Forretningsorden for Nordisk Råds sekretariat
Forretningsordenen for Nordisk Råds sekretariat blev vedtaget af Præsidiet den 7. september 2021.
Forretningsordenen erstatter Instruks for Nordisk Råds sekretariat fra 10. juni 1997, samt Delegering til rådsdirektøren fra 25 september 2001.
§ 1
Sekretariatet er oprettet med hjemmel i samarbejdsaftalen – Helsingforsaftalen – mellem Danmark, Finland, Island, Norge og Sverige.
Sekretariatets arbejde baseres på Helsingforsaftalen, Ålandsdokumentet, andre nordiske aftaler og forretningsordenen for Nordisk Råd.
Sekretariatet bistår Nordisk Råd i dets arbejde.
§ 2
Sekretariatet er placeret i København og ledes af en rådsdirektør.
§ 3
Præsidiet er styre for rådsdirektøren og sekretariatet.
Præsidiet ansætter rådsdirektøren.
§ 4
Rådsdirektøren beslutter organisation, virksomhed og bemanding indenfor Nordisk Råds sekretariats forretningsorden, reglementer, handlingsplaner og budget.
Større organisatoriske ændringer, principielle beslutninger og beslutninger af særlig politisk interesse forelægges for Præsidiet.
§ 5
Rådsdirektøren leder sekretariatets personale og beslutter om den interne arbejdsfordeling.
Rådsdirektøren ansætter Nordisk Råds sekretariats personale.
Rådsdirektøren har ansvaret for at medarbejderne har et sikkert, sundt og udviklende arbejdsmiljø.
Ved ansættelser bør der tilstræbes rimelig repræsentation fra samtlige nordiske lande og en jævn kønsmæssig fordeling.
§ 6
Rådsdirektøren har informationspligt i forhold til Præsidiet for så vidt angår udførelsen af sine fuldmagter.
§ 7
Sekretariatets hovedopgaver er:
a) At forberede behandlingen af sager i Nordisk Råd, og at udføre andre opgaver i tilknytning til Præsidiet, udvalgenes og komitéernes virksomhed, i samråd med de nordiske delegationssekretariater og partigruppesekretariater,
b) At koordinere og lede et tæt og løbende samarbejde med de nordiske delegationssekretariater og partigruppesekretariater om behandling af sager og virksomheden i Nordisk Råd samt andre nordiske sager,
c) At iværksætte og følge op på de beslutninger som træffes,
d) At udføre handlingsplaner og budget, og følge op på handlingsplaner og budget,
e) At administrere Nordisk Råds økonomi i overensstemmelse med Økonomireglementet,
f) At tage, og komme med forslag til, nye initiativer for at forbedre og styrke sekretariatet og Nordisk Råd,
g) At koordinere samarbejde med de nordiske parlamenter,
h) At koordinere samarbejde med andre parlamenter, internationale organisationer og samarbejdspartner i forhold til Nordisk Råds internationale strategi,
i) At koordinere samarbejde med Ungdommens Nordisk Råd,
j) At samarbejde med Nordisk Ministerråds sekretariat, herunder om administrative opgaver, når det er en fordel, og om opfølgning af politiske sager,
k) At informere om Nordisk Råd og Nordisk Råds arbejde i og udenfor Norden,
l) At udføre andre opgaver som Nordisk Råd eller Præsidiet beslutter.
§ 8
Sekretariatet kan tage kontakt til nationale myndigheder, nordiske og internationale samarbejdsorganer, internationale organisationer og andre relevante samarbejdspartner, for at udveksle de oplysninger, som er nødvendige for at udføre de opgaver som er nævnt i § 7.
§ 9
Sekretariatets regnskabsår er kalenderåret.
Revision af sekretariatets regnskaber foretages af den danske rigsrevision.
§ 10
Sekretariatet skal praktisere dokumentoffentlighed i overensstemmelse med regler fastsat af Præsidiet i overensstemmelse med retsstillingsaftalen.
§ 11
Medarbejdere i Nordisk Råds sekretariat kan ikke deltage i behandling af en sag, som direkte påvirker medarbejderen eller nærtstående hos medarbejderen.
§ 12
Personalets ansættelsesvilkår fastsættes af Præsidiet i overensstemmelse med bestemmelserne i den gældende retstillingsaftale efter drøftelser med repræsentanter for personalet.
Retstillingsaftalen regulerer sekretariatets og personalets formelle juridiske status.
§ 13
Rådsdirektøren skal i spørgsmål, som angår personalet, drøfte med repræsentanter for personalet så tidlig som muligt, før forslag lægges frem for Præsidiet eller beslutning træffes af rådsdirektøren.
Repræsentanter for personalet skal ved behov gives mulighed for at møde Præsidiet for at drøfte spørgsmål som angår personalet.
§ 14
Forretningsordenen træder i kraft den dag den godkendes af Præsidiet.