1. Forvaltningsorganets ansvar og opgaver

Forvaltningsorganet har ansvaret for, at projektet gennemføres i henhold til vedlagte projektmandat (projektkontraktens bilag 2) og indenfor de finansielle rammer samt andre betingelser, som er fastlagt i denne kontrakt.

Det påhviler forvaltningsorganet at tilrettelægge projektet forsvarligt og effektivt, herunder som minimum påse, at projektet i størst mulig udstrækning, økonomisk som administrativt håndteres på samme måde, som forvaltningsorganets egen ordinære virksomhed, herunder således at der føres løbende regnskab for projektet.

1.1 Projektledelse

Forvaltningsorganet har ansvaret for projektledelsen, herunder for at der til projektet er tilknyttet den under projektkontraktens pkt. 2 anførte projektleder.

Hvis det under projektforløbet bliver nødvendigt at skifte projektleder, skal Nordisk Ministerråd underrettes herom. Er projektlederen udvalgt af Nordisk Ministerråd, skal ministerrådet ligeledes udvælge den nye projektleder.

Forvaltningsorganet er forpligtet til umiddelbart at holde Nordisk Ministerråd underrettet om ethvert forhold, der indebærer udskydelser af projektafslutningen, eller bevirker manglende mulighed for opfyldelse af projektet.

Forvaltningsorganet er forpligtet til at påse og foranledige, at projektlederen opfylder det ansvar og de opgaver, der påhviler ham, jfr. herunder pkt. 2.

1.2 Arbejdsgiveransvar m.v.

Forvaltningsorganet er ansvarlig for projektleder, medarbejderes og andre projektdeltageres handlinger og undladelser på samme måde som for sine egne handlinger og undladelser.

Forvaltningsorganet har arbejdsgiveransvaret for projektlederen og eventuelle andre personer, der deltager i, eller yder bistand med forberedelsen eller opfyldelsen af projektkontrakten, eller på anden måde har fået overdraget leverancer eller fået til opgave at udføre arbejder i tilknytning til projektet, uanset om de er ansat som medarbejdere, medhjælp m.v. hos forvaltningsorganet, eller er antaget som underentreprenører, leverandører eller som selvstændigt næringsdrivende i øvrigt. Dette indebærer også ansvaret for og kontakten til implicerede myndigheder samt for medarbejdere ansvaret for behandling af løn, skat, pension, forsikringer m.m.

Ansvaret gælder, uanset i hvilket omfang projektlederen, andre ansatte eller selvstændigt virkende projektdeltagere er udpeget af eller direkte/indirekte valgt af opdragsgiver, og ansvaret påhviler forvaltningsorganet, uanset det omfang hvormed forvaltningsorganet har informeret eller givet meddelelser til Nordisk Ministerråd.

Forvaltningsorganets forpligtelser og ansvar i henhold til nærværende aftale begrænses ikke af den omstændighed, at personer, styrelser, grupper eller andre efter aftale med Nordisk Ministerråd har påtaget sig ansvar og forpligtelser i forbindelse med projektets gennemførelse, idet det dog påhviler forvaltningsorganet at respektere sådanne aftaler.

1.3 Midler til underliggende projekter

I tilfælde af at forvaltningsorganet udbetaler midler til underliggende projekter eller aktiviteter, skal der indgås skriftlige aftaler med disse, der sikrer at forvaltningsorganets forpligtelser overfor Nordisk Ministerråd altid er tilgodeset.

Forvaltningsorganet har overfor Nordisk Ministerråd ansvaret for den samlede afrapportering og regnskabsaflæggelse for projektet/programmet og skal tilse, at der for alle underliggende aktiviteter aflægges rapport og regnskab til forvaltningsorganet. Afrapportering og regnskabsaflæggelse skal ske mindst én gang om året og i forbindelse med slutførelse af aktiviteten.

2. Projektlederens ansvar og opgaver

Projektlederen er overfor forvaltningsorganets ledelse ansvarlig for, at projektet har den planmæssige fremdrift og det aftalte indhold. Projektlederen skal attestere alle udgifter som påregnes projektet.

Projektlederen skal på opfordring fra Nordisk Ministerråd til enhver tid give information om projektets status, samt indsyn i al information vedrørende projektet, uanset arten og lagringsformen af denne information.

3. Kontraktperiode

Forvaltningsorganet har ansvaret for, at projektet afsluttes rettidigt i overensstemmelse med projektkontrakten  og projektmandatet, således at det aftalte sluttidspunkt ikke overskrides. Se aftalt sluttidspunkt under pkt. 1 i projektkontrakten.

Forvaltningsorganet kan ansøge om udskydelse af det aftalte sluttidspunkt. Ansøgning herom skal være Nordisk Ministerråd i hænde forud for det aftalte sluttidspunkt.

Kontrakten gælder indtil projektet er afsluttet og Nordisk Ministerråd har godkendt projektets slutrapport og –regn-skab, idet projektansvaret dog fortsat påhviler forvaltningsorganet, indtil det måtte bortfalde efter dansk rets almindelige forældelsesregler.

4. Finansiering og udbetaling af projektmidler

Kontraktsummen inkluderer alle omkostninger, som forvaltningsorganet har i forbindelse med projektets gennemførelse.

Hvis projektet gennemføres til lavere omkostninger end kontraktsummen, tilhører de overskydende midler Nordisk Ministerråd. Nordisk Ministerråd er ikke forpligtet til at finansiere mulige merudgifter, som forvaltningsorganet måtte have af projektet.

Alle udbetalinger sker efter rekvisition fra forvaltningsorganet. Rekvisitionen skal foretages på ministerrådssekretariatets blanket.

5. Anskaffelse af materiel

Materiel – herunder EDB-udstyr – kan kun anskaffes, hvis anskaffelsen er indeholdt i projektmandatet (projektkontraktens bilag 2), eller hvis en skriftlig godkendelse fra Nordisk Ministerråd foreligger. Materiel, der er anskaffet over projektets bevilling, tilhører ministerrådssekretariatet, når projektet er gennemført.

Forvaltningsorganet har ansvaret for, at alt materiel, som fremskaffes over projektets bevilling, ved projektets afslutning, efter aftale, bliver sendt til ministerrådssekretariatet.

I det omfang forvaltningsorganet ved projektafslutning ønsker at overtage sådant materiel, kan dette ske mod refusion eller fradrag i projektmidlerne af købsprisen, afskrevet med en med Nordisk Ministerråd nærmere aftalt procentdel.

6. Rapportering, regnskab og revision

Forvaltningsorganet skal indsende statusrapport i forbindelse med rekvirering af 2. rate af projektmidlerne. Særskilt rapporteringsskema skal anvendes til statusrapporten.

Forvaltningsorganet skal senest to måneder efter at projektet er afsluttet indsende slutrapport og fuldstændigt projekt-regnskab til Nordisk Ministerråds sekretariat.

Projektregnskabet skal underskrives af to tegningsberettigede personer i forvaltningsorganet. Den ene skal være den økonomiansvarlige. Forvaltningsorganet skal opbevare al information, uanset art og lagringsform, herunder regnskabsmateriale, vedrørende projektet i mindst 5 år. Forvaltningsorganet skal i projektperioden og indtil minimum 5 år efter projektets afslutning, uanset om projektet er afsluttet i henhold til projektkontrakten eller på anden vis, på opfordring fra Nordisk Ministerråd eller domicillandets rigsrevision, give fuld indsyn i denne information. Forvaltningsorganets forpligtelser til at give indsyn består så længe informationen eller dele heraf består.

Projektmidlerne skal være indeholdt i den ordinære revision af forvaltningsorganet. Den Internordiske Revisionsordning gælder for al virksomhed, der finansieres over Nordisk Ministerråds budget. (Reglementet findes på internetadresse www.norden.org under virksomhed\NMR). Dette betyder, at det overordnede revisionsansvar for projektets midler ligger hos Rigsrevisionen i forvaltningsorganets domicilland.

7. Projektresultater

Forvaltningsorganet forpligter sig til at levere de produkter og tjenester, der er fastlagt i projektmandatet, og som er inkluderet i finansieringen fra Nordisk Ministerråd i en form og kvalitet, som en forsvarlig og effektiv projektledelse tilsiger.

Alle publiceringer, annonceringer m.m. som til enhver tid er et resultat af bevillingen fra Nordisk Ministerråd, skal påføres Nordisk Ministerråds ”Svanemærke” efter de af Nordisk Ministerråd fastlagte retningslinjer for placering og dimensionering.

Hvis ikke andet er bestemt i projektkontrakten, erhverver Nordisk Ministerråd ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til alt, herunder immaterielle rettigheder til materiale og resultater, der er fremkommet under gennemførelse af projektet.

7.1 Publikationer

Alle rettigheder til udgivelse af projektrapporter o.l. tilhører Nordisk Ministerråd.

Opdragstager er ansvarlig for, at de nødvendige aftaler vedrørende udgivelsesret og manuskriptbehandling er indgået med de aktuelle forfattere, således at Nordisk Ministerråds rettigheder ikke hindres eller begrænses heraf. Indtægter fra salg af publikationer tilhører Nordisk Ministerråd.

Nordisk Ministerråd har ret til at lade projektrapporterne oversætte til andre sprog. Placering af forfatternavne mv. på udgivelserne afgøres af Nordisk Ministerråd. Manuskript skal leveres i en form, som er i overensstemmelse med Nordisk Ministerråds retningslinier, som findes i håndbogen: ”Retningslinjer for Nordiske produktioner”. Manuskriptet skal som minimum indeholde et resumé på et nordisk sprog og på engelsk. Opdragstager skal sikre, at ophavsmanden/forfatteren har forpligtet sig til, om fornødent at læse korrektur.

8. Tavshedspligt

Forvaltningsorganet har tavshedspligt om sager, der i henhold til sagens natur bør behandles konfidentielt. Tavshedspligten gælder også efter projektets gennemførelse.

Forvaltningsorganet er forpligtet til at følge de instruktioner vedrørende offentlighed, som Nordisk Ministerråd fastsætter og til at påse, at tilknyttede personer ligeledes forpligtes hertil.

9.  Misligholdelse

Hvis forvaltningsorganet ikke overholder sine forpligtelser, herunder tilsidesætter sine forpligtelser vedrørende leverance af produkter og tjenesteydelser i henhold til projektkontrakten, kan Nordisk Ministerråd kræve udbetalte kontraktmidler tilbagebetalt, uanset om en del af projektet måtte være gennemført. I det omfang Nordisk Ministerråd drager fordel af, at en del af projektet er gennemført, kan Nordisk Ministerråd begrænse tilbagebetalingsforpligtelsen i overensstemmelse hermed.

Hvis slutregnskab indsendes senere end tre måneder efter projektets aftalte sluttidspunkt, har Nordisk Ministerråd ret til at nedsætte den aftalte kontraktsum med 15% for hver måned, som fristen overskrides.

10. Tvister

Enhver tvist som måtte opstå i forbindelse med denne projektkontrakt skal afgøres efter ”Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration)” i overensstemmelse med dansk ret, der er gældende for Nordisk Ministerråds projekter.  Hver part udpeger en voldgiftsmand, medens voldgiftsrettens formand udnævnes af voldgiftsinstituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet eller modtaget underretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler.

11. Opsigelse

Begge parter har ret til at opsige projektkontrakten med 3 måneders varsel. Ved opsigelse af kontrakten finansierer Nordisk Ministerråd højst det, som er gennemført til dette tidspunkt, eller som uundgåeligt må anvendes i forbindelse med afvikling og indstilling af projektets gennemførelse.