De nordiske institusjoner finnes spredt over hele Norden. Medarbeiderne er tilsatt av institusjonen, unntatt institusjonslederen, som er tilsatt av Nordisk Ministerråds sekretariat. De tilsatte er ikke statlig ansatt, men følger regelverket for statlige tilsatte i det land som institusjonen ligger i. Dette innebærer blant annet en er knyttet opp til statlige pensjonsordninger, følger statlig arbeidsvilkår og den statlige lønnsutvikling. Alle medarbeiderne er ansatt på tidsbegrensede arbeidskontrakter på 4 år, som kan forlenges med 4 år, totalt 8 år.
For tilsatte som flytter fra et land til et annet nordisk land, for å begynne i en stilling ved en nordisk institusjon, vil etter spesielle regler ha mulighet til å få utenlandstillegg, samt støtte til flytting med mer.
Leder av disse kontorene tilsettes av Nordisk Ministerråds sekretariat, og er med noen forskjeller knyttet opp til de arbeidsvilkår og det regleverk som gjelder for sekretariatene i København. Leder av kontoret er kontraktansatt på 5 år, med mulig forlengelse på 3 år, totalt 8 år.
Medarbeiderne ved kontorene følger det nasjonale regelverk og er lokalt ansatt ved kontorene. De lokale ansatte er fast ansatt. Arbeidsspråket er engelsk eller det lokale språket.
Tilsetting i Norden i Fokus skjer på nasjonale arbeidsvilkår og følger arbeidsvilkår, lønn etc for den nasjonale myndighet eller institusjon som en er ansatt ved. Den tilsatte vil være prosjektansatt og tilsatt ved en nasjonal myndighet eller institusjon i Norden. Prosjektansettelsen innebærer at det er prosjektet som betaler lønn etc. Nordisk Ministerråd bevilger penger til budsjett.
De nordiske arbeidsgruppenes medlemmer inklusiv koordinator og ordfører, består i hovedsak av tjenestemenn fra de nordiske lands forvaltninger. Gruppene driver prosjektene og fremmer det nordiske samarbeid innenfor prosjektets rammer.
Tilsetting som koordinator ved de ulike arbeidsgruppene, skjer på nasjonale arbeidsvilkår og følger arbeidsvilkår, lønn etc for den nasjonale myndighet eller institusjon som en er ansatt ved. Koordinatoren vil være prosjektansatt og tilsatt ved en nasjonal myndighet eller institusjon i Norden. Prosjektansettelsen innebærer at det er prosjektet som betaler lønn etc.