Privatlivspolitik

I vores privatlivspolitik kan du læse vilkårene for behandlingen af dine personoplysninger og de rettigheder, du har i forbindelse med brug af vores hjemmeside.

Tak for dit besøg på vores hjemmeside. Det er vigtigt for os, at vi beskytter og respekterer dit privatliv i forbindelse med, at du har valgt at bruge vores services.Det er vores mål at behandle dine personoplysninger forsvarligt og hensigtsmæssigt, så du kan føle dig tryg ved at bruge vores services. Vi har høje etiske standarder og har fastsat strenge interne procedurer, der sikrer, at vi behandler dine personoplysninger på bedst mulige vis. I vores privatlivspolitik kan du herunder læse vilkårene for behandlingen af dine personoplysninger og de rettigheder, du har i forbindelse med brug af vores hjemmeside.

Har du spørgsmål eller kommentarer til vores privatlivspolitik – eller vil du gerne i kontakt med os i øvrigt, er du velkommen til at kontakte os.

Hvem er vi?

Det officielle nordiske samarbejde foregår inden for rammerne af Nordisk Ministerråd, hvor regeringerne samarbejder og i Nordisk Råd, som er parlamentarikernes samarbejdsforum. I spidsen for det arbejde står samarbejdsministrene og valgte parlamentarikere.

Til brug herfor indsamler vi en række data om dig, hvis du henvender dig til os.

I de andre menuer har vi uddybet hvad vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvad vi gør for at beskytte dine data, hvorfra vi indsamler personoplysningerne og hvilke rettigheder, du har i den forbindelse.

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger kan være mange ting.

Det kan være navn, adresse og telefonnummer. Det kan også være et billede eller en IP-adresse.

Personoplysninger er alle former for information, som kan bruges til at identificere en person. Det er derfor ikke kun den enkelte oplysning, der afgør om noget kan kaldes personoplysninger.

Hvis flere personoplysninger alene ikke kan identificere en person, men tilsammen kan, har de karakter af personoplysninger.

Vi indsamler personoplysninger på flere måder

Vi indsamler personoplysninger om dig på følgende måder:

  • Når du bruger vores hjemmeside.
  • Når du køber vores publikationer online
  • Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev
  • Når du selv giver os personoplysningerne
  • Hvis du indgår en kontrakt med os
  • Hvis du henvender dig direkte til os på e-mail mv
  • Når du deltager i møder hos os

Du kan i menuen nedenfor se, hvorfor vi gør det og på hvilket grundlag, vi gør det.

Vi behandler dine personoplysninger på flere måder

Her kan du læse følgende:

Vi indsamler og bruger dine personoplysninger til bestemte formål

Nordisk Ministerråd indsamler dine personoplysninger for at kunne følge op på din henvendelse eller levere en given tjeneste til dig, tilmelde dig ønskede faciliteter og for at kunne fremsende nyhedsbreve og andre oplysninger vedrørende vores virksomhed og vores tjenester, såfremt du anmoder herom.

Herudover indsamler Nordisk Ministerråd dine personoplysninger til brug for intern statistik. Kun de personer, som anmoder om det, vil modtage e-mails eller andre meddelelser fra os med nyhedsbreve mv. Du har altid mulighed for efterfølgende at angive, at du fremover ikke ønsker at modtage henvendelser fra os.

Formålet med at indsamle og bruge dine personoplysninger kan inddeles i følgende kategorier:

1) I den første kategori er der visse personoplysninger, vi er nødt til at kende om dig for at kunne levere vores service til dig. Det er for eksempel dit navn, din adresse, dit telefonnummer og din mail, dvs. nødvendige identifikations- og kontaktoplysninger. 

Kan vi ikke behandle disse personoplysninger, kan vi ikke levere vores service til dig. Hvis du eksempelvis ønsker at abonnere på nordiske nyhedsbreve vil du skulle give samtykke til behandling af dine personoplysninger i form af eksempelvis din e-mail adresse til dette formål. Det kan også være, at vi har et andet behandlingsgrundlag, f.eks. af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, eller at det følger af lovgivningen, at vi skal registrere og gemme visse personoplysninger. Det er for eksempel personoplysninger til brug for vores overholdelse af skattelovgivningen og bogføringsloven.

2) I den anden kategori er der visse personoplysninger, som vi gerne vil kende om dig, så vi kan forbedre vores tjenester samt tilpasse vores kommunikation til dig, således at vi kan tilbyde dig præcis de ydelser, du har behov for. Det er bl.a. indsamling af personoplysninger om færden på vores hjemmeside, herunder IP-adresser og placering af cookies på din computer. Dette kan være nødvendigt for, at vores hjemmeside fungerer korrekt. NORDISK MINISTERRÅD har en særskilt cookiepolicy som fremgår af hjemmesiden.

Ingen af personoplysningerne i kategori nr. 2 er strengt nødvendige, for at vi kan levere vores service til dig. Derfor skal du afgive et samtykke, for at vi må indsamle og bruge disse personoplysninger. Vores behandlingsgrundlag i dette henseende er således dit samtykke. Dit samtykke er frivilligt og hvis du har givet os det, kan du til enhver tid trække det tilbage ved at kontakte os, se afsnittet vedrørende kontaktoplysningerne nederst i vores privatlivspolitik.

Ønsker vi at bruge dine personoplysninger på en anden måde end det, vi indsamlede dem til ud fra dit samtykke, beder vi altid om dit fornyede samtykke, hvis ’rammen’ for det oprindelige formål overskrides. Det gør vi, før vi går i gang og vi oplyser dig samtidig om begrundelsen herfor.

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige

Vi laver en skønsmæssig vurdering for at se, hvornår vi ikke længere har brug for dine personoplysninger. Når vi ikke længere har brug for personoplysningerne i henhold til det formål, som vi indsamlede dem til, sletter vi dem.

Nogle personoplysninger skal vi opbevare i minimum 5 år af hensyn til lovgivningen, bl.a. bogføringsloven. Det er for eksempel personoplysninger til brug for udstedelse af fakturaer, så vi kan afregne skat og moms og for at kunne dokumentere det over for myndighederne, herunder kontrakter mv.

Andre personoplysninger som indgår i sagsbehandlingen for nordiske aktiviteter, vil i henhold til almindelige offentlige retlige principper blive journaliseret på den konkrete sag. Det er kun relevante og nødvendige personoplysninger, der vil indgå i sagen. Når en sag er afsluttet kan personoplysningerne ikke slettes. Personoplysningerne vil herefter i henhold til arkivlovens bestemmelser blive overdraget til rigsarkivet, hvorefter der foretages en juridisk sletning ved Nordisk Ministerråd.

Vi videregiver dine personoplysninger i disse tilfælde

Vi videregiver ikke på anden måde dine personoplysninger til andre, medmindre:

·         det er nødvendigt, for at vi overholder lovgivningen, eller

·         du har givet os samtykke til det, eller

·         det er som led i vores anvendelse af databehandlere indenfor EU, EØS eller et sikkert tredjeland

I det omfang, lovgivningen tillader det, kan vi videregive personoplysninger med henblik på enten at beskytte eller håndhæve vores rettigheder. Eksempler, hvor det kan være relevant, er for eksempel i forbindelse med forebyggelse af bedrageri eller andre strafbare forhold.

Dine rettigheder

I dette afsnit kan du læse, at du har en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger, blandt andet at du har:

Ret til at få indsigt i dine personoplysninger og få udleveret kopi

Du har ret til at få at vide, om vi behandler dine personoplysninger, herunder hvilke kategorier af personoplysninger og information om hvorfra oplysningerne stammer, samt formålene med behandlingen og om muligt det tidsrum, hvor dine personoplysninger vil blive opbevaret. Vi udleverer en kopi af de personoplysninger, der behandles. Vi gør opmærksom på, at retten til indsigt kan være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers personoplysninger.

Ret til berigtigelse og eller sletning af dine personoplysninger

Du har ret til at få berigtiget (rettet) urigtige personoplysninger, som vi er i besiddelse af.

Du kan til enhver tid kræve at få slettet dine personoplysninger, som vi er i besiddelse af. Hvis ikke vi længere har et formål med at være i besiddelse af personoplysningerne, sletter vi dem hurtigst muligt efter din anmodning.

Hvis du ønsker, at Nordisk Ministerråd berigtiger eller sletter personoplysninger, som Nordisk Ministerråd har indsamlet om dig, eller ikke ønsker at modtage flere meddelelser fra os, kan du rette henvendelse til os på følgende mailadresse: personoplysninger@norden.org

Ret til at kræve begrænsning af behandling

Du har til enhver tid ret til at anmode os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Ret til at gøre indsigelse imod behandling

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod, at vi behandler dine personoplysninger. Vi vil hurtigst muligt tage stilling til din indsigelse, hvis du fremsætter en sådan.

Ret til at tilbagekalde samtykke

Du kan til enhver tid tilbagekalde det (eller de) samtykke(r), du har givet os.

Ret til at kræve oplysning om overførsel til lande og organisationer uden for EU og EØS

Du har ret til at få oplyst, om vi videresender personoplysninger til et land uden for EU og EØS. Vi kan oplyse, at vi ikke videresender personoplysninger til lande udenfor EU og EØS, med undtagelse af enkelte databehandlere i USA der er underlagt EU-USA Privacy Shield. 

Ret til at undgå profilering og at vi træffer automatiske afgørelser

Vi kan oplyse, at vi ikke laver profilering i eller træffer automatiske afgørelser.

Hvis du vil vide mere, eller udnytte dine rettigheder, beder vi dig kontakte os via kontaktoplysningerne forneden.

Klage

Vi gør alt, hvad vi kan, for at sikre, at dine personoplysninger behandles betryggende og at dine rettigheder beskyttes optimalt og vi gennemgår regelmæssigt vores procedurer og håndteringen af personoplysninger.

Hvis du mod forventning mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen, beder vi dig kontakte os, gerne pr. email med teksten ”klage” i emnefeltet.

Du kan skrive til os på personoplysninger@norden.org.

Hvis du fortsat mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet via:

Datatilsynet Borgergade 28 1300 København K Telefon: 33 19 32 00 www.datatilsynet.dk

Hvordan opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger. Både fordi det følger af lovgivningen, men også fordi vores egne interne, etiske regler kræver, at vi passer godt på dine personoplysninger.

Vi benytter relevante og forsvarlige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at der ikke skabes uautoriseret adgang til de personoplysninger, vi opbevarer. Formålet hermed er at sikre, at personoplysningerne ikke anvendes, ødelægges, ændres offentliggøres eller på anden måde misbruges.

I dette afsnit kan du læse, at:

Vi har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder retningslinjer og procedurer

Det inkluderer blandt andet, at personoplysninger kun er tilgængelig for den (eller de) medarbejder(e), der har brug for det. Inkluderet i vores regler om informationssikkerhed er også, at vi løbende træner vores medarbejdere i korrekt håndtering af personoplysninger og kontrollerer, at reglerne overholdes af medarbejderne.

Vi har implementeret IT-tekniske foranstaltninger

Vores systemer er beskyttet med opdaterede IT-tekniske foranstaltninger.

Vi orienterer berørte personer, hvis der opstår risiko for eller et egentligt databrud

Som nævnt har vi foretaget en lang række tiltag for at sikre behandlingen af dine personoplysninger. Skulle vores IT-systemer og andre sikkerhedsforanstaltninger alligevel blive kompromitteret, vil vi give dig besked uden unødig forsinkelse, hvis kompromitteringen indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder.

Kontaktoplysninger

Nordisk Ministerråd Adresse: Ved Stranden 18, 1061 København K CVR: 43041916 Telefonnr.: 45 33 96 02 00 Mail: personoplysninger@norden.org Website: www.norden.org Databeskyttelsesrådgiver: Claus Kastrup