Inledning

§ 1

1. Dessa regler är tillämpliga när någon begär att få ta del av dokument hos Nordiska ministerrådet eller dess sekretariat. Största möjliga offentlighet skall eftersträvas.

2. Dokument hos ministerrådet och sekretariatet som har kommit in dit eller upprättats där är offentliga och skall lämnas ut på begäran i den mån undantag inte görs i, eller med stöd av, dessa bestämmelser.

3. Med Nordiska ministerrådet eller ministerrådet avses i dessa bestämmelser samarbetsministrarna eller behörigt fackministerråd.

4. Rätten till partsinsyn regleras inte i dessa bestämmelser.

§ 2

1. Dessa bestämmelser tillämpas även på samarbetskommittén och ämbetsmannakommittéer under ministerrådet, styr- och arbetsgrupper samt rådgivande organ till ministerrådet.

2. Bestämmelser om tillgång till dokument i samnordiska institutioner framgår av de normalstadgar som Nordiska ministerrådet antagit för nordiska institutioner.

§ 3

När dessa bestämmelser tillämpas av Nordiska kulturfonden skall beslutet fattas av fondens styrelse eller den som fonden bemyndigar.

Inkomna och upprättade dokument

§ 4

1. Med dokument förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel.

2. Ett dokument anses inkommet till sekretariatet, när det har anlänt utifrån till sekretariatet eller kommit en behörig befattningshavare tillhanda.

3. Ett dokument anses upprättat när det har expedierats. Dokument som ej har expedierats anses upprättat när det ärende till vilket det hänför sig har slutbehandlats eller, om dokumentet ej hänför sig till visst ärende, när det har justerats eller på annat sätt färdigställts. En anteckning i ett diarium eller någon annan fortlöpande förteckning skall anses som ett upprättat dokument när den har införts. Referat från möten och beslutsprotokoll skall anses upprättade i och med att de godkänts.

4. Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till någon i sekretariatet omfattas av dessa bestämmelser, om dokumentet gäller ärende eller annan fråga som ankommer på sekretariatet.

Registrering av dokument m.m.

§ 5

1. När ett dokument har kommit in till eller upprättats hos sekretariatet skall dokumentet registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att dokumentet är av ringa betydelse för verksamheten.

2. Av registreringen skall framgå:

i) datum då dokumentet kom in eller upprättades,

ii) diarienummer, eller annan beteckning som identifierar dokumentet,

iii) i förekommande fall från vem dokumentet har kommit in eller till vem det har expedierats,

iv) i korthet vad dokumentet rör.

Uppgifter enligt p iii) och iv) får uteslutas om det behövs för att registret skall vara offentligt.

3. Registret skall vara tillgängligt för allmänheten.

4. Sekretariatet skall förvara och arkivera dokument så att offentlighetsprincipen kan tillämpas på ett ändamålsenligt sätt.

Rätt att ta del av offentliga dokument

§ 6

Alla har rätt att hos ministerrådssekretariatet ta del av innehållet i ett offentligt dokument utan att uppge sin identitet eller ange skälet för sin begäran.

§ 7

1. Ett dokument som får lämnas ut skall på begäran, eller så snart som möjligt, utan avgift göras tillgängligt på stället.

2. Den som vill ta del av ett offentligt dokument har även rätt att mot en fastställd avgift få en utskrift eller kopia av dokumentet, till den del som det får lämnas ut. För elektroniska kopior får avgift inte tas ut.

3. Om uppgifter i ett dokument inte kan tillhandahållas i sin helhet, eftersom de är undantagna från offentlighet, skall de delar som inte är undantagna göras tillgängliga i avskrift eller kopia.

4. Rätten att ta del av ett offentligt dokument innebär inte en rätt i sig att begära översättning av dokumentet.

Undantag från offentlighet

§ 8

(Ändrad genom beslut (MR-SAM) den 6 september 2010; nytt tredje stycke. Ändringen i kraft den 1 januari 2011)

Uppgifter i offentliga dokument får inte lämnas ut om utlämnande av uppgifterna kan antas skada

1. en nordisk stats eller ett självstyrande områdes säkerhet, eller dess förhållande till en annan stat eller självstyrande område, eller till en mellanfolklig organisation,

2. ministerrådets förhållande till ett annat land än ett nordiskt eller till en internationell eller mellanfolklig organisation,

3. intresset att förebygga eller bestraffa brott,

4. det allmännas ekonomiska intresse eller

5. skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden.

6. nationella myndigheters verksamhet för kontroll, inspektion eller tillsyn,

7. intresset av att bevara djur- eller växtarter

När det gäller dokument som har kommit in till sekretariatet från en myndighet, ett offentligrättsligt organ eller en internationell organisation och det av en påteckning på dokumentet eller ett särskilt meddelande framgår att dokumentet på grund av sitt innehåll skulle undantas från offentlighet hos avsändaren skall sekretariatet vid behov konsultera avsändaren innan det med tillämpning av dessa regler fattar beslut i utlämnandefrågan.

I ärenden om anställning är uppgift om sökandens namn, kön och nationaltet offentlig, såvida inte han eller hon uttryckligen har begärt att ansökan skall behandlas konfidentiellt.

§ 9

Internt arbetsmaterial, dvs. utkast som har tillkommit endast som underlag för beredning av ärenden och som inte har expedierats, behöver inte lämnas ut.

Ansökningar om projektmedel

§ 10

Då det gäller ansökningar om projektmedel från ministerrådet är en förteckning över sådana ansökningar offentliga, liksom en motivering till ett eventuellt avslag på en ansökan.

Beslut om att få ta del av dokument

§ 11

Begäran att få ta del av ett dokument skall behandlas skyndsamt. När en sådan begäran inkommit skall ministerrådet eller den ministerrådet bemyndigar så snart som möjligt pröva om dokumentet skall lämnas ut. Om begäran avslås skall ett skriftligt beslut fattas. Det skall ange skälen för avslag och innehålla en besvärshänvisning.

Möjlighet att klaga över beslut

§ 12

Har en begäran om att få ta del ett dokument avslagits genom beslut som inte fattats av ministerrådet skall frågan prövas av ministerrådet om den som framställt begäran begär det.

§ 13

Dessa bestämmelser börjar att gälla från den 16. augusti 2004 (MR-SAM-beslut) för dokument som kommit in eller upprättats tidigare gäller äldre bestämmelser för registrering av dokument.