Pohjoismaiden ministerineuvoston toiminnan julkisuutta koskevat säännöt

1 § Tarkoitus

1. Sääntöjen tarkoituksena on pyrkiä mahdollisimman suureen avoimuuteen sekä edistää hyvää asiakirjahallintoa Pohjoismaiden ministerineuvoston toiminnassa.

2 § Soveltamisala

1. Toiminnan julkisuutta koskevia sääntöjä sovelletaan, kun joku pyytää tietoa Pohjoismaiden ministerineuvoston, mukaan lukien Pohjoismaiden ministerineuvoston sihteeristön, asiakirjoista.
2. Pohjoismaiden ministerineuvostolla tai ministerineuvostolla tarkoitetaan näissä säännöissä yhteistyöministereitä tai alakohtaisia ministerineuvostoja, virkamieskomiteoita, ohjaus- tai työryhmiä, ministerineuvoston neuvoa antavia elimiä ja vastaavia ministerineuvoston alaisia elimiä.
3. Säännöt eivät koske yhteispohjoismaisia laitoksia.

3 § Julkiset asiakirjat

1. Ministerineuvostoon tai sihteeristöön toimitetut tai niissä laaditut asiakirjat ovat julkisia, ja niistä tulee antaa tieto pyydettäessä, elleivät ne kuulu julkisuussäännöissä mainittujen poikkeusten alaisuuteen.
2. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä tai tallennetta, joka voidaan lukea tai kuunnella tai jonka sisältö voidaan muulla tavoin saada selville ainoastaan teknisten apuvälineiden avulla.
3. Asiakirja katsotaan toimitetuksi ministerineuvostoon tai sihteeristöön, kun se on saapunut ministerineuvostoon, sihteeristöön tai toimivaltaisen viranhaltijan haltuun.
4. Asiakirja katsotaan laadituksi, kun se on lähetetty. Lähettämätön asiakirja katsotaan laadituksi silloin, kun sen sisältämä asia on käsitelty loppuun tai – mikäli asiakirja ei liity tiettyyn asiaan – silloin, kun se on viimeistelty. Diaariin tai muuhun juoksevaan luetteloon tehtyä merkintää pidetään laadittuna asiakirjana sen jälkeen, kun merkintä on tehty. Kokouspöytäkirjat ja päätöspöytäkirjat katsotaan laadituiksi niiden hyväksymisen jälkeen.
5. Ministerineuvoston tai sihteeristön työntekijälle henkilökohtaisesti osoitettu kirje tai muu viesti kuuluu näiden määräysten piiriin, jos asiakirja koskee ministerineuvostolle tai sihteeristölle kuuluvaa asiaa tai muuta kysymystä.

§ 4 Tiedonsaanti julkisista asiakirjoista

1. Kaikilla on oikeus saada sihteeristöltä tietoa julkisen asiakirjan sisällöstä todistamatta henkilöllisyyttään tai ilmoittamatta pyyntönsä syytä.
2. Pyyntö saada tietoa julkisen asiakirjan sisällöstä on määriteltävä riittävän tarkasti siten, että sihteeristö voi selvittää, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.

§ 5 Asiakirjojen luovuttaminen

1. Asiakirja, jonka saa luovuttaa ulkopuoliselle, on pyydettäessä tai mahdollisimman pian luovutettava pyytäjälle maksutta paikan päällä.
2. Julkisesta asiakirjasta kiinnostuneella on myös oikeus saada vahvistettua maksua vastaan tuloste tai kopio asiakirjan niistä osista, jotka voidaan luovuttaa ulkopuolisille. Sähköisestä kopiosta ei saa periä maksua.
3. Jos asiakirjan tietoja ei voida luovuttaa kokonaan, koska ne eivät ole kokonaisuudessaan julkisia, asiakirjan julkisista osista on annettava jäljennös tai kopio.
4. Oikeus saada tietoa julkisesta asiakirjasta ei oikeuta henkilöä pyytämään asiakirjan kääntämistä.

6 § [1] Yleiset poikkeukset

1. Julkisten asiakirjojen tietoja ei saa luovuttaa, jos luovuttamisen voidaan olettaa vahingoittavan

a) jonkin Pohjoismaan tai Ahvenanmaan, Färsaarten tai Grönlannin turvallisuutta tai suhdetta toiseen valtioon tai itsehallintoalueeseen tai valtioidenväliseen järjestöön

b) ministerineuvoston suhdetta johonkin muuhun maahan kuin Pohjoismaahan tai kansainväliseen tai valtioidenväliseen järjestöön

c) pyrkimystä rikosten ehkäisemiseen tai niistä rankaisemiseen

d) yleistä taloudellista etua tai yksityishenkilön yksityisyyden suojaa tai taloudellista suojaa

e) kansallisten viranomaisten seuranta-, tarkastus- tai valvontatoimintaa

e) eläin- tai kasvilajien suojelupyrkimyksiä.

2. Jos kyse on asiakirjasta, joka on toimitettu ministerineuvostolle tai sihteeristölle ja johon tehdystä merkinnästä tai siihen liittyvästä erillisestä viestistä ilmenee, että lähettäjä pitää asiakirjaa sen sisällön perusteella luottamuksellisena, sihteeristön on tarvittaessa oltava yhteydessä lähettäjään ennen päätöstä asiakirjan luovuttamisesta julkisuussääntöjen nojalla.

7 § Sisäinen työaineisto

1. Sisäisestä työaineistosta, kuten muistioista, jotka on laadittu ainoastaan asioiden valmistelun pohjaksi ja joita ei ole lähetetty, ei tarvitse antaa tietoa.
2. Sisäisestä työaineistosta voidaan kuitenkin antaa tietoa niiltä osin kuin aineisto sisältää olennaista tietoja kyseisestä asiasta.

8 § Sihteeristöpalvelut

1. Ministerineuvoston sihteeristötoiminnoissa käsiteltäviä valmistelevia asiakirjoja ja tietoja ei tarvitse luovuttaa.

9 § Hankehakemuksia koskevat asiat

1. Ministerineuvoston hankevarojen hakemuksista ainoastaan hakemusluettelo on julkinen.

10 § Rekrytointia koskevat asiat

1. Rekrytointia koskevissa asioissa vain hakijan nimi, sukupuoli ja kansallisuus ovat julkisia, mikäli hakija ei ole erikseen pyytänyt hakemuksen luottamuksellista käsittelyä.

§ 11 Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin

1. Asiassa, josta ministerineuvosto tai sihteeristö tekee päätöksen suhteessa yksilöön, viranomaiseen tai yritykseen, tulee antaa hakijalle, valitusta tekevälle tai muulle asianomaiselle oikeus saada tietoa asiakirjasta ja asiaan liittyvistä tiedoista, jotka voivat tai ovat voineet vaikuttaa asiankäsittelyyn – mikäli 12 §:n mikään poikkeus ei ole sovellettavissa.

§ 12 Poikkeukset asianosaisen tiedonsaantia koskevaan oikeuteen

1. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin koskee sisäistä työaineistoa vain niiltä osin kuin aineisto sisältää olennaista tietoja kyseisestä asiasta.
2. Rekrytointia koskevissa asioissa asianosaisen oikeus tiedonsaantiin on rajoitettu varsinaisiin asiatietoihin, jotka koskevat tiedonsaantia pyytänyttä osapuolta.
3. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin ei koske ministerineuvoston sihteeristötoiminnoissa käsiteltäviä valmistelevia asiakirjoja ja tietoja.
4. Asiakirjoja tai tietoja ei saa luovuttaa asianomaiselle siltä osin kuin yleisen tai yksityisen edun nimissä on erityisen tärkeää, ettei asiakirjaa tai tietoja paljasteta.

13 § Asiakirjojen kirjaaminen ym.

1. Kun asiakirja on toimitettu ministerineuvostoon tai sihteeristöön tai laadittu siellä, se tulee kirjata viivytyksettä, paitsi jos on selvää, että asiakirja on toiminnan kannalta vähäpätöinen.

2. Kirjauksesta on ilmettävä

a) asiakirjan saapumis- tai laatimispäivä

b) diaarinumero tai muu asiakirjan yksilöintitieto

c) mahdollinen tieto asiakirjan lähettäjästä tai vastaanottajasta

d) asiakirjan sisältö lyhyesti.

Kohtien c) ja d) tiedot voidaan jättää merkitsemättä, mikäli se on tarpeellista rekisterin julkisuuden kannalta.

3. Rekisterin on oltava julkinen.

4. Sihteeristön on säilytettävä asiakirjoja ja arkistoitava ne niin, että julkisuusperiaatetta voidaan noudattaa tarkoituksenmukaisesti.

14 § Dokumentointivelvollisuus

Ministerineuvostolle tai sihteeristölle muulla tavalla kuin asiakirjojen kautta tulevat tiedot, joilla on tai voi olla merkitystä tuloksen kannalta asiassa, josta ministerineuvosto tai sihteeristö päättää suhteessa yksittäiseen henkilöön, viranomaiseen tai yritykseen, tulee merkitä ja kirjata 13 §:n määräysten mukaisesti.

15 § Päätös oikeudesta asiakirjaa koskevaan tiedonsaantiin

1. Pyyntö tiedonsaantiin asiakirjasta on käsiteltävä kiireellisesti. Pyynnön saavuttua sihteeristön on mahdollisimman nopeasti tehtävä arviointi asiakirjaa koskevien tietojen antamisesta.
2. Sihteeristön on tehtävä konkreettinen arviointi tietojen antamisesta jokaisen yksittäisen tapauksen osalta.
3. Harkinnan yhteydessä on arvioitava, onko mahdollista luovuttaa pyydettyä enemmän tietoja sillä edellytyksellä, ettei se ole ristiriidassa julkisuussääntöjen kanssa.
4. Jos pyyntö hylätään, siitä tulee tehdä kirjallinen päätös. Päätöksen on sisällettävä hylkäyksen syyt sekä tietoa päätöksen valitusmahdollisuuksista.

§ 16 Muutoksenhaku

1. Jos sihteeristö hylkää asiakirjan tiedonsaantipyynnön, asia siirtyy pohjoismaisen yhteistyökomitean (NSK) käsiteltäväksi, mikäli tiedonsaannin pyytäjä sitä toivoo.
2. Valitus osoitetaan pohjoismaiselle yhteistyökomitealle, ja sen on saavuttava sihteeristöön viimeistään 21 päivää hylkäävän päätöksen tekemisestä.
3. Pohjoismaisen yhteistyökomitean päätöksistä ei voi valittaa.

17 § Voimaantulo

1. Määräykset astuvat voimaan 29. helmikuuta 2016 samanaikaisesti kuin Pohjoismaiden ministerineuvoston aiemmat julkisuussäännöt kumotaan. Ennen 29. helmikuuta 2016 toimitettujen tai laadittujen asiakirjojen rekisteröintiä koskevat vanhat määräykset.

[1] Muutettu pohjoismaisten yhteistyöministerien 6. syyskuuta 2010 tekemällä päätöksellä; uusi kolmas kappale. Muutos voimaan 1. tammikuuta 2011. [Muutos koskee ehdotuksen 10 §:ää.]