Økonomireglement for Nordisk Ministerråd

§ 1 Reglementets anvendelse

Dette reglement gælder for virksomhed, der finansieres over Nordisk Ministerråds budget. Domicillandets regler for økonomiforvaltning, regnskab og revision gælder, hvis andet ikke er bestemt i nordiske aftaler, vedtægter eller andre forskrifter.

Ledelsen af den enkelte virksomhed på Nordisk Ministerråds budget er ansvarlig for, at virksomheden efterlever bestemmelserne i dette reglement.

Benævnelsen Nordisk Ministerråd" er i dette reglement anvendt i betydningen af ministerrådene i sin helhed – ellers anvendes specifikke benævnelser som fx samarbejdsministrene eller de(t) enkelte ministerråd.

§ 2 Budget- og regnskabsår

Kalenderåret er budget- og regnskabsår for Nordisk Ministerråds virksomhed.

§ 3 Budgettets indhold og formål

Budgettet fastsætter bevillingsniveauet for forskellige budgetposter i budgetåret. Bevillingerne på de enkelte budgetposter omfatter institutioner og anden virksomhed, der finansieres via Nordisk Ministerråds budget og budgetteres efter nettoprincippet. (1)
Formålet med budgettet er at sikre, at de økonomiske ressourcer anvendes effektivt og i overensstemmelse med de politiske beslutninger, som vedtages af Nordisk Ministerråd.
Dette indebærer, at målstyring og resultatvurdering skal være en integreret del af budgetprocessen, og at der i videst muligt omfang skal være opstillet mål for anvendelsen af midlerne i budgettet inden budgettets vedtagelse.

§ 3 B Valuta og prisopregning i budgettet

Bevillinger til budgettets institutioner skal angives i domicillandets valuta. Andre bevillinger skal angives i DKK.

Nordisk Ministerråds budget er denomineret i DKK. Generalsekretærens budgetforslag og Nordisk Ministerråds budgetforslag udarbejdes i DKK baseret på det foregående budgetårs priser og valutakurser.

I såvel generalsekretærens budgetforslag, som Nordisk Ministerråds budgetforslag vises en prognose på kategorier (institutioner og andre budgetposter) og totalrammen samt landenes indbetalinger i DKK i budgetårets priser.

Budgettet vedtages på basis af en skønnet prisudvikling for budgetåret. De anvendte prisopregningsfaktorer skal angives i budgetdokumentet.

Bevillinger til budgettets institutioner vedtages i domicillandets valuta, mens bevillinger til den øvrige virksomhed vedtages i DKK.
Det endelige budget skal indeholde en beregning af det samlede budget i DKK, der baseres på valutakurser, som der vedtages for budgetåret. De anvendte valutakurser skal angives i budgettet.

§ 4 Budgetanvisninger

Budgettet udarbejdes med udgangspunkt i fastlæggelsen af en total økonomisk ramme for budgettet, der helt eller delvist inddeles i sektorvise budgetrammer. Der fastsættes krav til de enkelte ministerråds, samarbejdsministrenes og det internationale samarbejdes budgetbidrag angående sammenhæng med strategier og de overordnede politiske mål samt opnåede resultater.
Den del af budgetrammen som eventuelt ikke fordeles på sektorer indgår i en prioriteringspulje for senere anvendelse i budgetprocessen. Sektorinddelingen og overordnet tidsplan for budgetprocessen fastsættes for det enkelte budgetår i anvisningerne.

Nordisk Råd får anledning til at fremkomme med synspunkter vedrørende budgettet forud for fremsættelsen af budgetanvisninger og til at kommentere budgetanvisningerne før de vedtages af samarbejdsministrene.

§ 5 Nordisk Ministerråds budgetforslag

Generalsekretæren udarbejder forslag til Nordisk Ministerråds budget med udgangspunkt i de vedtagne budgetanvisninger og baseret på indspil fra fagsektorernes politiske organer.

I forbindelse med udarbejdelse af de sektorvise budgetforslag kommer de enkelte ministerråd med indspil til generalsekretærens budgetbidrag i form af mål for de enkelte budgetposter. Målene kobles til de overordnede strategier for det nordiske samarbejde og de sektorvise strategier og programmer mv. og til de hidtil opnåede resultater.

Generalsekretæren har det overordnede ansvar for at sikre kvalitet og sammenhæng i budgetforslaget. Nordisk Råd får efter generalsekretæren har fremsat sit budgetforslag adgang til det samlede budgetforslag med henblik på en evt. udtalelse.

§ 6 Nordisk Ministerråds endelige budget

Det endelige budget vedtages af samarbejdsministrene i året før budgetåret med forbehold for de nationale parlamenters godkendelse.

§ 7 Budgettets finansiering

Nordisk Ministerråds budget finansieres af bidrag fra de nordiske lande og gennem indtægter fra virksomheden.

De enkelte landes bidrag vedtages årligt af samarbejdsministrene og beregnes ud fra hvert lands andel af den samlede nordiske bruttonationalindtægt til faktorpriser for de to senest opgjorte år ved brug af valutakurser for samme to år. Landenes indbetalinger i DKK sker i fire lige store rater i henholdsvis ultimo marts, ultimo juni, ultimo september og ultimo december. Landenes indbetalinger i anden valuta end DKK sker i fire lige store rater i henholdsvis primo januar, primo april, primo juli og primo oktober og anvendes til dækning af udgifter til de samnordiske institutioner. Udbetalinger til institutioner vil ske i januar, april, juli og oktober.

§ 8 Ejerstyring af samnordiske institutioner

For de samnordiske institutioner, omtales institutionens formål og overordnede mål i sektorens samarbejdsprogram. Der udarbejdes et årligt bevillingsbrev fra generalsekretæren til institutionen på grundlag af rammer og mål fastsat i omtalen i samarbejdsprogrammet og i budgettet. (2)

§ 8 A Projekt- og programstyring

For projekter og/eller programmer, der gennemføres efter bevilling fra et af de enkelte ministerråd eller embedsmandskomiteer, skal der udarbejdes projekt-/programplan, og kontrakt (hvor projektet/programmet udføres af ekstern partner), senest 6 måneder efter, at bevillingen er givet. Denne tidsfrist kan i forbindelse med Force majeure, f.eks. sygdom maksimalt forlænges med 2 måneder efter skriftlig orientering af den relevante embedsmandskomite. Hvis tidsfristen overskrides bortfalder bevillingen, og midlerne tilbageføres til den oprindelige budgetpost.

Kontrakten skal indeholde instrukser for forvaltningsorganets rapportering og regnskabsaflæggelse. Instruksen vedrørende regnskabsaflæggelse er i overensstemmelse med det nordiske revisionsreglement.

§ 8 B Rapportering

Der udarbejdes en årsrapport, hvor der redegøres for resultaterne af Nordisk Ministerråds virksomhed ud fra de opsatte mål i budgettet. Årsrapporten forelægges Nordisk Råd efter årets afslutning, dog senest 1. juli. Årsrapporten redegør for centrale økonomiske resultater samt resultater af større og prioriterede temaer fra forrige år.

Som led i budgetarbejdet udarbejdes resultatberetning for de enkelte ministerråd som præsenteres i det kommende budget.

Som led i budgetarbejdet udarbejdes endvidere resultatbeskrivelser for de enkelte budgetposter, som indgår i de af generalsekretæren anviste budgetskabeloner.

Som led i budgetanvisningerne i januar/februar præsenteres en (foreløbig) økonomisk statusrapport for anvendelsen af midlerne i det nordiske budget. Statusrapporten forelægges samarbejdsministrene.

§ 9 Overordnet ansvarsfordeling

Når budgettet er vedtaget af samarbejdsministrene, skal generalsekretæren sikre beslutningens gennemførsel.
Generalsekretæren stiller midler til disposition for den budgetterede virksomhed. Institutionsmidler kan tilbageholdes, såfremt samarbejdsministrene træffer beslutning herom. Øvrige budgetmidler kan tilbageholdes, såfremt de opstillede betingelser for udbetaling ikke er opfyldt.

§ 10 Budgetrammer og disponering

For virksomhed, der finansieres over Nordisk Ministerråds budget, gælder, at midler ikke må disponeres, sådan at det medfører økonomiske forpligtelser under budgetåret eller senere udover det, som er bevilget i vedtaget budget, eller er opnået gennem virksomhedens andre indtægter.

I forbindelse med samarbejdsministrenes vedtagelse af budgettet træffes beslutning om dispositionsbemyndigelse, som skal fremgå af budgettet.

Er budgettet vedtaget med forbehold for de nationale parlamenters godkendelse, skal samme forbehold fremføres, såfremt der indgås forpligtelser, som vil kræve finansiering fra det pågældende budgetårs bevilling.

I budgettet kan der med forbehold for de nationale parlamenters godkendelse gives fuldmagt til at indgå forpligtelser, der vil kræve finansiering fra kommende budgetårs bevillinger fra Nordisk Ministerråds budget. Sådan flerårsfuldmagter kan alene gives med angivelse af et bestemt beløb.

For den del af virksomheden, der finansieres med eksterne midler, kan forpligtelser indgås uden accept fra samarbejdsministrene. Virksomheder på Nordisk Ministerråds budget må ikke optage lån.

§ 11 Andre indtægter og middelsplacering

Midler fra Nordisk Ministerråds budget skal i størst mulige omfang, på de bedst mulige betingelser og under hensyntagen til betryggende sikkerhed placeres på rentebærende konti.

Renter af midler, der ikke er udbetalt til bevillingsmodtagerne, tilfalder Nordisk Ministerråd, og indgår i finansieringen af Nordisk Ministerråds budget.

Renter af midler, der er udbetalt, tilfalder bevillingsmodtageren, hvis andet ikke er fastlagt i bevillingsdokumentet.

Øvrige renteindtægter tilfalder bevillingsmodtager, hvis andet ikke er fastlagt i bevillingsdokument.

§ 12 Kontrol

En virksomhed som har midler fra Nordisk Ministerråds budget, skal kontrollere at disse er anvendt økonomisk ansvarligt i overensstemmelse med formålet, med bestemmelserne i dette reglement og med forudsætningerne i det vedtagne budget.

Virker en virksomhed som bevillingsgiver til tredje part, skal virksomheden tilse, at der modtages regnskab og anden fornøden dokumentation fra bevillingsmodtageren.

Nordisk Ministerråd har adgang til al information fra virksomheder, der har midler fra Nordisk Ministerråds budget, som skønnes nødvendig for at kontrollere og evaluere virksomheden i forhold til økonomi og indhold.

§ 13 Inventarfortegnelser

Inventar og udstyr, der er anskaffet over Nordisk Ministerråds budget, skal registreres og opbevares på betryggende vis. Inventar eller udstyr, som er i overskud eller skal kasseres, skal afhændes på den for virksomheden mest fordelagtige måde.

§ 14 Forsikringer

Forsikringsbehovet skal regelmæssigt vurderes og forsikringsdækningen tilpasses.

§ 15 Kasse- og regnskabsfunktioner

Kasse- og regnskabsfunktionerne skal varetages på betryggende måde under hensyn til gældende bestemmelser.

Kontrol af kasse- og regnskabsfunktionerne skal udøves regelmæssigt.

Nærmere bestemmelse om kasse- og regnskabsfunktioner samt kontrollen hermed skal fastlægges i en regnskabsinstruks.

§ 16 Udbetaling

Den enkelte virksomhed på Nordisk Ministerråds budget skal udarbejde instrukser, til sikring af, at der gennemføres fornøden kontrol forud for udbetaling, og at udbetalinger registreres umiddelbart og korrekt.

§ 17 Indbetaling

Den enkelte virksomhed på Nordisk Ministerråds budget skal udarbejde instrukser til sikring af kontrol og korrekt registrering af indkomne midler.

§ 18 Bogføring

Bogføringen skal altid holdes ájour og være tilrettelagt således, at der kan opstilles regnskab i over-ensstemmelse med § 19 og de gældende regler i virksomhedens domicilland.

§ 19 Regnskaber

Afleveringsdato

Budgettets virksomheder skal senest 15. februar i året efter budgetåret afgive fuldstændige regn-skaber for budgetåret til generalsekretæren og til den offentlige revisionsmyndighed i virksomhedens domicilland. I særlige tilfælde kan generalsekretæren give dispensation frem til 1. april.

Indhold

Virksomhedens regnskab skal indeholde resultatopgørelse, balance samt en redegørelse for årsagerne til eventuelle afvigelser i forhold til budgettet og øvrige oplysninger, som årets regnskab giver anledning til.

For virksomheder, der er omfattet af kontraktsstyring, skal regnskabet endvidere indeholde en rapportering om virksomheden har nået sine mål og resultater.

Regnskabet skal i øvrigt opstilles ud fra generalsekretærens instrukser.

Regnskabet skal underskrives af virksomhedens ledelse.

Regnskabsprincip

Regnskabet skal være baseret på et modificeret bogføringsprincip (modified accrual accounting).

§ 20 Forældelsesregler

Tilsagn fra Nordisk Ministerråd kan overføres til det følgende budgetår og længst til det derpå følgende budgetår.

Tilsagnsmodtager skal påse, at midler, der er forældede i henhold til ovenstående, overføres til generalsekretæren, således at sådanne forfaldne midler kan optages i Nordisk Ministerråds regn-skab for forfaldsåret.

§ 20 A Overførselsadgang

Af mindreforbrug (udisponerede midler) på budgetposter vedrørende projektmidler, programmer og organisationsbidrag kan der overføres et beløb svarende til 15 pct. af årets bevilling til det efterfølgende budgetår. Hvis budgetposten er under 1 MDKK. kan mindreforbrug dog overføres ubeskåret op til 150.000 DKK. Overførsel af midler mellem budgetårene sker på budgetpostniveau efter princippet om, at de ældste bevillinger anvendes først.

Fra og med regnskabsåret 2009 er udisponerede midler, der ikke kan overføres til følgende budgetår (r+1) blevet tilbagebetalt til landene indtil Nordisk Ministerråd har tilbagebetalt 35 MDKK. (3) Midlerne tilbagebetales til landene efter den fordelingsnøgle, som var gældende i 2008. Når Nordisk Ministerråd har tilbagebetalt 35 MDKK, hensættes udisponerede midler på en reservekonto til samarbejdsministrenes disposition for det næstkommende budgetår (r+2).

§ 20 B Overskud/underskud

Samarbejdsministrene tager i forbindelse med regnskabets vedtagelse stilling til årets resultat, herunder eventuel tilbagebetaling af overskud / indbetaling af underskud til/fra landene Eventuel tilbagebetaling af overskud / indbetaling af underskud sker ud fra den samme fordelingsnøgle, der blev anvendt ved fastlæggelsen af landenes bidrag for budgetåret.

De andele af overskud/underskud, der ikke tilbagebetales til / indbetales af landene, overføres til egenkapitalen, og noteforklares med fordeling på landene. En eventuel negativ egenkapital vil på samarbejdsministrenes foranledning blive udlignet gennem indbetalinger fra landene, når likviditeten betinger dette.

§ 21 Revisionsansvar

Ansvaret for revision af regnskaber for aktiviteter, hvor den forvaltende enhed ligger i Norden, er placeret hos den statslige revisionsmyndighed i den forvaltende enheds domicilland. Efter aftale med vedkommende statslige revisionsmyndighed kan revisionen af en institution varetages af et privat, anerkendt revisionsfirma.

Ansvaret for regnskabsrevision for aktiviteter, hvor den forvaltende enhed ligger udenfor Norden, placeres efter nærmere aftale mellem generalsekretæren og den statslige revisionsmyndighed i den forvaltende enheds domicilland.

Regnskaberne revideres i henhold til de gældende regler i det nordiske revisionsreglement.

Generalsekretæren skal efter aftale med de statslige revisionsmyndigheder fremsende oplysninger og materiale, som efter revisionens skøn er af betydning for udførelsen af revisionsarbejdet.

Revisionen skal have adgang til at udtale sig, inden sekretariatet i sit regnskabssystem eller sine administrative forretningsgange iværksætter ændringer, der har betydning for revisionsarbejdet.

De statslige revisionsmyndigheder har adgang til at besigtige alle institutioner og projekter, der helt eller delvis er finansieret over Nordisk Ministerråds budget.

§ 22 Revisionsberetning

Om ikke andet er foreskrevet i bestemmelserne for en virksomhed, skal revisionsberetning afgives til generalsekretæren før 15. maj i året efter budgetårets udgang.

Herudover skal revisionsmyndigheden før 1. juli i året efter budgetårets udgang afgive en revisionsberetning for den samlede virksomhed på budgettet til Nordisk Ministerråd og Nordisk Råd.

Generalsekretæren skal gives mulighed til at kommentere revisionsberetningen forud for behandlingen af regnskaberne i Nordisk Ministerråd. De af samarbejdsministrene godkendte års-regnskaber skal sendes til Nordisk Råd.

§ 23 Bemyndigelse

Nordisk Ministerråd udfærdiger udfyldende bestemmelser til dette reglement og kan dispensere fra reglementets bestemmelser.

Hvor der i dette reglement er henvist til de(t) enkelte ministerråd, kan de(t) enkelte ministerråd vedtage at bemyndige en instans eller person, såfremt dette ikke strider mod overordnet lovgivning.

Nordisk Ministerråds sekretariat har hos virksomheder på Nordisk Ministerråds budget adgang til al information, som skønnes nødvendig for udførelse af tilsyn i forhold til dette reglement og udfyldende bestemmelser, og virksomhederne skal være behjælpelig med, at sådan ønsket information udarbejdes.

§ 24 Ikrafttræden

Dette reglement træder i kraft 03.03.2016 og erstatter ”Økonomireglement for virksomheder finansieret over Nordisk Ministerråds budget” fra 01.07.2014.

1) Efter nettoprincippet budgetteres aktivitetsniveauet som Ministerrådet finansierer, hvilket ikke nødvendigvis betyder de samlede aktiviteter for en institution eller virksomhed. Institutioner og virksomheder tilknyttet Ministerrådet kan øge aktivitetsniveauet ved eksterne indtægter.

2) Hele paragrafen er ændret 3. marts 2016. 

3) Baggrunden for beløbsgrænsen på 35 MDKK skal findes i det forhold, at budgetrammen blev udvidet med (et engangsløft) i 2008 til finansiering af globaliseringsinitiativerne på 35 MDKK.