Persónuverndarstefna

Auk þess aflar Norræna ráðherranefndin persónuupplýsinganna til að taka saman töluleg gögn til nota í starfseminni. Aðeins þeir sem æskja þess fá tölvupósta eða annars konar tilkynningar frá okkur með fréttabréfum og þess háttar. Þú getur hvenær sem er tilkynnt að þú viljir ekki fá frekari útsendingar frá okkur.

Tilganginn með því að afla og vinna persónuupplýsingar má skipta niður í eftirfarandi flokka:

1) Í fyrsta flokknum eru tilteknar persónuupplýsingar sem okkur eru nauðsynlegar til að geta veitt þér þjónustu. Þær geta átt við nafn, heimilisfang, símanúmer og tölvupóstfang, það er að segja nauðsynlegar upplýsingar til að greina um hvern sé að ræða og hvernig hafa megi samband við hann. 

Við getum ekki veitt þjónustu ef við megum ekki fara með slíkar persónuupplýsingar. Viljir þú gerast áskrifandi að norrænu fréttabréfunum, svo að dæmi sé tekið, þarftu að samþykkja vinnslu persónuupplýsinga um þig sem gætu til að mynda varðað tölvupóstfang því tengdu. Ástæðan fyrir vinnslunni getur einnig verið af öðrum toga, til dæmis vegna efnda á skuldbindingum eða lagaskyldu um að skrá og varðveita ákveðnar persónuupplýsingar. Sem dæmi má nefna persónuupplýsingar til að fullnægja skilyrðum laga um skattheimtu og bókhald.

2) Í öðrum flokki eru tilteknar persónuupplýsingar sem okkur finnst gott að hafa til að geta undirbúið þjónustuframboð okkar og lagað upplýsingamiðlunina nákvæmlega að þeim þörfum notenda.
Undir þetta fellur meðal annars öflun persónuupplýsinga um umferð á heimasíðunni, þar með talið IP-tölur og vistun á vefkökum (cookies) á notendatölvunni. Þetta kann að vera nauðsynlegt til að heimasíða okkar nýtist eins og hún á að nýtast. NORRÆNA RÁÐHERRANEFNDIN hefur sett sér sérstakar vefkökureglur sem koma fram á heimasíðunni.

Persónuupplýsingarnar í flokki tvö eru ekki nauðsynlegar, strangt til tekið, til að við getum veitt þjónustu. Þess vegna er óskað eftir samþykki þínu fyrir öflun og vinnslu þessara persónuupplýsinga. Forsenda vinnslu í þessu samhengi er því samþykki þitt. Samþykkið er frjálst og sé það veitt má hvenær sem er afturkalla það með því að hafa samband við okkur, sjá kaflann um samskiptaupplýsingar neðst í persónuverndarstefnu okkar.

Ef við viljum nota persónuupplýsingarnar til annars en við öfluðum þeirra í samræmi við samþykki þitt, óskum við ávallt eftir endurnýjuðu samþykki, ef farið er út fyrir „ramma“ upphaflegs tilgangs. Þetta er gert áður en farið er að nota þær og við upplýsum samtímis um ástæðurnar fyrir því.

Við leggjum mat á hvenær við teljum ekki lengur vera þörf á persónuupplýsingunum. Við afmáum persónuupplýsingarnar þegar við þurfum ekki lengur á þeim að halda í þeim tilgangi sem við öfluðum þeirra.

Í sumum tilvikum eigum við að varðveita persónuupplýsingar í að minnsta kosti fimm ár samkvæmt lögum, meðal annars bókhaldslögum. Það eru til að mynda persónuupplýsingar sem eru notaðar við útgáfu reikninga svo að við getum reiknað út skatta og virðisaukaskatt og skjalsett það gagnvart yfirvöldum, þar með talið samninga og fleira.

Aðrar persónuupplýsingar sem tengjast málsmeðferð í norrænni starfsemi verða skráðar í viðkomandi máli í samræmi við almennar opinberar réttarreglur. Aðeins viðeigandi og nauðsynlegar persónuupplýsingar verða skráðar við mál. Þegar afgreiðslu máls er lokið er ekki unnt að afmá persónuupplýsingarnar. Eftir það verða persónuupplýsingarnar afhentar ríkisskjalasafninu í samræmi við ákvæði laga um skjalasöfn og í kjölfarið verða þær lögformlega afmáðar hjá Norrænu ráðherranefndinni.

Við afhendum ekki öðrum persónuupplýsingar nema:

· það sé nauðsynlegt að lögum eða

· við höfum fengið samþykki viðkomandi fyrir því eða

· það sé liður í vinnslu persónuupplýsinga sem við höfum falið öðrum innan ESB, EES eða áreiðanlegs þriðja lands

Að því marki sem lög leyfa getum við miðlað persónuupplýsingum annað hvort í því skyni að vernda eða nýta okkur réttindi okkar. Slíkt gæti til dæmis átt við í tengslum við forvirkar aðgerðir gegn svikum eða annarri refsiverðri háttsemi.

Þú átt rétt á að vita um vinnslu okkar á persónuupplýsingum um þig, þar með talið vitneskju um þann flokk persónuupplýsinga sem vinnslan fellur undir og hvaðan upplýsingarnar eru komnar, tilganginn með vinnslunni og, sé þess kostur, hve lengi persónuupplýsingarnar verða varðveittar. Við afhendum afrit af þeim persónuupplýsingum sem unnið er með. Við vekjum athygli á að upplýsingarétturinn kann að vera takmarkaður vegna hagsmuna annarra af vernd persónuupplýsinga.

Þú átt rétt á að rangar persónuupplýsingar í okkar vörslu séu leiðréttar.

Þú getur hvenær sem er krafist þess að persónuupplýsingar um þig í okkar vörslu verði afmáðar. Ef ekki er lengur tilgangur með vörslu persónuupplýsinganna afmáum við þær svo fljótt sem kostur er eftir að ósk þín þar um berst.

Farir þú fram á að Norræna ráðherranefndin leiðrétti eða afmái persónuupplýsingar um þig, sem nefndin hefur aflað, eða óskir þú þess að fá ekki frekari sendingar frá okkur, geturðu sent okkur erindi á eftirfarandi tölvupóstfang: personoplysninger@norden.org

Þú átt hvenær sem er rétt á að óska eftir því að við takmörkum vinnslu persónuupplýsinga um þig.

Þú átt hvenær sem er rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga um þig. Komi fram andmæli tökum við afstöðu til þeirra svo fljótt sem kostur er.

Þú getur hvenær sem er afturkallað það (eða þau) samþykki sem þú hefur veitt okkur.

Þú átt rétt á vitneskju um framsendingu persónuupplýsinga til lands utan ESB og EES. Rétt er að taka fram að við framsendum ekki persónuupplýsingar til landa utan ESB og EES að ákveðnum vinnsluaðilum í Bandaríkjunum undanskildum sem hafa gengist undir fyrirkomulag á flutningi persónuupplýsinga til Bandaríkjanna, EU-US Privacy Shield.   

Við getum upplýst að við hvorki gerum persónusnið né tökum sjálfvirkar ákvarðanir.

Í þessu felst meðal annars að persónuupplýsingar eru ekki aðgengilegar öðrum starfsmönnum en þeim sem þurfa að nota þær. Í reglunum um upplýsingaöryggi er einnig kveðið á um reglulega þjálfun starfsmanna í réttri meðferð persónuupplýsinga og eftirlit með því að þeir virði reglurnar.

Nýjar upplýsingatæknilegar ráðstafanir vernda kerfin okkar.

Eins og komið er fram höfum við gripið til fjölda ráðstafanna til að tryggja öryggi persónuupplýsinga. Verði eigi að síður frávik í upplýsingatæknikerfum okkar eða öryggisráðstöfunum, sem setja réttindi þín og friðhelgi í mikla hættu, verður þér gert viðvart án óþarfa tafar.