Starfsreglur fyrir skrifstofu Norðurlandaráðs

Starfsreglur skrifstofu Norðurlandaráðs voru samþykktar af forsætisnefnd 7. september 2021.
Starfsreglurnar koma í stað Fyrirmæla fyrir skrifstofu Norðurlandaráðs dags. 10. júní 1997 og Framsals valds til framkvæmdastjóra ráðsins dags. 25. september 2001.

1. gr.

Skrifstofan er stofnuð með heimild í samstarfssamningi – Helsingforssamningnum – milli Danmerkur, Finnlands, Íslands, Noregs og Svíþjóðar.
Starfsemi skrifstofunnar byggir á Helsingforssamningnum, Álandseyjaskjalinu, öðrum norrænum samningum og starfsreglum Norðurlandaráðs.
Skrifstofan aðstoðar Norðurlandaráð í störfum þess.

2. gr.

Skrifstofan er staðsett í Kaupmannahöfn og starfar undir stjórn framkvæmdastjóra ráðsins.

3. gr.

Forsætisnefnd er stjórn framkvæmdastjóra og skrifstofu ráðsins.
Forsætisnefnd ræður framkvæmdastjóra ráðsins.

4. gr.

Framkvæmdastjóri ráðsins ákveður skipulag, starfsemi og mönnun skrifstofu Norðurlandaráðs innan ramma starfsreglna, reglugerða, framkvæmdaáætlana og fjárhagsáætlunar hennar.
Meiri háttar skipulagsbreytingar, meginákvarðanir og ákvarðanir með sérstakt pólitískt vægi eru lagðar fyrir forsætisnefnd.

5. gr.

Framkvæmdastjóri ráðsins gefur starfsfólki skrifstofunnar fyrirmæli og ákveður verkaskiptingu innan hennar.
Framkvæmdastjóri ráðsins ræður starfsfólk skrifstofu Norðurlandaráðs. 
Framkvæmdastjóra Norðurlandaráðs er skylt að sjá til þess að starfsmenn skrifstofunnar búi við öruggt, heilnæmt og þroskandi starfsumhverfi.
Við mannaráðningar skal leitast við að skipting sé sanngjörn milli allra norrænu landanna og að kynjaskipting sé jöfn.

6. gr.

Framkvæmdastjóri ráðsins hefur upplýsingaskyldu gagnvart forsætisnefnd um hvernig hann vinnur samkvæmt því umboði sem honum er veitt.

7. gr.

Meginverkefni skrifstofunnar eru:

a) Að undirbúa afgreiðslu mála í Norðurlandaráði og leysa önnur verkefni sem tengjast störfum forsætisnefndar, fagnefnda og annarra nefnda í samráði við skrifstofur norrænu landsdeildanna og flokkahópanna;

b) Að samræma og leiða náið og reglulegt samstarf við skrifstofur norrænu landsdeildanna og flokkahópanna um afgreiðslu mála og starfsemi Norðurlandaráðs auk annarra norrænna mála;

c) Að hrinda í framkvæmd og fylgja eftir ákvörðunum sem teknar eru;d) Að vinna framkvæmdaáætlanir og fjárhagsáætlun og fylgja framkvæmdaáætlunum og fjárhagsáætlun eftir;

e) Að hafa umsjón með fjármálum Norðurlandaráðs í samræmi við Fjárhagsreglurnar;

f) Að eiga og leggja til ný frumkvæði að því að bæta og efla skrifstofuna og Norðurlandaráð;

g) Að samhæfa samstarf við norrænu þjóðþingin;

h) Að samhæfa samstarf við önnur þjóðþing, alþjóðleg samtök og samstarfsaðila í samræmi við stefnu Norðurlandaráðs í alþjóðamálum;

i) Að samræma samstarf við Norðurlandaráð æskunnar;

j) Að eiga samstarf við skrifstofu Norrænu ráðherranefndarinnar, meðal annars um stjórnsýsluverkefni þegar það er kostur og um eftirfylgni með pólitískum málum;

k) Að sinna fræðslu um Norðurlandaráð og störf Norðurlandaráðs innan Norðurlanda og utan þeirra;

l) Að sinna öðrum verkefnum sem Norðurlandaráð eða forsætisnefnd ákveða.

8. gr.

Skrifstofunni er heimilt að leita til yfirvalda í löndunum, norrænna og alþjóðlegra samstarfsstofnana, alþjóðastofnana og annarra viðeigandi samstarfsaðila í þeim tilgangi að skiptast á upplýsingum sem nauðsynlegar eru til þess að sinna þeim verkefnum sem getið er um í 7. gr.

9. gr.

Reikningsár skrifstofunnar er hið sama og almanaksárið.
Endurskoðun reikninga skrifstofunnar fer fram hjá dönsku ríkisendurskoðuninni.

10. gr.

Skrifstofan á að framfylgja reglum um aðgang að opinberum gögnum sem forsætisnefndin setur í samræmi við réttarstöðusamninginn.

11. gr.

Starfsfólki skrifstofu Norðurlandaráðs er óheimilt að koma að afgreiðslu mála sem hafa bein áhrif á viðkomandi starfsfólk eða nána aðstandendur starfsfólksins.

12. gr.

Forsætisnefnd ákveður ráðningarkjör starfsfólks í samræmi við ákvæði í gildandi réttarstöðusamningi eftir viðræður við fulltrúa starfsfólks.
Réttarstöðusamningurinn kveður á um formlega lagalega stöðu skrifstofunnar og starfsfólks hennar.

13. gr.

Framkvæmdastjóra ráðsins ber að ræða við fulltrúa starfsfólks um mál er varða starfsfólkið eins skjótt og unnt er áður en tillaga er lögð fyrir forsætisnefnd eða framkvæmdastjórinn tekur ákvörðun.
Fulltrúum starfsfólks skal gefinn kostur ef þörf krefur á að eiga fund með forsætisnefnd til að ræða málefni sem varða starfsfólkið.

14. gr.

Starfsreglur þessar taka gildi sama dag og þær eru samþykktar í forsætisnefnd.