Tietosuojaperiaatteet

Tietosuojaperiaatteista voit lukea henkilötietojesi käsittelystä ja oikeuksistasi sivustomme käyttäjänä.

Kiitos vierailusta sivustossamme. Palveluidemme käyttäjien yksityisyyden suojeleminen ja kunnioittaminen on meille tärkeää. Tavoitteenamme on käsitellä henkilötietojasi moitteettomasti ja tarkoituksenmukaisesti, jotta voisit käyttää palveluitamme turvallisin mielin. Noudatamme tiukkoja eettisiä periaatteita ja olemme määritelleet tarkat sisäiset menettelytavat, joilla taataan henkilötietojesi paras mahdollinen käsittely. Alla olevista tietosuojaperiaatteistamme voit lukea henkilötietojesi käsittelyehdoista ja oikeuksistasi sivustomme käyttäjänä.

Jos sinulla on periaatteisiin liittyviä kysymyksiä tai kommentteja, ota meihin yhteyttä.

Keitä me olemme?

Virallista pohjoismaista yhteistyötä tehdään hallitusten yhteistyöelimessä Pohjoismaiden ministerineuvostossa sekä parlamentaarikkojen yhteistyöelimessä Pohjoismaiden neuvostossa. Yhteistyötä johtavat pohjoismaiset yhteistyöministerit sekä valitut parlamentaarikot.

Jos olet meihin yhteydessä, keräämme sinusta useita tietoja virallisen pohjoismaisen yhteistyön käyttöön.

Alla olevissa valikkokohdissa kerromme tarkemmin siitä, mitä tietoja keräämme, miksi keräämme niitä, miten pyrimme suojelemaan tietojasi, mistä tietoja kerätään ja mitä oikeuksia sinulla on tässä yhteydessä.

Mitä henkilötiedot ovat?

Henkilötiedoilla tarkoitetaan monia asioita, kuten

nimeä, osoitetta ja puhelinnumeroa. Henkilötiedoiksi voidaan katsoa myös kuva tai IP-osoite.

Henkilötiedoiksi katsotaan kaikki tiedot, joita voidaan käyttää henkilön tunnistamiseen. Se, katsotaanko jokin tieto henkilötiedoksi, ei siten riipu vain tiedosta itsestään.

Jos henkilö ei ole tunnistettavissa yksittäisistä henkilötiedoista vaan niitä yhdistelemällä, tiedot katsotaan silloinkin henkilötiedoiksi.

Keräämme henkilötietoja monin tavoin

Henkilötiedoilla tarkoitetaan monia asioita, kuten

nimeä, osoitetta ja puhelinnumeroa. Henkilötiedoiksi voidaan katsoa myös kuva tai IP-osoite.

Henkilötiedoiksi katsotaan kaikki tiedot, joita voidaan käyttää henkilön tunnistamiseen. Se, katsotaanko jokin tieto henkilötiedoksi, ei siten riipu vain tiedosta itsestään.

Jos henkilö ei ole tunnistettavissa yksittäisistä henkilötiedoista vaan niitä yhdistelemällä, tiedot katsotaan silloinkin henkilötiedoiksi.

Käsittelemme henkilötietojasi monin tavoin

Tästä osiosta voit lukea seuraavista asioista:

Keräämme ja käytämme henkilötietojasi tiettyihin tarkoituksiin

Pohjoismaiden ministerineuvosto kerää henkilötietojasi voidakseen vastata tiedusteluusi tai toimittaa sinulle tietyn palvelun, ilmoittaa sinut tietyn palvelun käyttäjäksi sekä lähettää sinulle uutiskirjeitä ja muita tietoja toiminnastamme ja palveluistamme, mikäli olet niitä pyytänyt.

Pohjoismaiden ministerineuvosto kerää henkilötietojasi myös sisäistä tilastointia varten. Lähetämme sähköpostia ja muita viestejä, kuten uutiskirjeitä, vain niitä pyytäneille henkilöille. Voit milloin tahansa ilmoittaa, että et enää halua saada viestejä meiltä.

Henkilötietojesi keruu- ja käyttötarkoitukset voidaan jakaa seuraaviin ryhmiin:

1) Ensimmäiseen henkilötietoryhmään kuuluu henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä palveluidemme toimittamiseksi. Näitä ovat esimerkiksi tunniste- ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Jos emme voi käsitellä näitä tietoja, emme myöskään voi toimittaa sinulle palveluitamme. Jos haluat esimerkiksi tilata pohjoismaisia uutiskirjeitä, sinun on annettava suostumus esimerkiksi sähköpostiosoitteesi tai muiden henkilötietojen käsittelyyn tätä tarkoitusta varten. Meillä voi olla myös jokin muu käsittelyperuste, kuten sopimuksen tai lainsäädännön noudattaminen, joka edellyttää tiettyjen henkilötietojen kirjaamista ja säilyttämistä. Esimerkkeinä voidaan mainita verolainsäädännön ja kirjanpitolain noudattamiseksi vaadittavat henkilötiedot.

2) Toiseen henkilötietoryhmään kuuluvat henkilötiedot, joita keräämme palveluidemme ja viestintämme parantamiseksi ja voidaksemme tarjota sinulle tarvitsemiasi palveluita. Tähän sisältyvät sivustomme käyttöön liittyvät tiedot, kuten IP-osoitteet ja evästeiden tallentaminen tietokoneellesi. Evästeiden tallentaminen voi olla välttämätöntä, jotta sivusto toimisi oikealla tavalla. Pohjoismaiden ministerineuvostolla on erillinen evästekäytäntö, joka on julkaistu sivustossa.

Ryhmään 2 sisältyvät henkilötiedot eivät ole ehdottoman välttämättömiä palveluidemme toimittamiseksi. Siksi pyydämme sinulta suostumusta näiden henkilötietojen keruuseen ja käyttöön. Käsittelyperusteena on tässä tapauksessa antamasi suostumus. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista, ja sen voi milloin tahansa perua ottamalla meihin yhteyttä, ks. jäljempänä olevat yhteystiedot.

Jos haluamme käyttää henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin mihin alun perin annoit suostumuksesi, pyydämme aina uutta suostumusta. Pyydämme suostumusta ennen käsittelytarkoituksen muuttamista ja kerromme sinulle samalla muutoksen perusteista.

Tarpeettomiksi käyneet henkilötiedot poistetaan

Tietojesi mahdollinen tarpeettomuus ratkaistaan tarveharkinnalla. Tiedot poistetaan, mikäli niitä ei enää tarvita alkuperäiseen käsittelytarkoitukseen.

Joitakin henkilötietoja on säilytettävä kirjanpito- ja muun lainsäädännön mukaan vähintään viisi vuotta. Esimerkkeinä ovat laskutukseen liittyvät henkilötiedot, joita tarvitaan verojen ja arvonlisäveron maksamiseen sekä sen dokumentoimiseen viranomaisille, ml. sopimukset.

Muut henkilötiedot, jotka liittyvät virallisessa pohjoismaisessa yhteistyössä käsiteltäviin asioihin, diarioidaan yleisten julkisoikeudellisten periaatteiden mukaisesti asiakohtaisesti. Diaariin merkitään vain oleelliset ja välttämättömät henkilötiedot. Kun asia on suljettu, henkilötietoja ei voida poistaa. Henkilötiedot siirretään arkistolain määräysten mukaisesti Tanskan valtionarkistoon, minkä jälkeen Pohjoismaiden ministerineuvostossa tehdään juridinen poisto.

Luovutamme henkilötietojasi seuraavissa tilanteissa

Emme luovuta henkilötietojasi muille,

· ellei se ole välttämätöntä lainsäädännön noudattamiseksi

· ellet ole antanut siihen suostumustasi

· ellei se ole osa palvelua, jonka hankimme EU:ssa, Etassa tai turvallisessa kolmannessa maassa toimivalta henkilötietojen käsittelijältä.

Voimme luovuttaa henkilötietoja lain sallimissa rajoissa joko oikeuksiemme suojelemiseksi tai toteuttamiseksi. Esimerkkinä voidaan mainita petoksen tai muun rikoksen ehkäisy.

Omat oikeutesi

Tästä osioista voit lukea henkilötietojesi käsittelyyn liittyvistä oikeuksista. Sinulla on muun muassa seuraavat oikeudet:

Oikeus päästä henkilötietoihisi ja saada niistä kopio

Sinulla on oikeus tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja, ml. käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietojen alkuperä. Lisäksi sinulla on oikeus tietää käsittelytarkoitus ja mahdollisuuksien mukaan myös henkilötietojesi säilytysaika. Toimitamme käsittelemistämme henkilötiedoista kopion. Huomaathan, että oikeutta päästä henkilötietoihin voi rajoittaa tarve suojella muiden henkilöiden henkilötietoja

Oikeus henkilötietojesi oikaisemiseen tai poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia hallussamme olevien virheellisten sinua koskevien henkilötietojen oikaisemista.

Sinulla on milloin tahansa oikeus vaatia hallussamme olevien sinua koskevien henkilötietojen poistamista. Mikäli henkilötietojen säilyttämiseen ei ole enää aihetta, poistamme ne pyynnöstäsi mahdollisimman pian.

Jos haluat Pohjoismaiden ministerineuvoston oikaisevan tai poistavan keräämiään sinua koskevia henkilötietoja tai jos et enää halua saada meiltä viestejä, voit lähettää siitä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen personoplysninger@norden.org.

Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista

Voit milloin tahansa pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus vastustaa tietojenkäsittelyä

Voit milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Otamme tällöin pikimmiten kantaa vaatimukseesi.

Oikeus peruuttaa suostumus

Voit milloin tahansa peruuttaa meille antamasi suostumuksen tai suostumukset.

Oikeus vaatia tietoa henkilötietojen siirrosta EU:n ja Etan ulkopuolisiin maihin ja organisaatioihin

Sinulla on oikeus tietää, siirrämmekö henkilötietojasi EU:n ja Etan ulkopuolisiin maihin. Voimme vahvistaa, että emme siirrä henkilötietojasi EU:n ja Etan ulkopuolisiin maihin. Poikkeuksena ovat yksittäiset Yhdysvalloissa toimivat henkilötietojen käsittelijät, jotka kuuluvat Privacy Shield -järjestelyyn.   

Oikeus vastustaa profilointia ja automaattisten päätösten tekemistä

Voimme vahvistaa, että emme harjoita profilointia tai tee automaattisia päätöksiä.

Jos haluat lisätietoja tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä. Yhteystiedot ovat jäljempänä.

Valittaminen

Teemme kaikkemme, jotta henkilötietojasi käsiteltäisiin turvallisesti ja oikeuksiasi suojeltaisiin mahdollisimman hyvin. Käymme sen vuoksi säännöllisesti läpi prosessimme ja henkilötietojen käsittelykäytännöt.

Jos koet, että emme ole käsitelleet yhteydenottoasi ja huolehtineet oikeuksistasi lainsäädännön mukaisesti, pyydämme lähettämään asiasta sähköpostia. Kirjoita aihekenttään ”Valitus”.

Lähetä viesti osoitteeseen personoplysninger@norden.org.

Jos koet edelleen, että emme ole käsitelleet yhteydenottoasi ja huolehtineet oikeuksistasi lainsäädännön mukaisesti, voit valittaa asiasta Tanskan tietosuojavaltuutetulle:

Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Puhelin +45 3319 3200 www.datatilsynet.dk

Miten henkilötietojasi säilytetään?

Olemme velvollisia suojelemaan henkilötietojasi. Sitä edellyttävät lainsäädännön lisäksi myös omat sisäiset eettiset sääntömme.

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvallisuusjärjestelyjä, joilla pyritään estämään luvaton pääsy säilyttämiimme henkilötietoihin. Tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietoja ei tuhota, muuteta, julkisteta tai käytetä muulla tavoin väärin.

Tästä osiosta voit lukea seuraavista asioista:

Meillä on sisäiset tietoturvasäännöt, joihin sisältyy suuntaviivoja ja menettelytapoja

Tietoturvasäännöistä voidaan mainita esimerkkinä, että henkilötiedot ovat vain niitä tarvitsevien työntekijöiden käytettävissä. Sääntöihin sisältyy myös se, että annamme henkilöstölle säännöllisesti koulutusta henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä ja valvomme sääntöjen noudattamista.

Olemme ottaneet käyttöön tietoteknisiä ratkaisuja

Järjestelmämme on suojattu päivitetyillä tietoteknisillä ratkaisuilla.

Tiedotamme uhkaavista tai toteutuneista tietoturvaloukkauksista asianosaisille

Kuten todettu, olemme toteuttaneet useita toimenpiteitä turvataksemme henkilötietojesi käsittelyn. Jos tietojärjestelmämme ja muut turvajärjestelyt tästä huolimatta pettäisivät, kerromme sinulle asiasta viipymättä, mikäli tietoturvaloukkaus aiheuttaa suuria riskejä perusoikeuksillesi ja -vapauksillesi.

Yhteystiedot

Pohjoismaiden ministerineuvosto Osoite: Ved Stranden 18, 1061 København K Y-tunnus (CVR): 43041916 Puhelin: +45 3396 0200 Sähköposti: personoplysninger@norden.org Sivusto: www.norden.org Tietosuojavastaava: Claus Kastrup