Personvernpolicy

I vår personvernpolicy kan du lese om vilkårene for behandlingen av personopplysningene dine og om rettighetene du har i forbindelse med bruk av hjemmesiden vår.

Takk for at du besøker hjemmesiden vår. Det er viktig for oss at vi beskytter og respekterer privatlivet ditt i forbindelse med at du har valgt å bruke tjenestene våre. Det er vårt mål å behandle personopplysningene forsvarlig og hensiktsmessig, så du kan føle deg trygg når du bruker tjenestene våre. Vi har høye etiske standarder og har fastsatt strenge interne prosedyrer som sikrer at vi behandler personopplysningene dine på best mulige måte. I vår personvernpolicy kan du nedenfor lese om vilkårene for behandlingen av personopplysningene dine og om rettighetene du har i forbindelse med bruk av hjemmesiden vår.

Har du spørsmål eller kommentarer til vår personvernpolicy, eller vil du gjerne komme i kontakt med oss ellers, er du velkommen til å ta kontakt.

Hvem er vi?

Det offisielle nordiske samarbeidet foregår innenfor rammene av Nordisk ministerråd, der regjeringene samarbeider, og i Nordisk råd, som er parlamentarikernes samarbeidsforum. I spissen for dette arbeidet står samarbeidsministrene og valgte parlamentarikere.

Til bruk for dette samler vi inn en rekke data om deg hvis du henvender deg til oss.

I de andre menyene har vi utdypet hva vi samler inn, hvorfor vi gjør det, hva vi gjør for å beskytte dataene dine, hvor vi samler inn personopplysningene fra, og hvilke rettigheter du har i den forbindelse.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger kan være mange ting.

Det kan være navn, adresse og telefonnummer. Det kan også være et bilde eller en IP-adresse.

Personopplysninger er alle former for informasjon som kan brukes til å identifisere en person. Det er derfor ikke bare den enkelte opplysning som avgjør om noe kan kalles personopplysninger.

Hvis flere personopplysninger ikke kan identifisere en person hver for seg, men kan gjøre det i kombinasjon, har de karakter av personopplysninger.

Vi samler inn personopplysninger på flere måter

Vi samler inn personopplysninger om deg på følgende måter:

  • Når du bruker hjemmesiden vår
  • Når du kjøper publikasjonene våre på nettet
  • Når du melder deg på nyhetsbrevet vårt
  • Når du selv gir oss personopplysningene
  • Hvis du inngår en kontrakt med oss
  • Hvis du henvender deg direkte til oss på e-post mv.
  • Når du deltar i møter hos oss

I menyen nedenfor kan du se hvorfor vi gjør det, og på hvilket grunnlag vi gjør det.

Vi behandler personopplysninger på flere måter

Her kan du lese følgende:

Vi samler inn og bruker personopplysningene dine til bestemte formål

Nordisk ministerråd samler inn personopplysningene dine for å kunne følge opp henvendelsen din eller levere en gitt tjeneste til deg, melde deg på ønskede fasiliteter og for å kunne sende deg nyhetsbrev og andre opplysninger om vår virksomhet og våre tjenester så framt du ber om det.

Dessuten samler Nordisk ministerråd inn personopplysningene dine til bruk for intern statistikk. Bare de personene som ber om det, vil motta e-post eller andre meddelelser fra oss med nyhetsbrev mv. Du har alltid mulighet for å gi beskjed senere om at du ikke ønsker å motta henvendelser fra oss framover.

Formålet med å samle inn og bruke personopplysningene dine kan deles inn i følgende kategorier:

1) I den første kategorien er det visse personopplysninger vi er nødt til å ha om deg for å kunne levere tjenestene våre til deg. Det gjelder for eksempel navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse, dvs. nødvendige identifikasjons- og kontaktopplysninger. 

Hvis vi ikke kan behandle disse personopplysningene, kan vi ikke levere tjenestene våre til deg. Hvis du for eksempel ønsker å abonnere på nordiske nyhetsbrev, vil du måtte gi samtykke til behandling av personopplysningene i form av for eksempel e-postadressen din til dette formålet. Det kan også hende at vi har et annet behandlingsgrunnlag, f.eks. av hensyn til oppfyllelse av en kontrakt eller at det følger av lovgivningen at vi må registrere og lagre visse personopplysninger. Noen personopplysninger må for eksempel til for at vi skal overholde skattelovgivningen og bokføringsloven.

2) I den andre kategorien er det visse personopplysninger vi gjerne vil ha om deg så vi kan forbedre tjenestene våre samt tilpasse kommunikasjonen vår til deg, slik at vi kan tilby deg nøyaktig de ytelsene du har behov for. Det gjelder bl.a. innsamling av personopplysninger om trafikken på hjemmesiden vår, herunder IP-adresser og plassering av informasjonskapsler på datamaskinen din. Dette kan være nødvendig for at hjemmesiden vår fungerer korrekt. NORDISK MINISTERRÅD har en særskilt informasjonskapselpolicy som framgår av hjemmesiden.

Ingen av personopplysningene i kategori nr. 2 er strengt nødvendige for at vi kan levere tjenestene våre til deg. Derfor må du gi samtykke til at vi får samle inn og bruke disse personopplysningene. Vårt behandlingsgrunnlag i dette henseende er dermed ditt samtykke. Ditt samtykke er frivillig, og hvis du har gitt oss det, kan du til enhver tid trekke det tilbake ved å kontakte oss. Se avsnittet om kontaktopplysningene nederst i vår personvernpolicy.

Ønsker vi å bruke personopplysningene dine på en annen måte enn det vi samlet dem inn til ut fra ditt samtykke, ber vi alltid om fornyet samtykke hvis “rammen” for det opprinnelige formålet overskrides. Det gjør vi før vi går i gang, og vi opplyser deg samtidig om begrunnelsen for det.

Vi sletter personopplysningene dine når de ikke er nødvendige lenger

Vi gjør en skjønnsmessig vurdering for å se når vi ikke har bruk for personopplysningene dine lenger. Når vi ikke lenger har bruk for personopplysningene i henhold til formålet vi samlet dem inn til, sletter vi dem.

Noen personopplysninger må vi oppbevare i minimum 5 år av hensyn til lovgivningen, bl.a. bokføringsloven. Det gjelder for eksempel personopplysninger til bruk for å utstede fakturaer, så vi kan avregne skatt og moms, og for å kunne dokumentere det overfor myndighetene, herunder kontrakter mv.

Andre personopplysninger som inngår i saksbehandlingen for nordiske aktiviteter, vil i henhold til alminnelige offentlige rettslige prinsipper bli journalført på den konkrete saken. Det er bare relevante og nødvendige personopplysninger som vil inngå i saken. Når en sak er avsluttet, kan ikke personopplysningene slettes. Personopplysningene vil heretter i henhold til arkivlovens bestemmelser bli overdratt til det danske rigsarkivet, og så foretas det en juridisk sletting ved Nordisk ministerråd.

Vi videregir personopplysningene i disse tilfellene

Vi videregir ikke personopplysningene dine til andre på annen måte, med mindre:

· det er nødvendig for at vi skal overholde lovgivningen, eller

· du har gitt oss samtykke til det, eller

· det er som ledd i vår bruk av databehandlere innenfor EU, EØS eller et sikkert tredjeland

I det omfanget lovgivningen tillater det, kan vi videregi personopplysninger med henblikk på enten å beskytte eller håndheve rettighetene våre. Eksempler der det kan være relevant, er for eksempel i forbindelse med forebygging av bedrageri eller andre straffbare forhold.

Dine rettigheter

I dette avsnittet kan du lese at du har en rekke rettigheter i forbindelse med vår behandling av personopplysningene dine, blant annet at du har:

Rett til å få innsikt i personopplysningene dine og få utlevert kopi

Du har rett til å få vite om vi behandler personopplysningene dine, herunder hvilke kategorier av personopplysninger og informasjon om hvor opplysningene stammer fra, samt formålene med behandlingen og om mulig tidsrommet personopplysningene dine vil bli oppbevart. Vi utleverer en kopi av personopplysningene som behandles. Vi gjør oppmerksom på at retten til innsikt kan være begrenset av hensyn til beskyttelsen av personopplysningene til andre personer.

Rett til korrigering og/eller sletting av personopplysningene dine

Du har rett til å få korrigert (rettet) uriktige personopplysninger som vi er i besittelse av.

Du kan til enhver tid kreve å få slettet personopplysningene om deg som vi er i besittelse av. Hvis vi ikke lenger har et formål med å være i besittelse av personopplysningene, sletter vi dem snarest mulig etter at du har bedt om det.

Hvis du ønsker at Nordisk ministerråd korrigerer eller sletter personopplysninger som Nordisk ministerråd har samlet inn om deg, eller du ikke ønsker å motta flere meldinger fra oss, kan du rette en henvendelse til oss på følgende e-postadresse: personoplysninger@norden.org

Rett til å kreve begrensing av behandling

Du har til enhver tid rett til å be oss om å begrense behandlingen av personopplysningene dine.

Rett til å gjøre innsigelse mot behandling

Du har til enhver tid rett til å gjøre innsigelse mot at vi behandler personopplysningene dine. Hvis du framsetter en innsigelse, vil vi snarest mulig ta stilling til den.

Rett til å tilbakekalle samtykke

Du kan til enhver tid tilbakekalle det samtykket / de samtykkene du har gitt oss.

Rett til å kreve opplysning om overføring til land og organisasjoner utenfor EU og EØS

Du har rett til å få opplyst om vi videresender personopplysninger til et land utenfor EU og EØS. Vi kan opplyse at vi ikke videresender personopplysninger til land utenfor EU og EØS, med unntak av enkelte databehandlere i USA som er underlagt EU-USA Privacy Shield.   

Rett til å unngå profilering og at vi treffer automatiske avgjørelser

Vi kan opplyse at vi ikke utfører profilering eller treffer automatiske avgjørelser.

Hvis du vil vite mer, eller utnytte rettighetene dine, ber vi deg kontakte oss via kontaktopplysningene under.

Klage

Vi gjør alt vi kan for å sikre at personopplysningene dine behandles betryggende og at rettighetene dine beskyttes optimalt, og vi gjennomgår regelmessig prosedyrene våre og håndteringen av personopplysninger.

Hvis du mot forventning mener at vi ikke behandler henvendelsen din og rettighetene dine i overensstemmelse med lovgivningen, ber vi deg kontakte oss, gjerne per e-post med teksten “klage” i emnefeltet.

Du kan skrive til oss på personoplysninger@norden.org.

Hvis du fortsatt mener at vi ikke behandler henvendelsen din og rettighetene dine i overensstemmelse med lovgivningen, kan du klage til det danske Datatilsynet via:

Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Telefon: 33 19 32 00 www.datatilsynet.dk

Hvordan oppbevarer vi personopplysningene dine?

Vi er forpliktet til å beskytte personopplysningene. Ikke bare fordi det følger av lovgivningen, men også fordi våre egne interne, etiske regler krever at vi passer godt på personopplysningene dine.

Vi benytter relevante og forsvarlige tekniske og organisatoriske sikkerhetsforanstaltninger for å sikre at det ikke skapes uautorisert adgang til personopplysningene vi oppbevarer. Formålet med dette er å sikre at personopplysningene ikke brukes, ødelegges, endres, offentliggjøres eller på annen måte misbrukes.

I dette avsnittet kan du lese at:

Vi har interne regler om informasjonssikkerhet som inneholder retningslinjer og prosedyrer

Det inkluderer blant annet at personopplysninger bare er tilgjengelige for den medarbeideren / de medarbeiderne som har bruk for dem. Inkludert i reglene våre om informasjonssikkerhet er også at vi løpende trener medarbeiderne våre i korrekt håndtering av personopplysninger og kontrollerer at reglene overholdes av medarbeiderne.

Vi har implementert IT-tekniske foranstaltninger

Systemene våre er beskyttet med oppdaterte IT-tekniske foranstaltninger.

Vi orienterer berørte personer hvis det oppstår databrudd eller risiko for dette

Som nevnt har vi foretatt en lang rekke tiltak for å sikre behandlingen av personopplysningene dine. Skulle IT-systemene våre og andre sikkerhetsforanstaltninger likevel bli kompromittert, vil vi gi deg beskjed uten unødig forsinkelse hvis kompromitteringen innebærer en høy risiko for rettighetene og frihetsrettighetene din.

Kontaktopplysninger

Nordisk ministerråd Adresse: Ved Stranden 18, 1061 København K, Danmark CVR: 43041916 Telefonnr.: +45 33 96 02 00 E-post: personoplysninger@norden.org Nettsted: www.norden.org Databeskyttelsesrådgiver: Claus Kastrup