Integritetspolicy

I vår integritetspolicy kan du läsa om villkoren för hantering av dina personuppgifter och om de rättigheter du har när du använder vår webbplats.

Tack för ditt besök på vår webbplats. Det är viktigt för oss att skydda och respektera din integritet när du använder våra tjänster. Vårt mål är att hantera dina personuppgifter ansvarsfullt och korrekt, så att du kan känna dig trygg när du använder våra tjänster. Vi har höga etiska normer och strikta interna rutiner som säkerställer att dina personuppgifter hanteras på bästa möjliga sätt. I vår integritetspolicy nedan kan du läsa om villkoren för hantering av dina personuppgifter och de rättigheter du har vid användning av vår webbplats.

Om du har frågor om eller synpunkter på vår integritetspolicy eller något annat är du välkommen att kontakta oss.

Vilka är vi?

Det officiella nordiska samarbetet sker inom ramen för Nordiska ministerrådet, där regeringarna samarbetar, och i Nordiska rådet, som är parlamentarikernas samarbetsforum. I spetsen för arbetet står samarbetsministrarna och vissa utsedda parlamentariker.

För detta ändamål samlar vi in ett antal uppgifter om dig om du kontaktar oss.

I de övriga menyerna berättar vi mer ingående om vad vi samlar in, varför vi gör det, vad vi gör för att skydda dina uppgifter, varifrån vi samlar in uppgifterna och vilka rättigheter du har i det avseendet.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter kan innefatta många saker.

Det kan vara namn, adress och telefonnummer. Men det kan också vara en bild eller en IP-adress.

Personuppgifter är all slags information som kan användas för att identifiera en person. Det är därför inte bara den enskilda uppgiften som avgör om något kan kallas personuppgift.

Även om flera personuppgifter var för sig inte kan identifiera en person men tillsammans kan, då räknas de som personuppgifter.

Vi samlar in personuppgifter på flera olika sätt

Vi samlar in personuppgifter om dig

  • när du använder vår webbplats
  • när du köper våra publikationer på nätet
  • när du anmäler dig till våra nyhetsbrev
  • när du själv ger oss personuppgifter
  • om du ingår ett avtal med oss
  • om du kontaktar oss t.ex. via e-post
  • när du deltar i möten hos oss.

Du kan läsa i menyn nedan varför vi gör det och på vilka grunder vi gör det.

Vi hanterar personuppgifter på flera olika sätt

Här kan du läsa om några av sätten:

Vi samlar in och använder personuppgifter för särskilda ändamål

Nordiska ministerrådet samlar in personuppgifter för att kunna följa upp ditt ärende eller erbjuda dig en viss tjänst, för att registrera dig för önskade aktiviteter samt för att kunna skicka nyhetsbrev och annan information om vår verksamhet och våra tjänster när du ber om det.

Dessutom samlar Nordiska ministerrådet in personuppgifter för intern statistik. Endast personer som begär det får e-post eller andra utskick från oss, till exempel nyhetsbrev. Du kan alltid meddela att du inte längre vill ha utskick från oss.

Syftet med att samla in och använda personuppgifter kan delas in i följande två kategorier:

1) Den första kategorin inbegriper personuppgifter som vi måste ha för att kunna tillhandahålla våra tjänster. Som exempel kan nämnas namn, adress, telefonnummer och e-postadress, det vill säga nödvändiga identifierings- och kontaktuppgifter. 

Har vi inte har dessa personuppgifter kan vi inte erbjuda dig våra tjänster. Om du till exempel vill prenumerera på de nordiska nyhetsbreven måste du ge ditt samtycke till hantering av exempelvis din e-postadress för detta ändamål. Det kan också finnas andra skäl till hantering av personuppgifter, till exempel för att uppfylla ett avtal eller att vi enligt lag måste registrera och spara vissa personuppgifter. Som exempel kan nämnas personuppgifter som sparas i enlighet med skattelagstiftningen och bokföringslagen.

(2) Den andra kategorin inbegriper personuppgifter som vi vill veta om dig för att kunna förbättra våra tjänster och anpassa vår kommunikation till dig så att vi kan erbjuda dig exakt de tjänster du vill ha. Hit hör bland annat insamling av data om ditt beteende på våra webbsidor, som även innefattar registrering av IP-adresser och placeringen av cookies på din dator. Det kan vara nödvändigt för att vår webbplats ska fungera korrekt. Nordiska ministerrådet har en särskild cookiepolicy som du hittar på webbplatsen.

Inga personuppgifter i kategori 2 är strikt nödvändiga för att vi ska kunna erbjuda dig våra tjänster. Därför måste du ge oss ditt samtycke för att vi ska få samla in och använda dessa personuppgifter. Ditt samtycke är således en förutsättning för hanteringen i detta avseende. Samtycket är frivilligt och om du gett oss det kan du när som helst återkalla det genom att kontakta oss; se avsnittet om kontaktuppgifter längst ner i vår integritetspolicy.

Skulle vi vilja använda dina personuppgifter på ett annat sätt än vad du har gett samtycke till kommer vi alltid att be dig förnya ditt samtycke, om ramen för det ursprungliga syftet överskrids. Det gör vi innan vi gör några ändringar och samtidigt informerar vi dig om skälen till dessa.

Vi raderar personuppgifter när de inte längre behövs

Vi gör en uppskattning om hur länge vi behöver spara dina personuppgifter. När vi inte längre behöver personuppgifterna för det syfte vi samlat in dem, då raderar vi dem.

Vissa personuppgifter måste vi spara i minst fem år enligt lag, bland annat bokföringslagen. Det kan röra sig om personuppgifter som används för att utfärda fakturor, så att vi kan betala skatt och moms samt för att kunna dokumentera det för myndigheterna. Det gäller bland annat kontrakt.

Andra personuppgifter som ingår i ärendehanteringen för nordiska aktiviteter registreras på det specifika ärendet i enlighet med de allmänna offentligrättsliga principerna. Endast relevanta och nödvändiga personuppgifter kommer att finnas med i ärendet. När ett ärende är avslutat kan personuppgifterna inte raderas. Personuppgifterna kommer då i enlighet med arkivlagen att överföras till riksarkivet, varefter det görs en juridisk radering på Nordiska ministerrådet.

Vi lämnar ut personuppgifter i dessa fall

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till andra om inte

• det är nödvändigt enligt lag

• du har gett oss samtycke till det

• det sker som ett led i vår användning av registerförare inom EU, EES eller i ett säkert tredjeland.

I den omfattning lagen tillåter kan vi lämna ut personuppgifter i syfte att antingen skydda eller värna våra rättigheter. Det kan till exempel vara relevant vid förebyggande av bedrägeri eller andra brott.

Dina rättigheter

I det här avsnittet kan du läsa om dina rättigheter avseende vår hantering av dina personuppgifter:

Rätt till att få tillgång till dina personuppgifter och få en kopia av dem

Du har rätt till att få veta om vi hanterar dina personuppgifter, vilken typ av uppgifter vi hanterar, varifrån uppgifterna kommer, syftet med uppgiftshanteringen samt, om möjligt, hur länge uppgifterna kommer att sparas. Vi förser dig med en kopia av de personuppgifter vi hanterar. Vi vill påpeka att rätten till tillgång kan begränsas av hänsyn till skydd av andra personers personuppgifter.

Rätt till korrigering och radering av dina personuppgifter

Du har rätt till att få felaktiga personuppgifter vi har om dig korrigerade.

Du kan när som helst kräva att personuppgifter vi har om dig raderas. Om vi inte längre har ett syfte med att spara dina personuppgifter raderar vi dem så snart som möjligt efter din begäran.

Om du vill att Nordiska ministerrådet korrigerar eller raderar personuppgifter som vi har om dig, eller om du inte vill få fler meddelanden från oss, kan du kontakta oss på följande e-postadress: personoplysninger@norden.org

Rätt till att kräva begränsning av personuppgiftshantering

Du har när som helst rätt till att be oss om att begränsa hanteringen av dina personuppgifter.

Rätt till att invända mot personuppgiftshantering

Du har när som helst rätt till att invända mot att vi hanterar dina personuppgifter. Vi kommer då snarast möjligt att ta ställning till din invändning.

Rätt till att återkalla samtycke

Du kan när som helst återkalla ett samtycke du har gett oss.

Rätt till att kräva information om överföring av personuppgifter till länder och organisationer utanför EU och EES

Du har rätt till att bli informerad om vi lämnar ut personuppgifter till ett land utanför EU och EES. I regel lämnar vi inte ut personuppgifter till länder utanför EU och EES, förutom till enstaka registerförare i USA som omfattas av ramverket EU-USA Privacy Shield.   

Rätt till att slippa profilering och att vi fattar automatiska beslut

Vi gör inga profileringar och fattar inga automatiska beslut.

Om du vill veta mer eller utnyttja dina rättigheter, kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan.

Klagomål

Vi gör allt vi kan för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert sätt och att dina rättigheter skyddas optimalt. Vi går regelbundet igenom våra rutiner och vår hantering av personuppgifter.

Om du mot förmodan tycker att vi inte hanterar ditt ärende och dina rättigheter i enlighet med lagen bör du kontakta oss, helst via e-post med texten ”klagomål” i ämnesraden.

Du kan skriva till oss på e-postadressen personoplysninger@norden.org.

Om du ändå anser att vi inte hanterar ditt ärende och dina rättigheter i enlighet med lagen kan du framföra klagomål till den danska dataskyddsmyndigheten Datatilsynet:

Datatilsynet Borgergade 28 DK-1300 Köpenhamn K Telefon: +45 33 19 32 00 www.datatilsynet.dk

Hur sparar vi dina personuppgifter?

Vi är skyldiga att skydda dina personuppgifter, dels enligt lagen, dels för att våra interna etiska regler kräver att vi tar väl hand om dina personuppgifter.

Vi vidtar relevanta och rimliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att säkerställa att ingen obehörig får tillgång till de personuppgifter vi sparar. Syftet med detta är att se till att personuppgifterna inte används, förstörs, ändras, offentliggörs eller på annat sätt missbrukas.

I det här avsnittet kan du läsa om följande:

Vi har interna regler för informationssäkerhet som innehåller riktlinjer och rutiner

Dessa innebär bland annat att personuppgifter endast är tillgängliga för medarbetare som behöver dem. Våra regler om informationssäkerhet innebär också att vi kontinuerligt utbildar våra medarbetare i korrekt hantering av personuppgifter och kontrollerar att reglerna följs av medarbetarna.

Vi har vidtagit informationstekniska åtgärder

Våra system är skyddade genom uppdaterade informationstekniska åtgärder.

Vi informerar berörda personer om det uppstår risk för eller ett faktiskt dataintrång

Som nämnts ovan har vi vidtagit en mängd åtgärder för att säkerställa hanteringen av dina personuppgifter. Om våra IT-system eller andra säkerhetsåtgärder ändå skulle äventyras meddelar vi dig snarast ifall detta innebär en stor risk för dina rättigheter och friheter.

Kontaktuppgifter

Nordiska ministerrådet Adress: Ved Stranden 18, DK-1061 Köpenhamn K CVR: 43041916 Telefon: +45 33 96 02 00 E-post: personoplysninger@norden.org Webbplats: www.norden.org Dataskyddsombud: Claus Kastrup