Offentlighetsregler

Nordiska samarbetskommittén (NSK) har, med beaktande av artikel 43 i Samarbetsöverenskommelsen mellan Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige (Helsingforsavtalet) och med stöd av § 10 p. k) i Arbetsordningen för Nordiska ministerrådet antagit dessa offentlighetsregler den 29 februari 2016.

Kap. 1 Inledning

§ 1 Syfte

  1. Syftet med dessa offentlighetsregler är att eftersträva största möjliga offentlighet och bidra till god dokumenthantering i den verksamhet som bedrivs av Nordiska ministerrådet.

§ 2 Tillämpningsområde

  1. Dessa offentlighetsregler är tillämpliga när någon begär att få ta del av dokument hos Nordiska ministerrådet, härunder Nordiska ministerrådets sekretariat.
  2. Med Nordiska ministerrådet eller ministerrådet avses i dessa offentlighetsregler samarbetsministrarna eller behörigt fackministerråd, ämbetsmannakommittéer, styr- och arbetsgrupper, rådgivande organ till ministerrådet samt andra liknande organ under ministerrådet.
  3. Offentlighetsreglerna gäller inte för de samnordiska institutionerna.

 

Kap. 2 Huvudregler om offentlighet

§ 3 Offentliga dokument

  1. Dokument hos ministerrådet eller sekretariatet som har inkommit dit eller upprättats där är offentliga dokument och ska lämnas ut på begäran i den mån undantag inte görs i dessa offentlighetsregler.
  2. Med dokument förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel.
  3. Ett dokument anses ha inkommit till ministerrådet eller sekretariatet, när det har anlänt utifrån till ministerrådet, till sekretariatet eller kommit en behörig befattningshavare tillhanda.
  4. Ett dokument anses upprättat när det har expedierats. Dokument som inte har expedierats anses upprättat när det ärende till vilket det hänför sig har slutbehandlats eller, om dokumentet inte hänför sig till visst ärende, när det har färdigställts. En anteckning i ett diarium eller någon annan fortlöpande förteckning ska anses som ett upprättat dokument när den har införts. Referat från möten och beslutsprotokoll ska anses upprättade i och med att de godkänts.
  5. Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till någon i ministerrådet eller sekretariatet omfattas av dessa bestämmelser, om dokumentet gäller ärende eller annan fråga som ankommer på ministerrådet eller sekretariatet.

§ 4 Rätt att ta del av offentliga dokument

  1. Alla har rätt att hos sekretariatet ta del av innehållet i ett offentligt dokument utan att uppge sin identitet eller ange skälet för sin begäran.
  2. En begäran om att få ta del av innehållet i ett offentligt dokument ska specificeras tillräckligt noggrant så att sekretariatet ska kunna utreda vilket eller vilka dokument begäran avser.

§ 5 Utlämnande av dokument

  1. Ett dokument som får lämnas ut ska på begäran, eller så snart som möjligt, utan avgift göras tillgängligt på stället.
  2. Den som vill ta del av ett offentligt dokument har även rätt att mot en fastställd avgift få en utskrift eller kopia av dokumentet, till den del som det får lämnas ut. För elektroniska kopior får avgift inte tas ut.
  3. Om uppgifter i ett dokument inte kan tillhandahållas i sin helhet, eftersom de är undantagna från offentlighet, ska de delar som inte är undantagna göras tillgängliga i avskrift eller kopia.
  4. Rätten att ta del av ett offentligt dokument innebär inte en rätt i sig att begära översättning av dokumentet.

 

Kap. 3 Undantag från huvudreglerna om offentlighet

§ 6[1] Generella undantag

1. Uppgifter i offentliga dokument får inte lämnas ut om utlämnande av uppgifterna kan antas skada:

a) en nordisk stats eller Färöarnas, Grönlands eller Ålands säkerhet, eller deras förhållande till en annan stat eller självstyrande område, eller till en mellanfolklig organisation

b) ministerrådets förhållande till ett annat land än ett nordiskt eller till en internationell eller mellanfolklig organisation

c) intresset att förebygga eller bestraffa brott

d) det allmännas ekonomiska intresse eller skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden

e) nationella myndigheters verksamhet för kontroll, inspektion eller tillsyn

f) intresset av att bevara djur- eller växtarter

2. När det gäller dokument som har inkommit till ministerrådet eller sekretariatet och det av en påteckning på dokumentet eller ett särskilt meddelande framgår att dokumentet på grund av sitt innehåll skulle undantas från offentlighet hos avsändaren ska sekretariatet vid behov konsultera avsändaren innan det med tillämpning av dessa offentlighetsregler fattar beslut i utlämnandefrågan.

§ 7 Internt arbetsmaterial

  1. Internt arbetsmaterial, t.ex. notat som har tillkommit endast som underlag för beredning av ärenden och som inte har expedierats, behöver inte lämnas ut.
  2. Internt arbetsmaterial kan dock lämnas ut till den del materialet tillfört faktiska sakuppgifter till ett ärende.

§ 8 Sekretariatsbetjäning

  1. Dokument och uppgifter som utväxlas i samband med sekretariatets betjäning av ministerrådet behöver inte lämnas ut.

§ 9 Ärenden om projektansökningar

  1. Då det gäller ansökningar om projektmedel från ministerrådet är endast en förteckning över sådana ansökningar offentliga.

§ 10 Ärenden om anställning

  1. Då det gäller ärenden om anställning är endast uppgifter om sökandes namn, kön och nationalitet offentliga, såvida inte sökanden uttryckligen har begärt att ansökan ska behandlas konfidentiellt.

 

Kap. 4 Rätten till partsinsyn

§ 11 Rätten till partsinsyn

  1. En sökande, klagande eller annan part i ärenden där ministerrådet eller sekretariatet tar beslut i förhållande till en enskild, en myndighet eller ett företag ska, förutsatt att inget av undantagen i § 12 nedan är tillämpliga, ges rätt till insyn i dokument och uppgifter som tillförts ärendet och som kan eller har kunnat påverka handläggningen.

§ 12 Undantag från rätten till partsinsyn

  1. Rätten till partsinsyn omfattar internt arbetsmaterial endast till den del materialet tillfört faktiska sakuppgifter till ett ärende.
  2. I ärenden om anställning är rätten till partsinsyn begränsad till sådana faktiska sakuppgifter som angår den part som begärt insyn.
  3. Rätten till partsinsyn omfattar inte dokument och uppgifter som utväxlas i samband med sekretariatets betjäning av ministerrådet.
  4. Dokument eller uppgifter får inte lämnas ut till en part i ett ärende i den utsträckning det av hänsyn till allmänt eller enskilt intresse är av synnerlig vikt att dokument eller uppgifter inte röjs.

 

Kap. 5 Dokumenthantering

§ 13 Registrering av dokument m.m.

1. När ett dokument har kommit in till eller upprättats hos ministerrådet eller sekretariatet ska dokumentet registreras utan dröjsmål, om det inte är uppenbart att dokumentet är av ringa betydelse för verksamheten.

2. Av registreringen ska framgå:

a) datum då dokumentet kom in eller upprättades,

b) diarienummer, eller annan beteckning som identifierar dokumentet,

c) i förekommande fall från vem dokumentet har kommit in eller till vem det har expedierats,

d) i korthet vad dokumentet rör.

Uppgifter enligt c) och d) får uteslutas om det behövs för att registret ska vara offentligt.

3. Registret ska vara tillgängligt för allmänheten.

4. Sekretariatet ska förvara och arkivera dokument så att offentlighetsprincipen kan tillämpas på ett ändamålsenligt sätt.

§ 14 Dokumentationsskyldighet

Uppgifter som ministerrådet eller sekretariatet får på annat sätt än genom ett dokument och som har eller kan ha betydelse för utgången i ett ärende där ministerrådet eller sekretariatet tar beslut i förhållande till en enskild, en myndighet eller ett företag ska antecknas och registreras i enlighet med bestämmelserna i § 13.

 

Kap. 6 Processuella bestämmelser

§ 15 Beslut om att få ta del av dokument

  1. Begäran att få ta del av ett dokument ska behandlas skyndsamt. När en sådan begäran inkommit ska sekretariatet så snart som möjligt pröva om dokumentet ska lämnas ut.
  2. Sekretariatet ska göra en konkret prövning av utlämningsfrågan i varje enskilt fall.
  3. I samband med prövningen ska det övervägas om det är möjligt att lämna ut fler uppgifter än vad som begärts under förutsättning att det inte strider mot dessa offentlighetsregler.
  4. Om begäran avslås ska ett skriftligt beslut fattas. Beslutet ska ange skälen för avslag och innehålla information om hur beslutet kan överklagas.

§ 16 Möjlighet att klaga över beslut

  1. Har en begäran om att få ta del ett dokument avslagits av sekretariatet ska frågan prövas av Nordiska samarbetskommittén (NSK) om den som framställt begäran begär det.
  2. Ett överklagande ska tillställas Nordiska samarbetskommittén och ska ha inkommit till sekretariatet senast 21 dagar efter att ett beslut om avslag tagits.
  3. Beslut av Nordiska samarbetskommittén är inte överklagbara.

§ 17 Ikraftträdande

  1. Dessa bestämmelser träder i kraft den 29 februari 2016 samtidigt som de tidigare gällande offentlighetsreglerna upphävs för Nordiska ministerrådet. För dokument som inkommit eller upprättats före den 29 februari 2016 gäller äldre bestämmelser för registrering av dokument.

 

[1] Ändrad genom beslut (MR-SAM) den 6 september 2010; nytt tredje stycke. Ändringen i kraft den 1 januari 2011. [Ändringen avser § 10 i förslaget]