Pohjoismaiden neuvoston sihteeristön työjärjestys

Puheenjohtajisto on tehnyt päätöksen Pohjoismaiden neuvoston sihteeristön työjärjestyksestä 7. syyskuuta 2021. Työjärjestys korvaa Pohjoismaiden neuvoston sihteeristön ohjesäännön, joka on päivätty 10. kesäkuuta 1997, sekä asiakirjan ”Delegering til rådsdirektören”, joka on päivätty 25. syyskuuta 2001.

§ 1

Sihteeristö on perustettu Islannin, Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan yhteistyösopimuksen nojalla (Helsingin sopimus). Sihteeristön työn perustana ovat Helsingin sopimus, Ahvenanmaan asiakirja, muut pohjoismaiset sopimukset ja Pohjoismaiden neuvoston työjärjestys. Sihteeristö avustaa Pohjoismaiden neuvostoa sen työssä.

§ 2

Sihteeristö sijaitsee Kööpenhaminassa, ja sitä johtaa neuvoston johtaja.

§ 3

Puheenjohtajisto toimii neuvoston johtajan ja sihteeristön hallituksena. Puheenjohtajisto palkkaa neuvoston johtajan.

§ 4

Neuvoston johtaja päättää organisaatiosta, toiminnasta ja henkilöstöstä Pohjoismaiden neuvoston sihteeristön työjärjestyksen, sääntöjen, toimintasuunnitelmien ja budjetin puitteissa. Suuret organisatoriset muutokset, periaatepäätökset ja poliittisesti erityisen kiinnostavat päätökset esitetään puheenjohtajistolle.

§ 5

Neuvoston johtaja toimii sihteeristön henkilöstön johtajana ja päättää sisäisestä työnjaosta. Neuvoston johtaja palkkaa Pohjoismaiden neuvoston sihteeristön henkilökunnan. Pohjoismaiden neuvoston johtaja on vastuussa siitä, että työntekijöillä on turvallinen, terve ja kehittävä työympäristö. Työntekijöitä palkattaessa on pyrittävä hyväksyttävän kattavaan edustukseen kaikista Pohjoismaista ja tasapuoliseen sukupuolijakaumaan.

§ 6

Neuvoston johtajalla on velvollisuus informoida puheenjohtajistoa valtuuksiensa puitteissa tekemistään toimista.

§ 7

Sihteeristön päätehtävänä on:

a) valmistella asiat Pohjoismaiden neuvoston käsiteltäväksi ja hoitaa muita puheenjohtajiston, valiokuntien ja komiteoiden työhön liittyviä tehtäviä yhteistyössä pohjoismaisten valtuuskuntasihteeristöjen ja puolueryhmäsihteeristöjen kanssa,

b) koordinoida ja johtaa pohjoismaisten valtuuskuntasihteeristöjen ja puolueryhmäsihteeristöjen kanssa tiivistä ja jatkuvaa yhteistyötä Pohjoismaiden neuvoston asioissa ja toiminnassa sekä muiden pohjoismaiden asioiden hoitamisessa,

c) toimeenpanna tehdyt päätökset ja huolehtia niiden seurannasta,

d) laatia toimintasuunnitelmat ja budjetti ja seurata toimintasuunnitelmien ja budjetin toteutumista,

e) hallinnoida Pohjoismaiden neuvoston taloutta taloussääntöä noudattaen,

f) tehdä aloitteita ja ehdotuksia uusiksi aloitteiksi Pohjoismaiden neuvoston ja sen sihteeristön työn parantamiseksi ja vahvistamiseksi,

g) koordinoida yhteistyötä Pohjoismaiden parlamenttien kanssa,

h) koordinoida yhteistyötä muiden parlamenttien, kansainvälisten organisaatioiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa Pohjoismaiden neuvoston kansainvälisen strategian mukaan,

i) koordinoida yhteistyötä Nuorten Pohjoismaiden neuvoston kanssa,

j) tehdä yhteistyötä Pohjoismaiden ministerineuvoston sihteeristön kanssa hallinnollisissa tehtävissä silloin kun siitä on etua, sekä seurata poliittisia asioita,

k) kertoa Pohjoismaiden neuvostosta ja sen työstä Pohjoismaissa ja niiden ulkopuolella,

l) hoitaa muita Pohjoismaiden neuvoston tai sen puheenjohtajiston päättämiä tehtäviä.

§ 8

Sihteeristö voi ottaa yhteyttä kansallisiin viranomaisiin, pohjoismaisiin ja kansainvälisiin yhteistyöelimiin, kansainvälisiin organisaatioihin ja muihin asiaan liittyviin yhteistyökumppaneihin vaihtaakseen 7 §:ssä mainittujen tehtävien hoidossa tarvittavaa välttämätöntä tietoa.

§ 9

Sihteeristön tilivuosi on kalenterivuosi. Tanskan valtiontilintarkastajat tarkastavat sihteeristön tilinpäätökset.

§ 10

Sihteeristön tulee noudattaa asiakirjojen julkisuusperiaatetta puheenjohtajiston päättämiä sääntöjä noudattaen ja oikeudellista asemaa koskevan sopimuksen mukaisesti.

§ 11

Pohjoismaiden neuvoston työntekijät eivät voi osallistua sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee heitä itseään tai heidän läheisiään.

§ 12

Henkilöstön työsuhdetta koskevat ehdot päättää puheenjohtajisto voimassa olevan oikeudellista asemaa koskevan sopimuksen määräysten mukaan keskusteltuaan henkilöstön edustajien kanssa. Oikeudellista asemaa koskeva sopimus säätelee henkilöstön muodollista juridista asemaa.

§ 13

Neuvoston johtajan tulee henkilöstöä koskevissa kysymyksissä keskustella henkilöstön edustajien kanssa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ennen ehdotuksen viemistä puheenjohtajistolle tai ennen kuin neuvoston johtaja tekee asiassa päätöksensä. Henkilöstön edustajille on tarvittaessa järjestettävä mahdollisuus tavata puheenjohtajisto ja keskustella sen kanssa henkilöstöä koskevista asioista.

§ 14

Työjärjestys tulee voimaan samana päivänä kun puheenjohtajisto sen hyväksyy.