Standardbetingelser for Nordisk Ministerråds projektkontrakter

Forvaltningsorganet har ansvaret for, at indsatsen gennemføres i overensstemmelse med de i kontrakten fastlagte mål, vilkår samt økonomiske og tidsmæssige rammer.

Forvaltningsorganet skal tilrettelægge indsatsen forsvarligt og effektivt, herunder som minimum påse at indsatsen i størst mulig udstrækning, økonomisk som administrativt, håndteres på samme måde, som forvaltningsorganets egen ordinære virksomhed, herunder således at der føres løbende regnskab for indsatsen.

Forvaltningsorganet påtager sig forvaltningsansvar og legalitetskontrol for indsatsen i henhold til national lovgivning.

Forvaltningsorganet har som bevillingsmodtager ansvaret for bevillingens betryggende forvaltning, herunder at afklare evt. spørgsmål med nationale skatte-/moms-myndigheder.

Forvaltningsorganets forpligtelser og ansvar i henhold til nærværende aftale begrænses ikke af den omstændighed, at personer, styrelser, grupper eller andre efter aftale med Nordisk Ministerråd har påtaget sig ansvar og forpligtelser i forbindelse med indsatsens gennemførelse, idet det dog påhviler forvaltningsorganet at respektere sådanne aftaler.

Forvaltningsorganet har ansvaret for projekt/programledelsen og skal i den forbindelse udpege en projekt- eller programleder, jf. disse betingelsers punkt 2. Projekt/programlederen repræsenterer som udgangspunkt forvaltningsorganet over for Nordisk Ministerråd.

Forvaltningsorganet er forpligtet til at påse og foranledige, at projektlederen opfylder det ansvar og de opgaver, der påhviler den pågældende. Projekt/programlederen er over for forvaltningsorganets ledelse ansvarlig for, at indsatsen har den planmæssige fremdrift og det aftalte indhold. Projekt/programlederen skal attestere alle udgifter, som påregnes indsatsen.

Hvis det under indsatsens forløb bliver nødvendigt at skifte projekt/programleder, skal Nordisk Ministerråd hurtigst muligt underrettes herom. Såfremt Nordisk Ministerråd har deltaget i udvælgelsen af projekt/programlederen, har ministerrådet ret til at deltage i forbindelse med udvælgelsen af nye projekt/programleder.

Forvaltningsorganet er forpligtet til umiddelbart at holde Nordisk Ministerråd underrettet om ethvert forhold, der indebærer udskydelse af indsatsens afslutning eller som i øvrigt indebærer manglende mulighed for opfyldelse af fastsatte mål og forventede resultater i vedlagte projekt/programbeskrivelse.

Forvaltningsorganet skal på anmodning fra Nordisk Ministerråd til enhver tid give information om indsatsens status samt indsigt i al information vedrørende indsatsen uanset arten og lagringsformen af denne information.

Forvaltningsorganet har i henhold til den nationale lovgivning, som forvaltningsorganet er underlagt, arbejdsgiveransvar for projekt/programlederen, forvaltningsorganets øvrige ansatte og andre tredjemænd, der deltager i eller yder bistand med forberedelsen eller opfyldelsen af kontrakten eller på anden måde i øvrigt udfører arbejder i tilknytning til indsatsen efter forvaltningsorganets anvisninger.

Nordisk Ministerråd kan ikke på nogen måde gøres ansvarlig for handlinger og undladelser udført af personer, der deltager i kontraktens opfyldelse. Forvaltningsorganet har endvidere ansvaret for kontakten til relevante myndigheder samt i forhold til forvaltningsorganets ansatte ansvaret for behandling af løn, skat, afgifter, pension, forsikringer mv.

Ansvar og forpligtelser ifølge denne bestemmelse påhviler forvaltningsorganet, uanset i hvilket omfang projekt/programlederen, andre ansatte eller tredjemænd er udpeget af eller direkte/indirekte valgt af forvaltningsorganet, og uanset om forvaltningsorganet har informeret eller givet meddelelse herom til Nordisk Ministerråd.

Hvis forvaltningsorganet overlader til tredjemand at udføre opgaver inden for kontraktens rammer, og således udbetaler midler til underliggende projekter eller aktiviteter, skal der indgås skriftlig aftale med den pågældende tredjemand, der sikrer, at forvaltningsorganets forpligtelser over for Nordisk Ministerråd altid er tilgodeset.

Forvaltningsorganet er i den forbindelse forpligtet til at iagttage Nordisk Ministerråds regler om inhabilitet.

Forvaltningsorganet har over for Nordisk Ministerråd ansvaret for den samlede afrapportering og regnskabsaflæggelse for indsatsen og skal sikre, at der for alle underliggende projekter og aktiviteter aflægges rapport og regnskab til forvaltningsorganet. Såfremt forvaltningsorganet har overladt til tredjemand at gennemføre hele eller dele af af indsatsen, er forvaltningsorganet ansvarligt for, at der for underliggende projekter og tredjemandsaktiviteter aflægges rapport og regnskab til forvaltningsorganet. Afrapportering og regnskabsaflæggelse skal ske mindst én gang om året og altid efter indsatsen er afsluttet.

Forvaltningsorganet kan ikke uden Nordisk Ministerråds skriftlige accept anvende underleverandører eller indgå partnerskaber om opfyldelsen af denne kontrakt, medmindre dette er direkte angivet i kontrakten. Nordisk Ministerråd kan ikke nægte en sådan accept uden saglig grund.

Forvaltningsorganet hæfter for underleverandører og partneres forhold efter nærværende kontrakt på samme måde som for sine egne forhold. Forvaltningsorganet er således bl.a. forpligtet til at sikre, at alle aftaler eller kontrakter, der indgås mellem forvaltningsorganet på den ene side og underleverandører eller partnere på den anden side, indeholder bestemmelser, der sikrer Nordisk Ministerråd mindst samme beføjelser og rettigheder som det der gælder efter nærværende kontrakt.

Tvister m.v. der opstår mellem forvaltningsorganet på den ene side og underleverandører eller partnere på den anden side er Nordisk Ministerråd uvedkommende.

Forvaltningsorganets underleverandører eller partnere kan ikke i medfør af denne kontrakt rejse nogen former for krav overfor Nordisk Ministerråd hverken betalingskrav eller erstatningskrav.

Forvaltningsorganet har ansvaret for, at indsatsen gennemføres og afsluttes rettidigt inden for den aftalte indsatsperiode, jf. kontraktens pkt. 1 om indsatsens start- og sluttidspunkt. Såfremt der foreligger særlige grunde, skal forvaltningsorganet hurtigst muligt og senest en måned inden datoen for sluttidspunktet skriftligt anmode Nordisk Ministerråd om en udskydelse af sluttidspunktet.

Kontrakten gælder indtil indsatsen er afsluttet, og Nordisk Ministerråd har godkendt slutrapport og regnskab, selvom slutdatoen, som den er angivet i kontrakten, er passeret. Dette gælder også såfremt forvaltningsorganet har overladt til tredjemand at gennemføre indsatsen. Ansvaret for indsatsen påhviler i øvrigt forvaltningsorganet, indtil det måtte bortfalde efter dansk rets almindelige forældelsesregler.

Kontraktsummen inkluderer alle omkostninger, som forvaltningsorganet har i forbindelse med indsatsen.

Midler, som udbetales til forvaltningsorganet, skal anvendes inden for to kalenderår efter det år, hvor Nordisk Ministerråd besluttede at bevilge midler til indsatsen, jf. bevillingsår i kontraktens punkt 3. Midler, som ikke er anvendt inden for disse to kalenderår efter bevillingsåret, skal tilbagebetales til Nordisk Ministerråd. For midler, som er overført fra en ældre kontrakt, gælder det bevillingsår, som fremgår af den ældre kontrakt.

Nordisk Ministerråd er ikke forpligtet til at finansiere mulige merudgifter, som forvaltningsorganet måtte have i forbindelse med indsatsen.

Renter som er tilskrevet indsatsen efter, at midlerne er udbetalt fra Nordisk Ministerråd, tilhører indsatsen.
Hvis indsatsen gennemføres til lavere omkostninger end kontraktsummen, tilhører de overskydende midler Nordisk Ministerråd

I tilfælde af at der er egenfinansiering fra Forvaltningsorganet eller finansiering fra andre parter, skal ubrugte midler ved indsatsens afslutning tilbagebetales til Nordisk Ministerråd proportionelt i forhold til den andel, som Nordisk Ministerråds finansieringsbidrag udgør af det totale indsatsbudget

Der kan kun efter aftale og kun i begrænset omfang afsættes midler til dækning af overhead i budgettet. Overhead skal konkret begrundes, og kan alene medgå til at understøtte indsatsens faglige aktiviteter.

Aktiviteternes gennemførelse skal ske indenfor det godkendte budgets rammer. Omallokering mellem budgetposter i det godkendte budget kan ske uden forudgående godkendelse af Nordisk Ministerråd med op til 10 % af budgettet. Der kan dog maksimalt omallokeres 50.000 DKK uden forudgående godkendelse.

Omallokering med op til 10 % skal, hvis det sker uden forelæggelse for Nordisk Ministerråd, altid finde sted inden for aktivitetens overordnede formål. Omallokering, der vedrører budgettet for lønomkostninger og andre personaleydelser kan kun finde sted efter forudgående godkendelse af Nordisk Ministerråd.

Forvaltningsorganet skal indsende statusrapport med anvendelse af Nordisk Ministerråds statusrapporteringsskema via Nordisk Ministerråds webportal, når der rekvireres deludbetalinger af midler i henhold til kontrakten.

Forvaltningsorganet skal senest to måneder efter, at indsatsen er afsluttet, indsende fyldestgørende slutrapport og fuldstændigt regnskab via Nordisk Ministerråds webportal. Regnskabet skal underskrives af to tegningsberettigede personer i forvaltningsorganet. Den ene skal være den økonomiansvarlige. Den resterende del af bevillingen kan først udbetales, når Nordisk Ministerråd har modtaget og godkendt den samlede rapportering.

Den regnskabsmæssige afrapportering skal foregå på enten dansk, svensk, norsk eller engelsk.

Forvaltningsorganet skal opbevare al relevant information vedrørende indsatsen, herunder regnskabsmateriale, uanset art og lagringsform, i hele indsatsperioden og indtil minimum fem år efter indsatsens afslutning.

Midlerne udbetales i DKK og skal rapporteres i DKK. Eventuelle valutadifferencer skal indgå i regnskabet. Ved afrapportering skal valutakursen ved midlernes udbetaling anvendes.

Forvaltningsorganet skal på anmodning fra Nordisk Ministerråd eller domicillandets rigsrevision give fuld indsigt i denne information i den nævnte opbevaringsperiode eller så længe informationen eller dele heraf består. Forvaltningsorganer, der er hjemmehørende i et land, som ikke deltager i det nordiske samarbejde under samarbejdsoverenskomsten af 23. marts 1962 (Helsingforsaftalen), forpligter sig til at give den danske rigsrevision fuld indsigt i den nævnte information.

Midlerne fra denne bevilling skal indgå i den ordinære revision af forvaltningsorganet. Det internordiske revisionsreglement gælder for al virksomhed, der finansieres over Nordisk Ministerråds budget. Dette indebærer, at det overordnede revisionsansvar for indsatsens midler ligger hos rigsrevisionen i forvaltningsorganets domicilland.

Hvis forvaltningsorganets regnskab ikke revideres af en rigsrevision i et af de nordiske lande, og bevillingen er på 500.001 DKK eller mere, skal regnskabet endvidere revideres af forvaltningsorganets udpeget revisor, der opfylder kravene i Nordisk Ministerråds revisionsinstruks. Revisor skal anvende Nordisk Ministerråds revisionsinstruks samt revisionserklæring til brug for revisionspåtegningen.

Udgifter til revision af indsatsen indføres i det samlede budget som anført i kontraktens vedlagte plan

Forvaltningsorganet skal i forbindelse med tildelingen af bevillingen oplyse kontraktoplysningerne på forvaltningsorganets udpegede revisor.

Forvaltningsorganet har i øvrigt ansvaret for at afregne alle udgifter til skatter og afgifter, som forvaltningsorganet måtte blive pålagt i forhold til de relevante skattemyndigheder.

Forvaltningsorganet forpligter sig til at levere de produkter og tjenester, der er fastlagt i kontrakt og bilag, og som er inkluderet i finansieringen fra Nordisk Ministerråd i en form og kvalitet, som en forsvarlig og effektiv virksomhedsledelse tilsiger.

Forvaltningsorganet er forpligtet til at sikre at oversættelser af tekster er korrekte og har den fornødne kvalitet.

Forvaltningsorganet forpligter sig til at følge Nordisk Ministerråds til enhver tid gældende publiceringsstrategi samt øvrige retningslinjer for udgivelse, offentliggørelse mv., som Nordisk Ministerråd måtte fastsætte.

Hvis ikke andet er bestemt i kontrakten tilhører ejendomsretten, ophavsretten og enhver anden rettighed til materiale og resultater, der er fremkommet under gennemførelsen af indsatsen, forvaltningsorganet. Forvaltningsorganets udnyttelse af rettighederne er dog begrænset af Nordisk Ministerråds rettigheder, jf. nedenfor, og er underlagt følgende begrænsninger:

- anvendelsen må ikke være i konflikt med disse betingelsers pkt. 10 om tavshedspligt,

- anvendelsen må ikke have et kommercielt formål, 

- anvendelsen må ikke krænke tredjemands ejendomsret, ophavsret eller anden rettighed.

Forvaltningsorganet er ved offentliggørelse af materiale og resultater forpligtet til at oplyse, at disse er fremkommet under gennemførelsen af en indsats, der er finansieret af Nordisk Ministerråd.

Nordisk Ministerråd erhverver en vedvarende, ubegrænset og omkostningsfri ret til at anvende materiale og resultater, der er fremkommet under gennemførelsen af indsatsen og kan overføre denne ret til andre. Retten til at anvende materialet og resultater omfatter bl.a.:

- retten til at kopiere foreløbige eller endelige reporter, 

- retten til at offentliggøre materiale og resultater,

- retten til at lade materiale og resultater oversætte til andre sprog,

- retten til at anvende materiale og resultater i alle Nordisk Ministerråds aktiviteter.

Alle rettigheder til udgivelse i alle eksisterende og fremtidige trykte og elektroniske former tilhører Nordisk Ministerråd, der har ret til at offentlige materiale og resultater under den licens, som NMR anvender. Forvaltningsorganet har dog ret til at publicere det endelige resultat af indsatsen, såfremt Nordisk Ministerråd ikke har offentliggjort resultatet inden senest 6 måneder efter indsatsen er afsluttet.

Forvaltningsorganet indestår i alle tilfælde for at have alle nødvendige rettigheder til det materiale, herunder billedmateriale, der leveres til Nordisk Ministerråd i henhold til kontrakten, således at Nordisk Ministerråds brug af det leverede materiale ikke hindres eller begrænses heraf. Forvaltningsorganet har bl.a. pligt til at sikre, at Nordisk Ministerråd opnår udgivelsesret og brugsret til alt billedmateriale til både elektronisk og trykt publicering.

Forvaltningsorganet forpligter sig i den forbindelse til at skadesløsholde Nordisk Ministerråd for ethvert krav vedrørende krænkelse af tredjemands rettigheder, der måtte opstå som følge af Nordisk Ministerråds brug af det af forvaltningsorganet leverede materiale.

Hverken Nordisk Ministerråd eller forvaltningsorganet skal anses for ansvarlig over for den anden part, hvis ansvaret er foranlediget af omstændigheder, der ligger uden for parternes kontrol, og som parterne ikke ved kontraktens indgåelse burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse til den anden part senest 10 arbejdsdage efter, at force majeure-situationen er indtrådt.

Forvaltningsorganet er underlagt tavshedspligt med hensyn til oplysninger og forhold, som forvaltningsorganet i forbindelse med kontraktens gennemførelse opnår kendskab til, hvis hemmeligholdelse som følge af sagens natur er påkrævet eller bliver pålagt af Nordisk Ministerråd. Tavshedspligten gælder også efter indsatsens gennemførelse.

Forvaltningsorganet er forpligtet til at følge de instruktioner vedrørende offentlighed, som Nordisk Ministerråd fastsætter, og til at påse, at alle de til indsatsen tilknyttede personer ligeledes forpligtes hertil.

Hvis forvaltningsorganet væsentligt tilsidesætter sine forpligtelser i henhold til kontrakten, herunder tilsidesætter sine forpligtelser vedrørende leverance af produkter og tjenesteydelser, kan Nordisk Ministerråd hæve kontrakten og kræve udbetalte kontraktmidler tilbagebetalt, uanset om en del af indsatsen måtte være gennemført. I det omfang Nordisk Ministerråd drager fordel af, at en del af indsatsen er gennemført, kan Nordisk Ministerråd begrænse tilbagebetalingsforpligtelsen i overensstemmelse hermed. Alle omkostninger, der måtte følge af forvaltningsorganets misligholdelse af sine forpligtelser i henhold til kontrakten, betales af forvaltningsorganet.

Hvis slutregnskab indsendes senere end den i punkt 6 fastsatte frist, har Nordisk Ministerråd ret til at nedsætte den aftalte kontraktsum med 15% for hver måned, fristen overskrides.

Nordisk Ministerråd kan i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler kræve erstatning for tab, som Nordisk Ministerråd måtte lide som følge af, at forvaltningsorganet tilsidesætter sine forpligtelser ifølge kontrakten.

Nordisk Ministerråd har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter kontrakten til en offentlig myndighed eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.

Forvaltningsorganet kan ikke uden Nordisk Ministerråds forudgående skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til kontrakten.

Begge parter har ret til at opsige kontrakten med tre måneders varsel. Ved opsigelse af kontrakten finansierer Nordisk Ministerråd højst den del af indsatsen, som er gennemført til dette tidspunkt, eller de udgifter, som uundgåeligt må anvendes i forbindelse med indstilling og afvikling af indsatsen. Nordisk Ministerråd kan dog i alle situationer nægte finansiering, såfremt Nordisk Ministerråd finder, at forvaltningsorganet ikke i behørigt omfang har dokumenteret de afholdte udgifter.

Eventuelle tvister vedrørende kontrakten, der måtte opstå mellem Nordisk Ministerråd og forvaltningsorganet, skal i første omgang forsøges løst i mindelighed mellem parterne.

Såfremt tvisten ikke kan løses i mindelighed, skal enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, herunder tvister om kontraktens eksistens eller gyldighed, afgøres ved voldgift efter »Regler for behandling af voldgiftssager ved Voldgiftsinstituttet« (The Danish Institute of Arbitration) i overensstemmelse med dansk ret, der er gældende for Nordisk Ministerråds indsatser. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af voldgiftsinstituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet eller modtaget underretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler.

Nordisk Ministerråd kan til enhver tid ændre nærværende standardbetingelser. Ved væsentlige ændringer har Nordisk Ministerråd pligt til skriftligt at orientere forvaltningsorganet om de pågældende ændringer med mindst tre måneders varsel inden ændringernes ikrafttræden.