efter nettoprincippet[1].

Formålet med budgettet er at sikre, at de økonomiske ressourcer anvendes effektivt og i overensstemmelse med de politiske beslutninger, som vedtages af ministerrådene. Dette indebærer, at målstyring og resultatvurdering skal være en integreret del af budgetprocessen.

§ 3 B Valuta og prisopregning i budgettet

Bevillinger til budgettets institutioner skal an­gives i domicillandets valuta. Andre bevillinger skal angives i DKK.

Nordisk Ministerråds budget er denomineret i DKK. Generalsekretærens budgetforslag og Ministerrådsforslaget udarbejdes i DKK baseret på det foregående budgetårs priser og valutakurser.

I såvel Generalsekretærens budgetforslag, som Ministerrådsforslaget vises en prognose på kategorier (institutioner og andre budgetposter) og totalrammen og landenes indbetalinger i DKK i budgetårets priser.

Budgettet vedtages på basis af en skønnet pris­udvikling for budgetåret. De anvendte prisopregningsfaktorer skal angives i budgetdokumentet.

Bevillinger til budgettets institutioner ved­tages i domicillandets valuta, mens bevillinger til den øvrige virksomhed vedtages i DKK.

Det endelige budget skal indeholde en be­reg­ning af det samlede budget i DKK, der baseres på valutakurser, som de vedtages for budget­året. De anvendte valutakurser skal angives i budgettet.

§ 4       Budgetanvisninger

Budgettet udarbejdes med udgangspunkt i fastlæggelsen af en total økonomisk ramme for aktivitetsbudgettet, der helt eller delvist inddeles i sektorvise budgetrammer. Der fastsættes krav til hver sektors (de enkelte fagministerråd, samarbejdsministrene og Nabopolitikken) budgetbidrag angående sammenhæng med strategier og de overordnede politiske prioriteringer samt opnåede resultater.

Den del af budgetrammen som eventuelt ikke fordeles på sektorer indgår i en prioriteringspulje for senere anvendelse i budgetprocessen. Sektorinddelingen og overordnet tidsplan for budgetprocessen fastsættes for det enkelte budgetår i anvisningerne.

Nordisk Råd får anledning til at kommentere budgetanvisningerne før de vedtages af Nordisk Ministerråd.

§ 5       Ministerrådets budgetforslag

Generalsekretæren udarbejder i samarbejde med fagsektorernes politiske organer Forslag til Nordisk Ministerråds budget – fremlagt af generalsekretæren med udgangspunkt i vedtagne budgetanvisninger. Fagministerrådene behandler deres respektive dele af budgetforslaget. Generalsekretæren har det overordnede ansvar for at sikre kvalitet og sammenhæng i budgetforslaget. Nordisk Råd får adgang til det samlede budgetforslag.

Et ministerrådsforslag bestående af Forslag til Nordisk Ministerråds budget – fremlagt af generalsekretæren og eventuelle ændringer besluttet af Ministerrådet fremsendes til Nordisk Råd for udtalelse.

§ 6       Nordisk Ministerråds endelige budget

Det endelige budget vedtages af Minister­rådet i året før budgetåret med forbehold for de nationale parlamenters godkendelse.

§ 7       Budgettets finansiering

Ministerrådets budget finansieres af bidrag fra de nordiske lande og gennem indtægter fra virksomheden. De enkelte landes bidrag vedtages årligt af Ministerrådet og beregnes ud fra hver lands andel af den samlede nordiske bruttonationalindtægt til faktorpriser for de to senest opgjorte år ved brug af valutakurser for samme to år. Landenes indbetalinger sker i fire lige store rater i henholdsvis marts, juni, september og december. Udbetalinger til institutioner vil ske i januar, april, juli og oktober. Den manglende en-til-en relation til institutionsudbetalingerne betyder, at der opstår en valutakursregulering. Det har en direkte effekt på resultatet i Ministerrådet og korrigeres dermed over landenes endelige indbetalinger.

§ 8       Kontraktstyring

For Nordisk Ministerråds virksom­heder, som deltager i kontraktstyring, udar­bejdes en aftale om virksomhedens formål, mål, finan­­sie­ring og rapportering. Aftalen god­kendes af virksom­he­dens bestyrelse eller til­svarende og af Nor­disk Ministerråd og har sta­tus som styrings- og planlægnings­dokument.

§ 8 A       Projektstyring

For projekter, der gennemføres efter bevilling fra et ministerråd eller embedsmandskomite, skal der udarbejdes projektplan, og kontrakt (hvor projektet udføres af ekstern partner), senest 6 måneder efter, at bevillingen er givet. Denne tidsfrist kan i forbindelse med Force majeure, f.eks. sygdom maksimalt forlænges med 2 måneder efter skriftlig orientering af den relevante embedsmandskomite. Hvis tidsfristen overskrides bortfalder bevillingen, og midlerne tilbageføres til den oprindelige budgetpost.

§ 8 B       Rapportering

Der udarbejdes en Årsrapport, hvor der redegøres for resultaterne af Nordisk Ministerråds virksomhed.

Som led i budgetarbejdet udarbejdes aktuelle økonomiske statusrapporter over centrale dele af virksomheden, som forelægges Ministerrådet parallelt med budgetbehandlingen af budgetanvisninger og Ministerråds forslag.

Ansvar og rammer

§ 9       Overordnet ansvarsfordeling

Når budgettet er vedtaget af Ministerrådet, skal Ministerrådets sekretariat sikre beslutningens gennemførsel.

Ministerrådets sekretariat stiller midler til disposition for den budgetterede virksomhed. Institutionsmidler kan tilbageholdes, såfremt ministerrådet træffer beslutning herom. Øvrige budgetmidler kan tilbageholdes, såfremt de opstillede betingelser for udbetaling ikke er opfyldt.

§ 10     Budgetrammer og disponering

For virksomhed, der finansieres over Minister­rådets budget, gælder, at midler ikke må disponeres, sådan at det medfører økono­mi­ske forpligtelser under budgetåret eller sene­re udover det, som er bevilget i vedtaget budget, eller er opnået gennem virksomhedens andre indtægter. Hvert enkelt ministerråd fastsætter retningslinier for hvilke økonomiske dispositioner de(n) tilhørende embedsmandskomité(er) kan træffe beslutning om.

Er budgettet vedtaget med forbehold for de nationale parlamenters godkendelse, skal sam­me forbehold fremføres, såfremt der ind­gås forpligtelser, som vil kræve finansiering fra det pågældende budgetårs bevilling.

Ministerrådet kan med forbehold for de nationale parlamenters godkendelse give fuld­magt til at indgå forpligtelser, der vil kræve finansiering fra kommende budgetårs bevil­linger fra Nordisk Ministerråds budget. Sådan flerårsfuldmagt kan alene gives med angivelse af et bestemt beløb.

For den del af virksomheden, der finansieres med eksterne midler, kan forpligtelser indgås uden accept fra Ministerrådet. Virksomheder på Nordisk Ministerråds bud­get må ikke optage lån.

§ 11     Andre indtægter og middelsplacering

Midler fra Ministerrådets budget skal i størst mulige omfang, på de bedst mulige be­tingelser og under hensyn­tagen til betryggende sikkerhed placeres på rente­bærende konti.

Renter af midler, der ikke er udbetalt til bevillings­modtagerne, tilfalder Nordisk Ministerråd. Renter af midler, der er udbetalt, tilfalder bevillings­modtageren.

Alle andre indtægter tilfalder bevillings­mod­tager, hvis andet ikke er fastlagt i bevillings­dokument.

§ 12     Kontrol

En virksomhed som har midler fra det nordiske budget, skal kontrollere at disse er anvendt økonomisk ansvarligt i overensstemmelse med formålet, med bestemmelserne i dette reglement og med forudsætningerne i vedtaget budget.

Virker en virksomhed som bevillingsgiver til tredje part, skal virk­som­­heden tilse, at der modtages regnskab og anden fornøden dokumentation fra bevillings­modtageren.

Nordisk Ministerråd har adgang til al information fra virksomheder, der har midler fra ministerrådet, som skønnes nødvendig for at kontrollere og evaluere virksomheden i forhold til økonomi og indhold

§ 13     Inventarfortegnelser

Inventar og udstyr, der er an­skaffet over Ministerrådets budget, skal registreres og op­bevares på betryggende vis. Inventar eller udstyr, som er i overskud eller skal kasseres, skal af­hændes på den for virk­som­heden mest for­del­agtige måde.

§ 14     Forsikringer

Forsikringsbehovet skal regel­mæssigt vur­deres og  forsikringsdækningen tilpasses.

§ 15     Kasse- og regnskabsfunktioner

Kasse- og regnskabs­funktionerne skal vare­tages på betryggende måde under hensyn til gældende bestemmelser.

Kontrol af kasse- og regnskabsfunktionerne skal ud­øves regelmæssigt.

Nærmere bestemmelse om kasse- og regn­skabsfunktioner samt kontrollen hermed skal fast­­lægges i en regnskabsinstruks.

§ 16     Udbetaling

Den enkelte virksomhed på Nordisk Minister­råds budget skal udarbejde instrukser,  til sikring af, at der gennemføres fornøden kon­trol forud for udbetaling, og at udbetalinger registreres umiddelbart og korrekt.

§ 17      Indbetaling

Den enkelte virksomhed på Nordisk Ministerråds budget skal udarbejde instrukser til sikring af kontrol og korrekt registre­ring af indkomne midler.

§ 18      Bogføring

Bogføringen skal altid holdes ájour og være tilrettelagt således, at der kan opstilles regn­skab i over­ensstemmelse med § 19 og de gældende regler i virksom­hedens domicilland.

Regnskaber og revision

§ 19     Regnskaber

Afleveringsdato

Budgettets virksomheder skal senest 15. fe­bruar i året efter budgetåret afgive fuld­stæn­dige regn­skaber for budgetåret til Mini­ster­rådets sekre­tariat og til den offentlige revi­sions­myndighed i virksomhedens domicilland.

Indhold

Virksomhedens regnskab skal indeholde resul­tat­­op­gørelse, balance samt en redegørelse for årsagerne til eventuelle afvigelser i forhold til budgettet og øvrige oplysninger, som årets regnskab giver anledning til.

For virksomheder, der er omfattet af kontraktsstyring, skal regnskabet endvidere  inde­­holde en rapportering om virksomheden har nået sine mål og resultater.

Regnskabet skal i øvrigt opstilles ud fra Ministerrådssekretariatets instrukser.

Regnskabet skal underskrives af virksom­hedens ledelse.

Regnskabsprincip

Regnskabet skal være baseret på et modificeret bogføringsprincip (modified accrual accounting).

§ 20     Forældelsesregler

Tilsagn fra Nordisk Ministerråd kan overføres til det følgende budget­år og længst til det derpå følgende budgetår.

Tilsagnsmodtager skal påse, at midler, der er forældede i henhold til ovenstående, over­føres til Mini­sterrådets sekretariat, således at Ministerrådssekretariatet kan optage sådanne forfaldne midler i Nordisk Ministerråds regn­skab for forfaldsåret.

§ 20 A    Overførselsadgang

Af mindreforbrug (udisponerede midler) på budgetposter kan der overføres et beløb svarende til 20 % af årets bevilling til det efterfølgende budgetår. Hvis budgetposten er under 1 MDKK. kan mindreforbrug dog overføres ubeskåret op til 200.000 DKK.

Overførsel af midler mellem budgetårene sker på budgetpostniveau efter princippet om, at de ældste bevillinger anvendes først.

Fra og med regnskabsåret 2009 vil udisponerede midler, der ikke kan overføres til følgende budgetår (r+1) blive tilbagebetalt til landene indtil Ministerrådet har tilbagebetalt 35 MDKK. Midlerne tilbagebetales til landene efter den fordelingsnøgle, som var gældende i 2008. Når Nordisk Ministerråd har tilbagebetalt 35 MDKK, hensættes udisponerede midler på en reservekonto til MR-SAMs disposition for næstkommende budgetår (r+2).

§ 20 B Overskud/underskud

MR-SAM tager i forbindelse med regnskabets vedtagelse stilling til årets resultat, herunder eventuel tilbagebetaling af overskud / indbetaling af underskud til/fra landene Eventuel tilbagebetaling af overskud / indbetaling af underskud sker ud fra den samme fordelingsnøgle, der blev anvendt ved fastlæggelsen af landenes bidrag for budgetåret.

De andele af overskud/underskud, der ikke tilbagebetales til / indbetales af landene, overføres til egenkapitalen, og noteforklares med fordeling på landene. En eventuel negativ egenkapital vil på MR-SAMs foranledning blive udlignet gennem indbetalinger fra landene, når likviditeten betinger dette.

§ 21     Revisionsansvar

Ansvaret for revision af regnskaber for aktivite­ter, hvor den forvaltende enhed ligger i Nor­den, er placeret hos den statslige revi­sions­myn­dighed i den forvaltende enheds domicil­land. Efter aftale med vedkommende statslige revisionsmyndighed kan revisionen af en institution varetages af et privat, anerkendt revisionsfirma.

Ansvaret for regnskabsrevision for akti­vi­te­ter, hvor den forvaltende enhed ligger uden­for Norden, placeres efter nærmere aftale mellem Ministerrådssekretariatet og den stats­lige revi­sions­myndighed i sekretariatets domicilland.

Regnskaberne revideres i henhold til de gældende regler i de Internordiske revisions­ordninger.

Ministerrådets sekretariat skal efter aftale med de statslige revisionsmyndigheder frem­sende oplysninger og materiale, som efter revi­sionens skøn er af betydning for ud­førelsen af revisionsarbejdet.

Revisionen skal have adgang til at udtale sig, inden Ministerrådets sekretariat i sit regnskabs­system eller sine administrative forretnings­gange iværksætter ændringer, der har betydning for revisionsarbejdet.

De statslige revisionsmyndigheder har adgang til at besigtige alle institutioner og projekter, der helt eller delvis er finansieret over Ministerrådets budget.

§ 22     Revisionsberetning

Om ikke andet er foreskrevet i bestemmel­serne for en virksomhed, skal revisions­beretning afgives til Ministerrådets sekretariat før 15. maj i året efter budgetårets udgang.

Herudover skal revisionsmyndigheden før 1. juli i året efter budgetårets udgang afgive en revisionsberetning for den sam­lede virk­som­hed på budgettet til Ministerrådet og Nordisk Råd.

Ministerrådssekretariatet skal gives mulig­hed til at kommentere revisions­beret­ningen forud for behandlingen af regnskaberne i Nor­disk Minister­råd. De af Minister­rådet god­kend­te års­regnskaber skal sendes til Nordisk Råd.

Udfyldende bestemmelser

§ 23     Bemyndigelse

Ministerrådet udfærdiger udfyldende be­stem­melser til dette reglement og kan dispen­sere fra reglementets bestemmelser.

Hvor der i dette reglement er henvist til Ministerrådet, kan rådet vedtage at bemyndige en instans eller person, såfremt dette ikke strider mod overordnet lovgivning.

Nordisk Ministerråds sekretariat har hos virk­somheder på Nor­disk Ministerråds budget adgang til al information, som skønnes nød­ven­dig for udførelse af tilsyn i forhold til dette regle­ment og udfyldende bestemmelser, og virksomhederne skal være behjælpelig med, at sådan ønsket information udarbejdes.

§ 24     Ikrafttræden

Dette reglement træder i kraft 2.11.2010 og erstatter ”Økonomireglement for virksomheder finansieret over Nordisk Ministerråds budget” fra 11.06.2009

[1] Efter nettoprincippet budgetteres aktivitetsniveauet som Ministerrådet finansierer, hvilket ikke nødvendigvis betyder de samlede aktiviteter for en institution eller virksomhed. Institutioner og virksomheder tilknyttet Ministerrådet kan øge aktivitetsniveauet ved eksterne indtægter.