Reglur um aðgengi að gögnum Norrænu ráðherranefndarinnar

Norræna samstarfsnefndin (NSK) samþykkti samkvæmt 43. grein samstarfssamningsins milli Danmerkur, Finnlands, Íslands, Noregs og Svíþjóðar (Helsingfors-samningsins) og með stuðningi 10. greinar k) í starfsreglum fyrir Norrænu ráðherranefndina eftirfarandi reglur um aðgengi að gögnum 29. febrúar 2016.

Kafli 1 Inngangur

1. gr. Markmið

  1. Markmiðið með reglum þessum er að leitast við að skapa eins opinn aðgang og unnt er og stuðla jafnframt að góðri skjalastjórnun í starfsemi Norrænu ráðherranefndarinnar.

2. gr. Gildissvið

  1. Reglur þessar eiga við þegar einhver óskar aðgangs að gögnum hjá Norrænu ráðherranefndinni, þar á meðal á skrifstofu Norrænu ráðherranefndarinnar.
  2. Þegar getið er um Norrænu ráðherranefndina eða ráðherranefndina í reglum þessum er átt við samstarfsráðherrana eða viðkomandi fagráðherranefndir, embættismannanefndir, stýri- og vinnuhópa, ráðgjafarnefndir ráðherranefndarinnar og aðrar sambærilegar stofnanir ráðherranefndarinnar.
  3. Reglurnar um aðgengi að gögnum eiga ekki við um norrænar stofnanir.

 

Kafli 2 Meginreglur um aðgang almennings að gögnum

3. gr. Opinber gögn

  1. Aðgengi skal vera að gögnum sem hafa borist Norrænu ráðherranefndinni eða skrifstofu hennar eða verið stofnuð þar og eru þau undantekningalaust afhent þegar þess er farið á leit eða í samræmi við þessar reglur.
  2. Með gögnum er átt við skrifleg gögn, myndir og upptökur sem hægt er að lesa, hlýða á eða nema á annan hátt með hjálp tækni eingöngu.
  3. Litið er svo á að gögn séu gögn ráðherranefndarinnar eða skrifstofunnar þegar þau eru þangað komin utanfrá eða komin í hendur starfsmanns.
  4. Litið er svo á að gögn séu stofnuð þegar þau hafa verið afgreidd. Gögn sem ekki hafa verið afgreidd teljast stofnuð þegar því máli sem þau varða er lokið eða ef gagni hefur verið breytt eða afgreitt á annan hátt, ef það tengist ekki tilteknu máli. Litið er á minnispunkta í dagbók eða annars konar endurteknar athugasemdir sem stofnað gagn um leið og það hefur verið skráð. Litið er á fundargerð eða ákvarðanir fundar sem stofnað gagn um leið og það er samþykkt.
  5. Þessar reglur gilda um bréf eða önnur tilmæli sem beint er persónulega til starfsmanns skrifstofunnar ef viðkomandi gagn tengist erindi eða málefni sem er til afgreiðslu hjá ráðherranefndinni eða skrifstofunni.

4. gr. Réttur til afnota af aðgengilegum gögnum

  1. Allir eiga rétt á afnotum af innihaldi aðgengilegra gagna á skrifstofunni ráðsins án þess að gera grein fyrir sér eða ástæðu beiðninnar.
  2. Beiðni um afnot af innihaldi opinbers gagns skal vera nægilega nákvæm til þess að skrifstofan geti komist að því um hvaða gagn eða gögn er beðið.

5. gr. Afhending gagna

  1. Gögn sem eiga að vera aðgengileg skulu þegar beiðni berst eða eins fljótt og kostur er verða aðgengileg án þess að gjald sé tekið fyrir.
  2. Einstaklingur sem vill fá afnot af aðgengilegum gögnum getur einnig fengið þau prentuð út eða afrit af þeim gegn föstu gjaldi. Ekki er heimilt að taka gjald fyrir rafræn afrit.
  3. Ef ekki er hægt að afhenda gögn í heild sinni vegna þess að þau eru undanþegin opinberu aðgengi skal gera þá hluta þeirra sem ekki eru undanþegnir aðgengi aðgengilega í útskrift eða afriti.
  4. Rétturinn til afnota af aðgengileg gögnum felur ekki í sér rétt til þess að láta þýða viðkomandi gögn.

 

Kafli 3 Undantekningar frá meginreglum um aðgengi að gögnum

6. gr. [1] Almennar undanþágur

1. Ekki má afhenda upplýsingar úr aðgengilegum gögnum ef gera má ráð fyrir að þær geti verið skaðlegar:

a) öryggi norræns ríkis eða sjálfstjórnarsvæðis, eða tengslum þess við annað ríki eða sjálfstjórnarsvæði, eða við samtök

b) sambandi ráðherranefndarinnar við ríki utan Norðurlanda eða alþjóðleg samtök eða önnur samtök

c) markmiðinu að koma í veg fyrir brot eða hegna fyrir þau

d) almennum fjárhagslegum hagsmunum eða fjárhagslegum hagsmunum einstaklinga

e) starfsemi yfirvalda sem snýr að eftirliti eða skoðun

d) markmiðinu er að varðveita dýra- og plöntutegundir

2. Þegar um er að ræða gögn sem skrifstofan hefur fengið send frá stjórnvaldi, opinberum aðila eða alþjóðastofnun og þau eru merkt af sendanda eða þeim fylgir sérstök tilkynning um að vegna innihalds gagnanna skuli þau vera undanlegin opinberu aðgengi, skal skrifstofan, ef nauðsyn krefur, hafa samráð við sendandann áður tekin er ákvörðun um aðgengi í samræmi við þessar reglur.

7. gr. Vinnugögn

  1. Aðgengi þarf ekki að vera að vinnugögnum sem orðið hafa til innanhúss og eru eingöngu liður í vinnuferli mála og hafa ekki verið formlega afgreidd.
  2. Þó má afhenda vinnugögn ef í þeim er að finna viðbót við upplýsingar sem tengjast viðkomandi verkefni.

8. gr. Afgreiðsla skrifstofu

  1. Gögn og upplýsingar sem skipst er á og tengist þjónustu skrifstofunnar við ráðherranefndina þarf ekki að láta af hendi.

9. gr. Erindi sem varða umsóknir um verkefnastyrki

  1. Hvað varðar umsóknir um styrki frá ráðherranefndinni þá eru aðeins listar yfir umsóknir aðgengilegir.

10. gr. Erindi sem varða ráðningar í störf

  1. Hvað varðar erindi sem tengjast ráðningar í störf eru aðeins upplýsingar um nafn, kyn og þjóðerni opinberar og það aðeins ef umsækjandi hefur ekki óskað með skýrum hætti eftir því að farið sé með umsókn sem trúnaðarmál.

 

Kafli 4 Réttur málsaðila á aðgangi að gögnum

11. gr. Réttur aðila máls til aðgangs að gögnum

  1. Umsækjandi, kvörtunaraðili eða annar aðili máls þar sem ákvörðun ráðherranefndarinnar eða skrifstofunnar varðar einstakling, stjórnvald eða fyrirtæki skal, að því tilskildu að enginn undantekninganna í 12. lið hér að neðan eigi við, eiga rétt aðgangi að gögnum og upplýsingum sem tengjast málinu og hafa eða kunna að hafa haft áhrif á meðferðina.

12. gr. Undantekning frá rétti aðila máls til aðgangs að gögnum

  1. Réttur aðila máls til aðgangs nær til vinnugagna ef í þeim er að finna viðbót við upplýsingar sem tengjast viðkomandi verkefni.
  2. Ef erindið varðar ráðningu í starf er réttur aðila máls takmarkaður við þá hluta málsins sem varðar þann aðila sem óskar eftir aðgengi að gögnunum.
  3. Réttur aðila máls til aðgengis að gögnum nær ekki til gagna og upplýsingar sem fara á milli aðila í tengslum við þjónustu skrifstofunnar við ráðherranefndina.
  4. Gögn eða upplýsingar má ekki afhenda aðila máls sé um að ræða að með tilliti til almennra hagsmuna eða einstakra sé augljóslega mikilvægt að gögnin eða upplýsingarnar séu ekki afhjúpaðar.

 

Kafli 5 Skjalastjórnun

13. gr. Skráning gagna o.fl.

1. Þegar gögn hafa borist ráðherranefndinni skrifstofunni eða hafa verið stofnuð þar skulu þau skráð tafarlaust ef ekki er augljóst að gagnið hafi litla sem enga þýðingu fyrir starfsemina..

2. Í skráningu skal koma fram:

i) dagsetningin þegar gagnið barst eða var stofnað,

ii) dagbókarnúmer eða önnur skráning sem gerir grein fyrir skjalinu,

iii) frá hverjum gagnið er komið eða til hvers það hefur verið sent ef við á,

d) efni skjalsins í stuttu máli.

Sleppa má því sem fram kemur í c) og d) ef nauðsyn krefur til þess að skráningin geti verið opinber..

3. Skráningin skal vera aðgengileg almenningi.

4. Skrifstofan skal varðveita og geyma gögn þannig að þau séu aðgengileg..

14. gr. Skyldur varðandi gögn

Upplýsingar sem ráðherranefndin eða skrifstofan hefur fengið á annan hátt en gegnum gögn og sem hafa eða geta haft þýðingu fyrir niðurstöðu máls þar sem ráðherranefndin eða skrifstofan taka ákvörðun sem varðar einstakling, stjórnvald eða fyrirtæki skal færa til bókar og skrá í samræmi við það sem kveðið er á um í 13. gr.

 

Kafli 6 Verklagsreglur

15. gr. Ákvörðun um afnot af gögnum

  1. Beiðnir um afnot af gögnum skal afgreiða hratt. Þegar slík beiðni hefur borist skal skrifstofan taka afstöðu til hvort afhenda eigi gögnin eins fljótt og auðið er.
  2. Skrifstofan skal í öllum tilvikum kanna beiðnir um aðgang.
  3. Í tengslum við könnunina skal íhuga hvort mögulegt sé að láta af hendi meiri upplýsingar en þær sem beðið er um með þeim skilyrðum að það fari ekki gegn þessum reglum um aðgengi að gögnum.
  4. Sé beiðninni hafnað skal gera skriflega grein fyrir ákvörðuninni. Í ákvörðuninni skal gera grein fyrir rökum fyrir synjun og þar skulu vera upplýsingar um það hvert má áfrýja ákvörðuninni.

16. gr. Leiðir til að kvarta yfir ákvörðunum

  1. Hafi beiðni um aðgengi að gögnum verið hafnað með ákvörðun sem ekki var tekin Norræna samstarfsnefndin (NSK) skal ráðið taka málið til skoðunar ef beiðandi fer þess á leit.
  2. Kvörtun skal senda til Norrænu samstarfsnefndarinnar og skal hún hafa borist skrifstofunni í síðasta lagi 21 degi eftir að ákvörðun um synjun hefur verið tekin.
  3. Ekki er hægt að áfrýja ákvörðun sem tekin er af Norrænu samstarfsnefndinni.

17. gr. Gildistaka

  1. Þessar reglur taka gildi 29. febrúar 2016 um leið og fyrri reglur um aðgengi að gögnum Norrænu ráðherranefndarinnar falla úr gildi. Um gögn sem hafa borist eða verið stofnuð fyrir fyrir 29. febrúar 2016 gilda eldri reglur um skráningu gagna.

 

[1] Breyting með ákvörðun (MR-SAM) 6. september 2010; ný þriðja grein. Breytingin tekur gildi 1. janúar 2011. [Breytingin lýtur að 10. grein tillögunnar]